行政后勤管理制度執(zhí)行手冊(cè)一、手冊(cè)說明本手冊(cè)旨在規(guī)范公司行政后勤管理流程，明確各部門及員工在后勤事務(wù)中的職責(zé)與操作標(biāo)準(zhǔn)，保證行政工作高效、有序開展，為員工提供穩(wěn)定、舒適的工作環(huán)境，保障公司日常運(yùn)營(yíng)需求。手冊(cè)適用于公司各部門及全體員工，自發(fā)布之日起執(zhí)行。二、日常辦公事務(wù)管理（一）辦公用品管理適用場(chǎng)景部門或員工因日常工作需要領(lǐng)用紙張、筆、文件夾、辦公耗材等辦公用品時(shí)。操作步驟需求提報(bào)：?jiǎn)T工根據(jù)實(shí)際需求填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。審核發(fā)放：行政部核對(duì)申請(qǐng)表與庫(kù)存情況，確認(rèn)無誤后發(fā)放物品；若庫(kù)存不足，需匯總需求進(jìn)行采購(gòu)，待入庫(kù)后再通知領(lǐng)用。登記備案：行政部建立《辦公用品管理臺(tái)賬》，記錄領(lǐng)用物品、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、數(shù)量等信息，保證賬實(shí)相符。模板表格辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表領(lǐng)用人所屬部門物品名稱規(guī)格型號(hào)申請(qǐng)數(shù)量用途申請(qǐng)日期部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用日期領(lǐng)用人簽字注意事項(xiàng)按需領(lǐng)用，避免浪費(fèi)，嚴(yán)禁私人用途申領(lǐng)辦公用品；行政部每月25日對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，保證常用物品儲(chǔ)備充足；貴重物品（如打印機(jī)、投影儀等）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政總監(jiān)雙重審批方可領(lǐng)用。（二）辦公設(shè)備維護(hù)適用場(chǎng)景辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等）出現(xiàn)故障或需定期保養(yǎng)時(shí)。操作步驟故障報(bào)修：設(shè)備使用人發(fā)覺故障后，立即聯(lián)系行政部，填寫《辦公設(shè)備報(bào)修單》，詳細(xì)說明設(shè)備型號(hào)、故障現(xiàn)象及發(fā)生時(shí)間。維修響應(yīng)：行政部接到報(bào)修后，2小時(shí)內(nèi)聯(lián)系維修人員（或內(nèi)部技術(shù)人員），明確故障情況及維修優(yōu)先級(jí)（緊急故障需4小時(shí)內(nèi)處理，一般故障24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)）。驗(yàn)收歸檔：維修完成后，使用人確認(rèn)設(shè)備恢復(fù)正常，在報(bào)修單上簽字驗(yàn)收；行政部將維修記錄（含故障原因、維修措施、更換配件等）存入設(shè)備檔案。模板表格辦公設(shè)備報(bào)修單報(bào)修人所屬部門設(shè)備名稱設(shè)備編號(hào)故障描述報(bào)修時(shí)間期望修復(fù)時(shí)間維修人員維修時(shí)間維修結(jié)果驗(yàn)收人簽字注意事項(xiàng)員工需規(guī)范使用設(shè)備，禁止隨意拆卸、改裝；行政部每季度對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行全面檢查，提前排查潛在故障；因個(gè)人操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞的，需根據(jù)公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）文件資料管理適用場(chǎng)景部門文件（如制度、合同、報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要等）的歸檔、借閱、保管及銷毀。操作步驟分類歸檔：文件形成后，由經(jīng)辦人按“年度-類別-部門”規(guī)則編號(hào)，使用檔案盒或文件柜存放，標(biāo)注清晰目錄。借閱登記：?jiǎn)T工因工作需要借閱文件時(shí)，填寫《文件資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過7個(gè)工作日。銷毀管理：超過保存期限的文件，由行政部會(huì)同形成部門鑒定，填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由2人以上監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀清單。模板表格文件資料借閱申請(qǐng)表借閱人所屬部門文件名稱文件編號(hào)借閱用途借閱日期歸還日期審批人歸還確認(rèn)簽字注意事項(xiàng)涉及公司機(jī)密的文件需單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制借閱權(quán)限；文件借閱期間需妥善保管，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)除外）；重要文件（如合同、財(cái)務(wù)憑證）需保存10年以上，電子文件需定期備份。三、會(huì)議與活動(dòng)管理（一）會(huì)議組織適用場(chǎng)景部門例會(huì)、公司級(jí)會(huì)議（如年度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)）的籌備與召開。操作步驟會(huì)議申請(qǐng)：發(fā)起部門提前3個(gè)工作日填寫《會(huì)議申請(qǐng)審批表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）。會(huì)前準(zhǔn)備：行政部根據(jù)申請(qǐng)確認(rèn)場(chǎng)地，布置會(huì)議桌椅、調(diào)試設(shè)備，提前1天通知參會(huì)人員（含會(huì)議材料發(fā)放方式）。