OA環(huán)境下集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制流程體系建設(shè)研究—以XX建材公司為例目錄泛微OA系統(tǒng)介紹……………1二、浙江XX建材有限公司集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制流程體系建設(shè)的主要過(guò)程………2（一）集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制建立制度的原則…………3（二）集采供應(yīng)商評(píng)估和納入集采范圍的內(nèi)部控制制度……3（三）集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制審批流程…3（四）集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制運(yùn)作及監(jiān)督………………5三、浙江XX建材有限公司集采采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題………………………5（一）內(nèi)部控制基礎(chǔ)環(huán)境下，人才因素的薄弱………………5（二）原材料風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估困難……6（三）內(nèi)部控制流程復(fù)雜………7（四）監(jiān)督體系的欠缺…………8四、加強(qiáng)我司企業(yè)集采采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的完善措施…8主要參考文獻(xiàn)……………………12當(dāng)今日趨發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)的發(fā)展必須依靠科學(xué)管理體系。而合理的科學(xué)管理體系，需要企業(yè)內(nèi)部控制流程，這是保障管理企業(yè)有效運(yùn)行的手段。在房地產(chǎn)行業(yè)中，引進(jìn)泛微OA系統(tǒng)，能夠讓企業(yè)內(nèi)部整個(gè)流程體系上各部門得到充分展現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)行業(yè)內(nèi)建材材料采購(gòu)申報(bào)、工程進(jìn)場(chǎng)、工程完成提報(bào)付款等等科學(xué)管理，提高房產(chǎn)項(xiàng)目建材采購(gòu)經(jīng)濟(jì)效益。作為一名駿宏集團(tuán)集采中心（浙江XX建材有限公司）的內(nèi)勤，從前期各企業(yè)7年左右的基本財(cái)務(wù)行業(yè)崗位調(diào)換至此，充分體會(huì)到財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)給我?guī)?lái)的前瞻性，讓我在房地產(chǎn)行業(yè)文職工作打了基礎(chǔ)，無(wú)論從合同核對(duì)、供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票核對(duì)、申請(qǐng)財(cái)務(wù)付款、提報(bào)財(cái)務(wù)下月付款計(jì)劃等各項(xiàng)工作內(nèi)容，都有不可獲知的價(jià)值體系。一、泛微OA系統(tǒng)介紹泛微成立于2001年，總部設(shè)立于上海，專注于協(xié)同管理OA軟件領(lǐng)域，并致力于以協(xié)同OA為核心幫助企業(yè)構(gòu)建全新的移動(dòng)辦公平臺(tái)。在移動(dòng)辦公領(lǐng)域，打造了上海醫(yī)藥、復(fù)星集團(tuán)、綠地集團(tuán)等多個(gè)業(yè)界標(biāo)桿。泛微是“國(guó)家規(guī)劃布局內(nèi)重點(diǎn)軟件企業(yè)”，是協(xié)同管理軟件領(lǐng)域唯一一家國(guó)家重點(diǎn)軟件企業(yè)。泛微OA系統(tǒng)目前浙江XX建材有限公司主要用兩種，分別是：1.移動(dòng)端：大中型企業(yè)OA—e-cologye-cology。其以移動(dòng)互聯(lián)下的組織社交化轉(zhuǎn)型需求為導(dǎo)向，采用輕前端重后端的設(shè)計(jì)思路，在前端面向用戶提供個(gè)性化的辦公平臺(tái)，后端引擎幫助企業(yè)高效整合既有的IT資源生成符合用戶需求的IT應(yīng)用，并能夠與e-mobile、移動(dòng)集成平臺(tái)等雙劍合璧，幫助企業(yè)通過(guò)APP、微信、釘釘?shù)榷喾N路徑實(shí)現(xiàn)移動(dòng)協(xié)同辦公。詳見(jiàn)圖片12.手機(jī)端：移動(dòng)辦公APP—e-mobilee-mobile。