外包項(xiàng)目審核流程管理手冊一、手冊目的為規(guī)范企業(yè)外包項(xiàng)目審核管理，確保項(xiàng)目在合規(guī)性、質(zhì)量控制、成本效益等方面符合戰(zhàn)略與運(yùn)營要求，降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)、提升資源效率，特制定本手冊。旨在為項(xiàng)目發(fā)起、審核及參與方提供清晰操作指引與決策依據(jù)，保障外包項(xiàng)目全周期管理的規(guī)范性與有效性。二、適用范圍本手冊適用于企業(yè)非核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域的外包項(xiàng)目（如信息技術(shù)服務(wù)、業(yè)務(wù)流程外包、專業(yè)服務(wù)外包、工程外包等）。核心技術(shù)研發(fā)、涉密業(yè)務(wù)外包需在本流程基礎(chǔ)上，額外執(zhí)行《企業(yè)涉密項(xiàng)目管理辦法》的合規(guī)審查程序。三、審核流程全周期管理（一）審核啟動(dòng)：需求提出與初步評估1.需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)運(yùn)營需要提出項(xiàng)目需求，填寫《外包項(xiàng)目需求申報(bào)表》，明確項(xiàng)目背景、目標(biāo)、交付物、預(yù)算、周期及服務(wù)商核心能力要求（如技術(shù)資質(zhì)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)），同步提交3家以上潛在服務(wù)商的市場調(diào)研資料（口碑、報(bào)價(jià)區(qū)間），作為需求合理性支撐。2.需求初審（部門級）需求提交后，由項(xiàng)目發(fā)起部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合采購管理崗評估：審核維度：項(xiàng)目必要性（與戰(zhàn)略/業(yè)務(wù)目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性）、預(yù)算合規(guī)性（是否在部門預(yù)算內(nèi)）、需求清晰度（交付物、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否可量化）。輸出結(jié)果：通過初審的，形成《需求初審意見表》，明確“同意進(jìn)入正式審核”或“需補(bǔ)充材料/調(diào)整需求后重提”；駁回的，書面說明理由（如預(yù)算超支無依據(jù)、需求與現(xiàn)有資源重復(fù)）并反饋。（二）正式審核：初審與復(fù)審環(huán)節(jié)1.初審（跨部門聯(lián)合審核）參與部門：采購部（主導(dǎo)）、業(yè)務(wù)需求部門、財(cái)務(wù)部（預(yù)算合規(guī)）、法務(wù)部（合規(guī)篩查）。審核內(nèi)容：服務(wù)商資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)（如IT服務(wù)需ISO認(rèn)證、軟件著作權(quán)）、過往3年同類項(xiàng)目案例（含客戶評價(jià)、規(guī)模、周期）。需求匹配度：服務(wù)商技術(shù)能力、人員配置與項(xiàng)目需求的匹配性（可通過方案答辯、案例核驗(yàn)驗(yàn)證）。成本合理性：報(bào)價(jià)是否符合市場行情（比價(jià)分析、歷史數(shù)據(jù)對標(biāo)）、預(yù)算分配是否清晰（人力、物料、服務(wù)費(fèi)占比）。審核方式：資料審查+現(xiàn)場訪談（復(fù)雜項(xiàng)目可要求方案演示或?qū)嵉乜疾欤?。時(shí)間要求：收到完整材料后5個(gè)工作日內(nèi)完成，形成《外包項(xiàng)目初審報(bào)告》，明確“通過”“有條件通過（需補(bǔ)充條件）”或“不通過”。2.復(fù)審（專家/委員會評審）參與主體：分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組建“外包項(xiàng)目評審委員會”（含采購、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、技術(shù)專家，必要時(shí)邀外部專家）。審核重點(diǎn)：風(fēng)險(xiǎn)評估：法律風(fēng)險(xiǎn)（合同漏洞）、交付風(fēng)險(xiǎn)（服務(wù)商履約能力）、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（行業(yè)監(jiān)管要求，如數(shù)據(jù)安全）。戰(zhàn)略價(jià)值：項(xiàng)目與企業(yè)長期戰(zhàn)略的協(xié)同性（如數(shù)字化轉(zhuǎn)型類外包是否支撐業(yè)務(wù)升級）。資源整合：內(nèi)部與外包資源的協(xié)作機(jī)制（接口人、溝通流程、問題響應(yīng)）。審核流程：初審部門匯報(bào)→委員會質(zhì)詢→服務(wù)商答疑（如需）→集體決策，形成《復(fù)審評審表》。（三）決策與審批：項(xiàng)目立項(xiàng)與授權(quán)1.決策依據(jù)：復(fù)審意見、初審報(bào)告、法務(wù)《合同合規(guī)性審查意見》、財(cái)務(wù)《預(yù)算可行性分析報(bào)告》。2.決策主體：按項(xiàng)目預(yù)算及重要性分級審批（如預(yù)算≤XX萬元，分管副總審批；＞XX萬元，總經(jīng)理辦公會審議）。3.審批結(jié)果：批準(zhǔn)：簽發(fā)《外包項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)》，明確預(yù)算、交付節(jié)點(diǎn)、考核指標(biāo)，抄送相關(guān)部門。有條件批準(zhǔn)：補(bǔ)充條件（如服務(wù)商調(diào)價(jià)、增加履約保證金）后重審。駁回：反饋發(fā)起部門，說明原因（如風(fēng)險(xiǎn)不可控、成本效益不達(dá)標(biāo)），項(xiàng)目終止。（四）執(zhí)行監(jiān)控：過程管理與變更控制1.