公司員工信息檔案管理制度一、制度目的為規(guī)范公司員工信息檔案的管理工作，確保員工信息的準(zhǔn)確性、完整性與安全性，同時(shí)提升人力資源管理的效率與規(guī)范性，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本管理制度。本制度適用于公司全體員工的信息檔案管理，涵蓋紙質(zhì)檔案與電子檔案的全生命周期管理。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)作為員工信息檔案管理的核心責(zé)任部門(mén)，需統(tǒng)籌開(kāi)展以下工作：1.制定并優(yōu)化檔案管理流程，確保制度落地執(zhí)行；2.負(fù)責(zé)檔案的收集、審核、整理、歸檔、更新及安全保管；3.審批檔案的查閱、借閱申請(qǐng)，監(jiān)督保密措施的落實(shí)；4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查與優(yōu)化，防范管理風(fēng)險(xiǎn)。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.配合人力資源部門(mén)，及時(shí)提供員工崗位變動(dòng)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等相關(guān)信息；2.對(duì)本部門(mén)員工檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)信息變更時(shí)主動(dòng)反饋至人力資源部門(mén)；3.監(jiān)督本部門(mén)員工遵守檔案管理制度，嚴(yán)禁違規(guī)查閱、泄露檔案信息。三、員工信息檔案內(nèi)容員工信息檔案分為個(gè)人基礎(chǔ)信息、職業(yè)發(fā)展信息、綜合管理信息三類(lèi)，具體包含但不限于以下內(nèi)容：（一）個(gè)人基礎(chǔ)信息入職資料：求職簡(jiǎn)歷、學(xué)歷及資格證書(shū)復(fù)印件、入職登記表、勞動(dòng)關(guān)系證明（如勞動(dòng)合同、離職證明）；個(gè)人信息：身份證復(fù)印件（或其他有效證件）、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人信息、家庭住址（非隱私部分）。（二）職業(yè)發(fā)展信息崗位變動(dòng)：調(diào)崗?fù)ㄖ獣?shū)、晉升/降職文件、崗位說(shuō)明書(shū)；培訓(xùn)記錄：內(nèi)部/外部培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)考核結(jié)果、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告；考核資料：年度/季度績(jī)效評(píng)估表、360度反饋報(bào)告、勝任力評(píng)估結(jié)果。（三）綜合管理信息獎(jiǎng)懲記錄：獎(jiǎng)勵(lì)通知書(shū)（如優(yōu)秀員工、項(xiàng)目嘉獎(jiǎng)）、處罰決定書(shū)（如警告、記過(guò)）；考勤與休假：特殊考勤記錄（如加班、調(diào)休）、帶薪休假申請(qǐng)與審批單；其他：保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、員工滿意度調(diào)查反饋（匿名除外）。四、檔案管理流程（一）檔案建立1.入職階段：?jiǎn)T工入職時(shí)，人力資源部門(mén)收集入職資料，審核信息真實(shí)性（如學(xué)歷驗(yàn)證、背景調(diào)查），并按“一人一檔”原則建立紙質(zhì)與電子檔案；2.歸檔要求：紙質(zhì)檔案按“部門(mén)-崗位-姓名”分類(lèi)編號(hào)，電子檔案存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，建立索引目錄便于檢索。（二）檔案更新1.員工個(gè)人信息變更（如聯(lián)系方式、婚姻狀況）需在變更后5個(gè)工作日內(nèi)提交書(shū)面說(shuō)明及證明材料，人力資源部門(mén)核實(shí)后更新檔案；2.崗位變動(dòng)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等信息由相關(guān)部門(mén)在事件發(fā)生后10個(gè)工作日內(nèi)同步至人力資源部門(mén)，確保檔案動(dòng)態(tài)更新。（三）查閱與借閱2.外部借閱：僅限司法機(jī)關(guān)、勞動(dòng)行政部門(mén)等因公調(diào)取，需出具正式函件并經(jīng)公司總經(jīng)理審批，借閱時(shí)需登記信息并限時(shí)歸還（原則上不超過(guò)7個(gè)工作日）；3.禁止行為：嚴(yán)禁私自復(fù)制、涂改、偽造檔案，嚴(yán)禁泄露檔案中的隱私信息（如家庭住址、健康記錄）。（四）保密管理1.接觸檔案的人員（含HR、部門(mén)負(fù)責(zé)人）需簽署《檔案保密協(xié)議》，明確保密責(zé)任；2.電子檔案設(shè)置分級(jí)權(quán)限（如HR專(zhuān)員可編輯，部門(mén)負(fù)責(zé)人僅可查閱），定期開(kāi)展權(quán)限審計(jì)；3.檔案存儲(chǔ)環(huán)境需物理隔離（如檔案柜加鎖、服務(wù)器部署防火墻），防止非授權(quán)訪問(wèn)。（五）移交與銷(xiāo)毀1.離職移交：?jiǎn)T工離職時(shí)，人力資源部門(mén)需核對(duì)檔案完整性，移交至離職檔案專(zhuān)管區(qū)，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步標(biāo)記“離職”狀態(tài)；2.銷(xiāo)毀流程：離職檔案保存滿三年后，由人力資源部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，聯(lián)合行政部門(mén)進(jìn)行碎紙/數(shù)據(jù)擦除處理，銷(xiāo)毀過(guò)程需雙人監(jiān)督并留存記錄。五、檔案保管要求（一）紙質(zhì)檔案存放于通風(fēng)、防潮、防火、防盜的專(zhuān)用檔案柜，定期（每季度）檢查檔案完整性，發(fā)現(xiàn)破損及時(shí)修復(fù)；檔案柜鑰匙由HR專(zhuān)人保管，非工作時(shí)間封存，禁止無(wú)關(guān)人員接觸。（二）電子檔案存儲(chǔ)于公司內(nèi)部加密服務(wù)器，定期（每月）備份至云端或移動(dòng)硬盤(pán)，備份數(shù)據(jù)需離線存儲(chǔ)；服務(wù)器設(shè)置訪問(wèn)日志，記錄操作時(shí)間、人員、內(nèi)容，便于追溯；禁止將電子檔案存儲(chǔ)于個(gè)人設(shè)備（如U盤(pán)、私人郵箱），確需外帶的需經(jīng)審批并加密處理。六、違規(guī)處理1.對(duì)違規(guī)查閱、泄露檔案信息的員工，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職等處分，造成嚴(yán)重后果的（如員工隱私泄露引發(fā)法律糾紛），解除勞動(dòng)合同并追究賠償責(zé)任；2.因管理失職導(dǎo)致檔案丟失、篡改的，對(duì)HR負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人給予績(jī)效扣分、通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)；3.外部單位違規(guī)調(diào)取檔案的，公司保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。七、附則1.本制度自發(fā)布之日起施行，原有制度與本制度沖突的，以本制度為準(zhǔn)；2.本制度由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)磕旮鶕?jù)公司發(fā)展需求及法律法規(guī)變化進(jìn)行修訂；3.各