其旨在幫助企業(yè)把組織裝入手機(jī)，通過(guò)手機(jī)實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的所有人員在任何時(shí)候任何地點(diǎn)都可以時(shí)時(shí)獲取信息進(jìn)行協(xié)同工作，全面實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)移植到手機(jī)終端，一臺(tái)小手機(jī)就可以裝入整個(gè)企業(yè)。整個(gè)企業(yè)的移動(dòng)互聯(lián)將突破時(shí)空限制，從而變成24小時(shí)在線運(yùn)作。詳見(jiàn)圖片2圖片1：泛微OA系統(tǒng)移動(dòng)端圖片2：泛微OA系統(tǒng)手機(jī)端二、浙江XX建材有限公司集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制流程體系建設(shè)的主要過(guò)程（一）集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制建立制度的原則健立完善的集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度，可以保障房產(chǎn)企業(yè)建設(shè)的正常運(yùn)行，保證建設(shè)效率和建設(shè)質(zhì)量的完成，也能控制企業(yè)建設(shè)成本，增加企業(yè)利潤(rùn)。建立采購(gòu)與付款制度并建立不相容職務(wù)分離的內(nèi)部控制制度，明確各部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的申請(qǐng)和批準(zhǔn)程序。規(guī)定申請(qǐng)與審批、詢價(jià)與定價(jià)、合同的訂立與審核、付款申請(qǐng)與審批等權(quán)力相分離，明確各自責(zé)任，提高員工的責(zé)任心，降低人為造成相關(guān)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，采購(gòu)與付款制度需要針對(duì)新供貨及新供應(yīng)商進(jìn)行完善，且對(duì)采購(gòu)人員市場(chǎng)考察等制度也必須予以補(bǔ)充。做到“踏實(shí)、拼搏、責(zé)任”的企業(yè)精神，并以誠(chéng)信、共贏、開(kāi)創(chuàng)經(jīng)營(yíng)理念，創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，真正的做到“制度到位，分工明確，責(zé)任到人”。（二）集采供應(yīng)商評(píng)估和納入集采范圍的內(nèi)部控制制度良好的供應(yīng)商可以縮短供貨及招標(biāo)周期，提高其靈活性并降低企業(yè)的原材料庫(kù)存量在項(xiàng)目上的堆放成本、加速企業(yè)資金投放值空間、提高原材料質(zhì)量、縮短供貨產(chǎn)品周期，推動(dòng)企業(yè)整體管理水平的提高。集采對(duì)于新的供應(yīng)商或者供貨商，首先要在工商紅盾信息網(wǎng)的企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)中查驗(yàn)企業(yè)是否正常經(jīng)營(yíng)，注冊(cè)資本及經(jīng)營(yíng)規(guī)模是否符合企業(yè)納入集采要求；其次要實(shí)地考察供應(yīng)商的廠房規(guī)模，實(shí)力、信譽(yù)、資質(zhì)等，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，確認(rèn)其工程質(zhì)量或供貨產(chǎn)品質(zhì)量是否符合本集團(tuán)集采需求，生產(chǎn)周期是否達(dá)到本公司需要；最后定期對(duì)納入庫(kù)的供應(yīng)商或者供貨商實(shí)行戰(zhàn)略集采，建立合理有效的戰(zhàn)略價(jià)格，對(duì)不良供應(yīng)商或供貨商實(shí)行淘汰制，未來(lái)幾年不納入集采范疇；對(duì)于優(yōu)良的供應(yīng)商或者供貨商實(shí)行繼續(xù)簽訂戰(zhàn)略集采協(xié)議，以便對(duì)供應(yīng)商或者供貨商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，實(shí)現(xiàn)雙方的互利共贏目標(biāo)。