服務(wù)商選定與簽約采購部依審批意見，通過招標(biāo)、競爭性談判或單一來源采購（需充分理由，如技術(shù)唯一性）選定服務(wù)商，簽訂合同。合同需明確：交付物、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)（預(yù)付款≤30%，驗(yàn)收后付尾款）；違約責(zé)任（逾期交付違約金、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)整改/退款機(jī)制）；保密、知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)安全責(zé)任（涉企業(yè)數(shù)據(jù)項(xiàng)目重點(diǎn)約定）。2.過程監(jiān)控業(yè)務(wù)部門設(shè)項(xiàng)目接口人，每周跟蹤進(jìn)度（周報(bào)、里程碑驗(yàn)收），每月提交《項(xiàng)目進(jìn)展監(jiān)控表》，關(guān)注進(jìn)度偏差、質(zhì)量問題、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。采購部聯(lián)合財(cái)務(wù)部成本監(jiān)控：實(shí)際支出超預(yù)算10%時(shí)，提交《成本變更申請》，說明原因并申請追加預(yù)算（流程同立項(xiàng)審批）。3.變更管理需求變更（如功能新增、周期調(diào)整）需業(yè)務(wù)部門發(fā)起《需求變更申請表》，說明原因及對成本/進(jìn)度的影響，經(jīng)原評審委員會復(fù)審（或授權(quán)小組審批）后調(diào)整合同。嚴(yán)禁“先變更后審批”。（五）收尾驗(yàn)收：交付與歸檔1.驗(yàn)收流程服務(wù)商自檢：提交《自檢報(bào)告》（含測試數(shù)據(jù)、用戶反饋、整改記錄）。業(yè)務(wù)部門驗(yàn)收：組織內(nèi)部小組（業(yè)務(wù)、技術(shù)、財(cái)務(wù)）對照合同驗(yàn)收，填寫《外包項(xiàng)目驗(yàn)收單》，明確“通過”“整改后再驗(yàn)”或“不通過”。最終審批：驗(yàn)收通過由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；需整改的，服務(wù)商7個(gè)工作日內(nèi)完成并重新提交。2.尾款支付與文檔歸檔驗(yàn)收通過后，財(cái)務(wù)部依合同支付尾款，留存付款憑證、驗(yàn)收單等審計(jì)依據(jù)。采購部牽頭，將項(xiàng)目全周期文檔（需求表、審核報(bào)告、合同、驗(yàn)收單、變更記錄等）歸檔至《外包項(xiàng)目檔案庫》，保存≥5年（涉密項(xiàng)目按特殊要求）。四、相關(guān)表單與文檔表單名稱填寫部門/角色作用說明-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------《外包項(xiàng)目需求申報(bào)表》業(yè)務(wù)部門明確項(xiàng)目需求、預(yù)算、服務(wù)商要求，作為審核起點(diǎn)《需求初審意見表》部門負(fù)責(zé)人+采購記錄需求初審結(jié)果，明確是否進(jìn)入正式審核《外包項(xiàng)目初審報(bào)告》跨部門審核組匯總初審意見，分析服務(wù)商資質(zhì)、需求匹配度、成本合理性《復(fù)審評審表》評審委員會記錄復(fù)審質(zhì)詢、答疑及最終決策意見《外包項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)》管理層正式批準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)，明確預(yù)算、考核指標(biāo)《項(xiàng)目進(jìn)展監(jiān)控表》業(yè)務(wù)接口人跟蹤進(jìn)度、質(zhì)量、成本，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改風(fēng)險(xiǎn)《需求變更申請表》業(yè)務(wù)部門規(guī)范需求變更流程，評估變更對成本、進(jìn)度的影響《外包項(xiàng)目驗(yàn)收單》驗(yàn)收小組記錄驗(yàn)收結(jié)果，作為尾款支付、項(xiàng)目收尾的核心依據(jù)五、常見問題及應(yīng)對措施（一）服務(wù)商資質(zhì)造假風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：偽造執(zhí)照、資質(zhì)，夸大項(xiàng)目案例。應(yīng)對：初審要求提供資質(zhì)官方查詢路徑（如工商局、行業(yè)協(xié)會平臺），采購部實(shí)地核驗(yàn)；合同約定“資質(zhì)造假需賠合同金額20%違約金及全部損失”。（二）需求變更頻繁導(dǎo)致成本超支風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：業(yè)務(wù)部門頻繁提新需求，服務(wù)商借機(jī)加價(jià)，預(yù)算失控。應(yīng)對：需求發(fā)起時(shí)出具《需求穩(wěn)定性承諾書》（非重大調(diào)整，變更≤2次）；變更超支20%時(shí)，重新論證項(xiàng)目可行性，必要時(shí)終止。（三）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)模糊引發(fā)爭議風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：合同驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不量化（如“系統(tǒng)穩(wěn)定”“服務(wù)良好”），雙方認(rèn)知不一致。應(yīng)對：需求階段明確可量化指標(biāo)（如系統(tǒng)響應(yīng)≤1秒、投訴率≤5%）并寫入合同；驗(yàn)收引入第三方測評（如IT項(xiàng)目委托專業(yè)機(jī)構(gòu)）或參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。六、附則1.本手冊由采購部制定，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通