（三）集采采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制審批流程①首先將各項(xiàng)目部申請(qǐng)采購(gòu)集中，實(shí)行各項(xiàng)目部組提前1個(gè)月的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，確保采購(gòu)員對(duì)于申請(qǐng)采購(gòu)計(jì)劃提報(bào)的審批落實(shí)時(shí)間；對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)提報(bào)，根據(jù)事實(shí)情況靈活選擇；②落實(shí)集采招標(biāo)，在集采采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中嚴(yán)格供應(yīng)商集采的標(biāo)準(zhǔn)，形成優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商或供貨商檔案中選擇;③依據(jù)批準(zhǔn)后選擇采購(gòu)方式（包括目錄采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等），編織采購(gòu)方案，審核通過(guò)實(shí)施采購(gòu)。一般來(lái)說(shuō)采用招標(biāo)采購(gòu)方式居多；供貨的話選擇詢價(jià)采購(gòu)或者單一來(lái)源采購(gòu)。簡(jiǎn)單說(shuō)下招標(biāo)流程：發(fā)標(biāo)、回標(biāo)、詢標(biāo)、定標(biāo)。編制招標(biāo)文件，統(tǒng)一發(fā)布供應(yīng)商或供貨商招標(biāo)信息和招標(biāo)文件（通過(guò)郵件統(tǒng)一發(fā)放）；在規(guī)定時(shí)間段通過(guò)線上電話、統(tǒng)一回復(fù)郵件進(jìn)行招標(biāo)答疑；并要求供應(yīng)商或者供貨商通過(guò)郵寄方式回寄標(biāo)書，未回寄者視為棄標(biāo)；組織內(nèi)部跨部門開(kāi)標(biāo)，做到嚴(yán)格遵循開(kāi)標(biāo)要求（開(kāi)封前標(biāo)書密封）；選擇并組織其供應(yīng)商詢標(biāo)會(huì)議，對(duì)擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、質(zhì)量、歷史工程（供應(yīng)能力）等進(jìn)行考察，依據(jù)項(xiàng)目部提出招標(biāo)要求以及投標(biāo)價(jià)格做簡(jiǎn)單詢標(biāo)，并各自推薦選擇入圍投標(biāo)單位；招標(biāo)結(jié)束后定標(biāo)，需要根據(jù)雙方會(huì)談紀(jì)要及最終推薦入圍名單，上批定標(biāo)文件，要求領(lǐng)導(dǎo)審批并選擇其供應(yīng)商或者供貨商。④供應(yīng)雙方一致并制定合同，進(jìn)行工程落實(shí)進(jìn)度以及工程質(zhì)量或者供貨完成情況的審核；完成工程項(xiàng)目或者供貨到場(chǎng)情況后，形成聯(lián)系單或竣工報(bào)告、簽收單等資料提報(bào)并申請(qǐng)付款審核；⑤各部門審核其標(biāo)準(zhǔn)、要求后，告知供應(yīng)商按照財(cái)務(wù)的發(fā)票要求及合同要求等系列標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)具其發(fā)票，并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提報(bào)申請(qǐng)。對(duì)于內(nèi)勤來(lái)說(shuō)，目前主要就是負(fù)責(zé)此部分的工作內(nèi)容：登記并審核合同、統(tǒng)計(jì)并審核發(fā)票、提報(bào)財(cái)務(wù)付款申請(qǐng)等。①登記并審核合同：嚴(yán)格遵照線上泛微OA——采購(gòu)合同審批完成核對(duì)，對(duì)于供應(yīng)商或者供貨商寄來(lái)的原始合同核對(duì)并登記。針對(duì)任意篡改合同條款或者付款條件、違約責(zé)任等系列的內(nèi)容供應(yīng)商或供貨商，告知其采購(gòu)員核實(shí)并由供應(yīng)商或供貨商重新郵寄正確蓋章合同；②統(tǒng)計(jì)并審核發(fā)票：按照財(cái)務(wù)部統(tǒng)一發(fā)放的開(kāi)票要求，仔細(xì)審核外來(lái)的供應(yīng)商或者供貨商發(fā)票，校對(duì)合同與其開(kāi)票內(nèi)容、金額、稅率等是否符合。針對(duì)任何不符合開(kāi)票要求寄來(lái)的發(fā)票，統(tǒng)一退還并再次重申其財(cái)務(wù)的開(kāi)票要求。③提報(bào)財(cái)務(wù)付款申請(qǐng)：通過(guò)泛微OA——合同付款提交，嚴(yán)格遵循合同、供貨簽收單或者聯(lián)系單、竣工報(bào)告及發(fā)票到位等一系列申請(qǐng)付款要求，并由財(cái)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，確認(rèn)其申請(qǐng)審批。（四）集采采購(gòu)與付款的內(nèi)控制運(yùn)作及監(jiān)督①項(xiàng)目部采購(gòu)需求集中申報(bào)控制：項(xiàng)目部的各級(jí)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于施工人員現(xiàn)場(chǎng)具備安裝條件的認(rèn)可，提報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)場(chǎng)，有實(shí)施監(jiān)督職責(zé)；②落實(shí)采購(gòu)招標(biāo)，選擇供應(yīng)商過(guò)程控制：集采中心的相關(guān)條線采購(gòu)人員，對(duì)于項(xiàng)目部提交的采購(gòu)材料及工程進(jìn)行合理分析，并認(rèn)可其供貨周期或完成工程周期，選擇其相關(guān)符合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，有實(shí)施監(jiān)督職責(zé)；③發(fā)標(biāo)、回標(biāo)、詢標(biāo)、定標(biāo)過(guò)程控制：集采中心的招標(biāo)小組人員，對(duì)于采購(gòu)人員提交的采購(gòu)進(jìn)行供應(yīng)商或者供貨商詢價(jià)并定價(jià)分析，通過(guò)各部門負(fù)責(zé)人提供資料（設(shè)計(jì)、核算、成本等部門），進(jìn)行供應(yīng)商或者供貨商從優(yōu)入取，有實(shí)施監(jiān)督職責(zé)；④制定合同并完成落實(shí)情況控制：根據(jù)招標(biāo)小組完成的供應(yīng)商比價(jià)選擇其優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商或者供貨商，對(duì)應(yīng)相關(guān)條線采購(gòu)人員根據(jù)雙方要求一致并制定完成合同，告知項(xiàng)目部其供應(yīng)商需要進(jìn)場(chǎng)，成本中心（工程管理）根據(jù)進(jìn)展及完成情況、質(zhì)量跟蹤有實(shí)施監(jiān)察資格，對(duì)于完成后項(xiàng)目部必須提交相關(guān)單位的簽字或蓋章（最重要的監(jiān)理單位）實(shí)行落實(shí)完成情況并簽署相關(guān)意見(jiàn)，當(dāng)然這里包括相關(guān)條線采購(gòu)人員、工程管理部、項(xiàng)目部相關(guān)單位等都有實(shí)施監(jiān)督職責(zé)；⑤告知供應(yīng)商或者供貨商開(kāi)具發(fā)票并提交付款申請(qǐng)控制：按照項(xiàng)目部相關(guān)單位提交的相關(guān)資料，告知其供應(yīng)商或者供貨商開(kāi)具發(fā)票，財(cái)務(wù)相關(guān)人員審核其資料，有實(shí)施監(jiān)督職責(zé)。三、浙江XX建材有限公司集采采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題（一）內(nèi)部控制基礎(chǔ)環(huán)境下，人才因素的薄弱內(nèi)部控制基礎(chǔ)環(huán)境是內(nèi)部控制落實(shí)的基礎(chǔ)，可以說(shuō)制度應(yīng)用的環(huán)節(jié)決定著該制度能否發(fā)揮出其該有的效果。只有在企業(yè)團(tuán)隊(duì)當(dāng)中形成內(nèi)部控制氛圍，內(nèi)部控制工作在執(zhí)行上更加符合要求流程。影響采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制環(huán)境的因素是多方面的，比如：公司人才培養(yǎng)，治理、合理的組織架構(gòu)和明確的職責(zé)權(quán)限，是否專職崗位存在懈怠不進(jìn)的思想，對(duì)于專業(yè)知識(shí)的更新、創(chuàng)新材料的認(rèn)知會(huì)存在不知道的問(wèn)題。比如企業(yè)前期完善的人才培訓(xùn)制度，專職專崗、崗位明確，如果存在脫崗環(huán)節(jié)，沒(méi)有銜接口，人才專業(yè)知識(shí)方面流失。如何有效的更新軟件系統(tǒng)，配上專業(yè)的人才，在一定基礎(chǔ)上，有效地面對(duì)人才因素造成的問(wèn)題可以存在閉環(huán)的狀態(tài)。（二）原材料風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估困難內(nèi)部控制是離不開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程的，何況采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估往往困難重重。由于采購(gòu)環(huán)節(jié)牽涉到企業(yè)的原材料、付款的資金等重要資源，通常所面臨的風(fēng)險(xiǎn)是十分多樣化的。比如采購(gòu)過(guò)程中，原材料的市場(chǎng)環(huán)境出現(xiàn)大幅度變化，會(huì)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的成本與銷售價(jià)格形成重要影響：采購(gòu)原材料成本的增加會(huì)引發(fā)產(chǎn)品生產(chǎn)成本增加的風(fēng)險(xiǎn)。而且供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)直按影響原材料的質(zhì)量也會(huì)直接影響到產(chǎn)品的最終質(zhì)量，這些對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)。后續(xù)的付款環(huán)節(jié)如果脫離實(shí)際情況，應(yīng)付與預(yù)付賬款管理直接會(huì)對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理形成不利影響。因此要想對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的評(píng)估就需要構(gòu)建審核、付款、質(zhì)量評(píng)估以及市場(chǎng)應(yīng)對(duì)措施，才能夠針對(duì)相應(yīng)的缺陷進(jìn)行解決。比如面對(duì)2021年材料瘋長(zhǎng)的大年，建材行業(yè)中的就鋁型材而言，2020年與2021年的增長(zhǎng)幅度，影響著其行業(yè)領(lǐng)域鋁型材門窗的原材料采購(gòu)商利益。長(zhǎng)江現(xiàn)貨鋁錠價(jià)近2年價(jià)格對(duì)比表月份2019年（元/噸）2020年（元/噸）2021年（元/噸）2020與2019年對(duì)比增長(zhǎng)率2021與2020年對(duì)比增長(zhǎng)率1月1333414371151317%5%2月1342513518160700.6%18.88%3月138051228517336-11%41.11%4月1395512056/-13.6%/5月1422513166/-7.4%/6月1397413811/-1.17%/7月1380514607/5.8%/8月1413614683/3.87%/9月1432414601/1.93%/10月1395814906/6.79%/11月1402015657/11.68%/12月1426016469/2.73%/數(shù)據(jù)來(lái)源：從上表數(shù)據(jù)得出，不同年份同月份相比的情況下，2020年其中8個(gè)月屬于增長(zhǎng)趨勢(shì)，其中4個(gè)月屬于下降趨勢(shì)；2020年比2019年增長(zhǎng)幅度平均在0.6%～11.68%，下降趨勢(shì)在1.17%～13.6%，而2021年比2020年就前三個(gè)月相比增長(zhǎng)幅度特明顯，一直處于上升趨勢(shì)，從5%～41.11%。從單價(jià)來(lái)說(shuō)，2019年1月平均鋁錠價(jià)從13334元/噸，增長(zhǎng)到現(xiàn)在2021年3月平均鋁錠價(jià)17336元/噸，足足增長(zhǎng)4002元/噸；最低價(jià)格屬于2020年4月份平均鋁錠價(jià)12056元/噸，最高價(jià)格屬于2021年3月份平均鋁錠價(jià)17336元/噸，相差5280元/噸。針對(duì)采購(gòu)原材料價(jià)格的上漲，直接影響著供應(yīng)商或者供貨商提供貨物的質(zhì)量保證；對(duì)于企業(yè)采購(gòu)來(lái)說(shuō)，預(yù)算、成本、實(shí)際供貨價(jià)是個(gè)大幅比例的差異。（三）內(nèi)部控制流程繁雜采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)制活動(dòng)主要目的是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能高效穩(wěn)定運(yùn)行，提升資金的使用效率。通常需要企業(yè)各個(gè)部門、崗位協(xié)同合作才能夠落實(shí)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)，在聯(lián)合調(diào)動(dòng)上存在較大的困難。企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制直接影響材料請(qǐng)購(gòu)、審批、合同簽訂、入庫(kù)驗(yàn)收、付款對(duì)賬與發(fā)票等等，整個(gè)流程需要標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序才能夠提升活動(dòng)的效率。正是因?yàn)橹贫鹊膹?fù)雜，存在管理漏洞。對(duì)于作為房地產(chǎn)項(xiàng)目集采商方來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目及時(shí)申報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃是必然不可或缺的，從拿土地到項(xiàng)目驗(yàn)收完工交付，針對(duì)項(xiàng)目上對(duì)公司流程的復(fù)雜性埋怨，但是不可或缺。采購(gòu)與付款的及時(shí)性提報(bào)，直接影響著工程進(jìn)度狀況，如何定期對(duì)采購(gòu)需求計(jì)劃提報(bào)、執(zhí)行的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計(jì)；定期對(duì)采購(gòu)需求的安裝進(jìn)行反饋核實(shí)確認(rèn)其施工條件；定期對(duì)采購(gòu)?fù)瓿汕闆r進(jìn)行排產(chǎn)款或者貨款的安排確保其良好的商務(wù)談妥付款方式等等，都是一系列問(wèn)題，嚴(yán)格把控活動(dòng)內(nèi)容中存在的復(fù)雜性力度。（四）監(jiān)督體系的欠缺在應(yīng)用內(nèi)部控制過(guò)程中必定需要監(jiān)督體系作為保障，只有擁有監(jiān)督體系才能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制流程所存在的缺陷。為內(nèi)部控制的有效應(yīng)用降低風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)通過(guò)監(jiān)督體系能夠針對(duì)內(nèi)部控制等流程進(jìn)行及時(shí)修正，調(diào)整內(nèi)部控制的應(yīng)用，有利于內(nèi)部控制與企業(yè)發(fā)展更加契合。但是具體到采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的監(jiān)督體系上，忽略采購(gòu)人員與供應(yīng)商關(guān)系的監(jiān)督。雙方人員合作損害企業(yè)采購(gòu)利益。而付款環(huán)節(jié)的監(jiān)督則體現(xiàn)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量上，對(duì)于每項(xiàng)采購(gòu)的付款金額要進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄、統(tǒng)計(jì)，便于發(fā)現(xiàn)采購(gòu)合同金額的問(wèn)題。另外需要針對(duì)付款環(huán)節(jié)資金運(yùn)用情況進(jìn)行監(jiān)督，但是付款環(huán)節(jié)的資金運(yùn)用通常關(guān)注按合同規(guī)定的時(shí)限安排付款，而對(duì)于付款過(guò)程的實(shí)際情況很難進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督。極易使得企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)處于內(nèi)部控制監(jiān)督失效狀態(tài)。成熟的企業(yè)內(nèi)部控制溝通系統(tǒng)可以有效減少因溝通不及時(shí)產(chǎn)生的額外成本，是確保企業(yè)內(nèi)部控制能夠有效落實(shí)和運(yùn)作的關(guān)鍵，這種溝通主要體現(xiàn)在部門之間的平行溝通和管理層與員工之間的垂直溝通方面。受經(jīng)營(yíng)模式和管理手段的限制，我國(guó)大部分企業(yè)還不能做到內(nèi)部控制溝通的無(wú)障礙，溝通環(huán)節(jié)的薄弱主要體現(xiàn)在：一是溝通和反饋制度沒(méi)有形成閉環(huán)，溝通的結(jié)果得不到反饋；二是溝通制度不夠完善，信息需要最大化同步；三是信息溝通傳遞的及時(shí)性得不到保障，傳遞的信息內(nèi)容是否完整還原并不確定。這些問(wèn)題都會(huì)降低內(nèi)部控制實(shí)踐的真實(shí)性和有效性。四、加強(qiáng)我司企業(yè)集采采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的完善措施（一）加強(qiáng)我司企業(yè)管理者對(duì)于內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制意識(shí)的培養(yǎng)，通過(guò)提升管理者意識(shí)來(lái)帶動(dòng)企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)。浙江XX建材有限公司集采中心定期會(huì)舉行材料學(xué)習(xí)，集采采購(gòu)主管對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不同條線的采購(gòu)負(fù)責(zé)人，針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下，日趨增長(zhǎng)的原材料進(jìn)行認(rèn)識(shí)、分析、解讀等，安排定期ppt材料講解，培養(yǎng)部門之間現(xiàn)有的人才培訓(xùn)，鼓勵(lì)并要求員工突破自我、互相之間創(chuàng)新科普，形成自我管理意識(shí)，為企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)和落實(shí)奠定基礎(chǔ)。當(dāng)然對(duì)于集采采購(gòu)主管，中層企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，企業(yè)對(duì)其定期通過(guò)會(huì)議培訓(xùn)，加強(qiáng)彼此部門領(lǐng)導(dǎo)層溝通，更加完善地安排底下員工的工作，為內(nèi)部控制的實(shí)踐提供領(lǐng)導(dǎo)空間，做到領(lǐng)導(dǎo)層的示范帶頭作用，同時(shí)積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)層在內(nèi)控控制中的職能效用。（二）科學(xué)利用人才資源，實(shí)現(xiàn)人才組合互相切磋，與合作集團(tuán)定期進(jìn)行人才學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其優(yōu)勝的工作模式。面對(duì)市場(chǎng)上不同種類的型材、原材料，采購(gòu)員得定期進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、定價(jià)等模式，為企業(yè)帶來(lái)盡可能最大化的利益，但是不同采購(gòu)員互相之間又存在這某種聯(lián)系。集采中心定期要求采購(gòu)員互換條線，針對(duì)不同的條線負(fù)責(zé)不同材料的采購(gòu)分析，從而實(shí)現(xiàn)部門上下員工對(duì)采購(gòu)條線做到互懂、互相認(rèn)知采購(gòu)的材料。企業(yè)的內(nèi)部控制從上而下，從領(lǐng)導(dǎo)層到普通員工共同遵循，摒棄任人唯親的不良作風(fēng)。因此通過(guò)外部招聘、內(nèi)部提拔、集團(tuán)之間人才進(jìn)修等諸多方式擴(kuò)大企業(yè)人才庫(kù)管理，積極引進(jìn)修時(shí)，其它集團(tuán)優(yōu)良的內(nèi)部控制理論及經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)人才組合揮發(fā)效果的最大化。（三）強(qiáng)化我司企業(yè)的財(cái)務(wù)部門管理知識(shí)，對(duì)跨部門開(kāi)展財(cái)務(wù)認(rèn)知。及時(shí)更新材料及施工開(kāi)票要求及報(bào)銷管理發(fā)票要求：A、集采中心人員要求各條線負(fù)責(zé)人針對(duì)不同材料開(kāi)票的要求：①材料發(fā)票貨物名稱、數(shù)量、單價(jià)、單位、稅率需按合同開(kāi)具，如有特殊情況，需保證貨物名稱、數(shù)量和稅率與合同一致；備注欄非必需填寫上項(xiàng)目名稱。②工程發(fā)票建筑服務(wù)名稱、稅率需按合同開(kāi)具；備注欄必須填寫建筑服務(wù)發(fā)生地、名稱及項(xiàng)目名稱。③運(yùn)費(fèi)發(fā)票備注欄必須填寫起運(yùn)地、到達(dá)地、車種車號(hào)以及運(yùn)輸貨物信息等內(nèi)容。B、集采中心對(duì)員工報(bào)銷內(nèi)部控制度①交通費(fèi)用：因公外出、出差原則上乘坐普通交通工具：公交、地鐵、高鐵，高鐵以二等座標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，如選擇一等座其差額由個(gè)人承擔(dān)，如遇特殊情況需要乘坐飛機(jī)的需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)乘坐經(jīng)濟(jì)艙，如乘坐頭等艙，其差額由個(gè)人承擔(dān)。因公用車的需在釘釘考勤系統(tǒng)中提交“自備車外出報(bào)備”和“自備車回程報(bào)備”申請(qǐng)，將去程和回程的里程表數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)實(shí)地拍照上傳到系統(tǒng)中，以此計(jì)算來(lái)回公里數(shù)，汽油費(fèi)按每百公里補(bǔ)助70元計(jì)算，油費(fèi)以油卡充值的形式來(lái)報(bào)銷，油卡由公司統(tǒng)一置辦，累計(jì)金額達(dá)500—1000元充值一次。偶爾外出或出差私車公用的填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單附油費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷審批申請(qǐng)。②住宿費(fèi)用：住宿費(fèi)實(shí)行限額憑據(jù)報(bào)銷的方法，按實(shí)際住宿天數(shù)計(jì)算報(bào)銷，報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)以每天每間不超出300元計(jì)算，若為同性二人同時(shí)出差，按一個(gè)房間標(biāo)準(zhǔn)報(bào)支，如超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的差額由個(gè)人承擔(dān)?？偨?jīng)理室因工作需要出差住宿費(fèi)用按實(shí)報(bào)銷。經(jīng)批準(zhǔn)參加的各種會(huì)議（包括展銷、洽談會(huì)）統(tǒng)一安排的住宿可按實(shí)報(bào)銷。由接待單位或住在親友家的，一律不予報(bào)銷住宿費(fèi)。③伙食補(bǔ)助費(fèi)：伙食補(bǔ)助費(fèi)，不分途中和住勤，每人每天補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為：省內(nèi)每人每天補(bǔ)助30元,省外地區(qū)補(bǔ)助60元。中午12時(shí)前離開(kāi)本市按全天補(bǔ)助；中午12時(shí)后離開(kāi)本市按半天補(bǔ)助；中午12時(shí)前抵達(dá)本市按半天補(bǔ)助；中午12時(shí)后返抵本市按全天補(bǔ)助。連續(xù)乘車20小時(shí)以上的（臥鋪除外），在途期間每人每天加發(fā)10元伙食補(bǔ)貼。參加國(guó)內(nèi)各種交易會(huì)、培訓(xùn)、其他會(huì)議的伙食補(bǔ)助，正式代表已由會(huì)議核發(fā)的公司不再給予補(bǔ)貼，非正式代表事先經(jīng)公司總經(jīng)理同意的，交易會(huì)期間可按交易會(huì)標(biāo)準(zhǔn)給予補(bǔ)助。中途離開(kāi)交易會(huì)去其它地方的，按所去地點(diǎn)的出差伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。（四）集采中心財(cái)務(wù)部門在簽訂各項(xiàng)采購(gòu)合同前，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審批，針對(duì)其付款方式及付款條件等內(nèi)容，減少簽訂采購(gòu)合同后，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的影響，從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制流程實(shí)踐的風(fēng)險(xiǎn)控制最大化。針對(duì)采購(gòu)員的款項(xiàng)申請(qǐng)前，對(duì)資料的審定、發(fā)票正確與否的審核，有著至關(guān)重要的作用；集采中心各成員對(duì)前期資料的提供與發(fā)票正確與否的認(rèn)定，具有審定權(quán)。避免錯(cuò)誤的資料與發(fā)票導(dǎo)致集采中心財(cái)務(wù)部門的“二次工作”，規(guī)避把控風(fēng)險(xiǎn)值發(fā)生的最大化。（五）瘋狂漲價(jià)的原材料供應(yīng)商尋源工作，對(duì)于集采中心而言，是挑戰(zhàn)，但更是一場(chǎng)戰(zhàn)略互利共贏的合作機(jī)會(huì)。尋求通過(guò)戰(zhàn)略集采，未來(lái)幾年內(nèi)簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，大大縮減采購(gòu)重新招標(biāo)、詢標(biāo)的過(guò)程，面對(duì)戰(zhàn)略合作供應(yīng)商，只需要求談妥提供未來(lái)幾年合作意向及付款條件、要求即可，有效避免企業(yè)針對(duì)原材料漲價(jià)的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到與戰(zhàn)略合作商在采購(gòu)與付款內(nèi)部控制度下，企業(yè)之間的合作性。針對(duì)鋁型材而言，通過(guò)簽訂戰(zhàn)略鎖定價(jià)，避免遙遙無(wú)期的原材料增長(zhǎng)的把控力，從而避免企業(yè)在后續(xù)供貨中，大幅度比例的斷貨現(xiàn)象供應(yīng)，能