會(huì)中服務(wù)：安排專人負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)座位，記錄會(huì)議要點(diǎn)（必要時(shí)安排速記），保證會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。會(huì)后整理：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，行政部整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)發(fā)起部門確認(rèn)后分發(fā)給參會(huì)人員，并將會(huì)議材料（含電子文檔、紙質(zhì)文件）歸檔保存。模板表格會(huì)議申請(qǐng)審批表會(huì)議名稱發(fā)起部門會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員會(huì)議議程所需設(shè)備審批人會(huì)議紀(jì)要記錄人注意事項(xiàng)會(huì)議需提前明確主題，避免無關(guān)議題占用時(shí)間；參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)出席，因故無法參會(huì)需提前向發(fā)起部門請(qǐng)假；會(huì)議室使用后，需清理桌面、關(guān)閉設(shè)備，保持場(chǎng)地整潔。（二）活動(dòng)支持適用場(chǎng)景公司組織的團(tuán)建活動(dòng)、培訓(xùn)、客戶接待等后勤保障工作。操作步驟需求對(duì)接：活動(dòng)負(fù)責(zé)人提前5個(gè)工作日向行政部提交《活動(dòng)后勤保障需求表》，明確活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人數(shù)、流程及預(yù)算（含場(chǎng)地、餐飲、物料、交通等）。方案制定：行政部根據(jù)需求制定后勤保障方案，明確分工、物資清單及應(yīng)急措施，經(jīng)活動(dòng)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行：活動(dòng)當(dāng)天，行政部安排專人負(fù)責(zé)場(chǎng)地布置、物資調(diào)配、人員引導(dǎo)及突發(fā)情況處理（如設(shè)備故障、人員遲到等）?？偨Y(jié)反饋：活動(dòng)結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，行政部收集活動(dòng)反饋（含參與人員意見、費(fèi)用使用情況），整理成總結(jié)報(bào)告提交至領(lǐng)導(dǎo)層。模板表格活動(dòng)后勤保障需求表活動(dòng)名稱活動(dòng)時(shí)間活動(dòng)地點(diǎn)參與人數(shù)負(fù)責(zé)人需求明細(xì)（場(chǎng)地/餐飲/物料/設(shè)備）預(yù)算聯(lián)系人注意事項(xiàng)活動(dòng)預(yù)算需嚴(yán)格控制，超出部分需提前申請(qǐng)審批；提前確認(rèn)場(chǎng)地可用性及物資供應(yīng)商資質(zhì)，保證活動(dòng)安全有序；關(guān)注參與人員體驗(yàn)，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)細(xì)節(jié)（如餐飲口味、場(chǎng)地溫度等）。四、安全與應(yīng)急管理（一）消防安全管理適用場(chǎng)景辦公區(qū)域消防設(shè)施檢查、消防演練及隱患排查。操作步驟定期檢查：行政部每月組織一次消防安全檢查，重點(diǎn)檢查滅火器壓力值、消防栓水壓、疏散通道暢通情況，填寫《消防設(shè)施檢查表》，對(duì)發(fā)覺問題及時(shí)整改。消防演練：每季度組織一次全員消防演練，內(nèi)容包括滅火器使用、疏散逃生流程，演練后總結(jié)不足，優(yōu)化應(yīng)急預(yù)案。隱患整改：檢查中發(fā)覺的安全隱患（如消防通道堵塞、線路老化），需立即下發(fā)整改通知，明確責(zé)任部門及整改期限，整改完成后復(fù)查驗(yàn)收。模板表格消防設(shè)施檢查表檢查日期檢查區(qū)域滅火器狀態(tài)（正常/異常）消防栓狀態(tài)（正常/異常）疏散通道（暢通/堵塞）檢查人整改情況注意事項(xiàng)消防通道嚴(yán)禁堆放雜物，保持隨時(shí)暢通；員工需掌握基本消防知識(shí)，熟悉滅火器位置及使用方法；下班前需關(guān)閉電腦、打印機(jī)等設(shè)備電源，拔掉插頭，避免電路過載引發(fā)火災(zāi)。（二）突發(fā)事件處理適用場(chǎng)景火災(zāi)、漏水、人員受傷、停電等突發(fā)情況。操作步驟應(yīng)急響應(yīng)：發(fā)覺突發(fā)情況的第一時(shí)間，立即向行政部及直屬上級(jí)報(bào)告，說明事件類型、發(fā)生地點(diǎn)及嚴(yán)重程度；若情況緊急（如火災(zāi)、人員重傷），可先撥打119、120等求助電話。現(xiàn)場(chǎng)處置：在保證安全的前提下，采取初步措施控制事態(tài)（如使用滅火器滅火、關(guān)閉水源電源、疏散周邊人員），避免損失擴(kuò)大。上報(bào)溝通：行政部接到報(bào)告后，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，通知相關(guān)部門（如維修、安保）到場(chǎng)處理，同時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事件進(jìn)展。事后總結(jié)：事件處理完畢后，行政部組織相關(guān)部門分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，修訂應(yīng)急預(yù)案，形成《突發(fā)事件處理報(bào)告》存檔。模板表格突發(fā)事件處理記錄表發(fā)生時(shí)間事件地點(diǎn)事件類型發(fā)覺人處理過程處理結(jié)果責(zé)任部門總結(jié)改進(jìn)注意事項(xiàng)員工需保持冷靜，優(yōu)先保障人員安全，切勿盲目處置；行政部需在辦公區(qū)顯著位置張貼應(yīng)急聯(lián)系方式（如安保、維修、急救）；定期檢查應(yīng)急物資（如急救箱、應(yīng)急燈、逃生繩）是否完好，保證隨時(shí)可用。五、環(huán)境與衛(wèi)生管理（一）辦公區(qū)域衛(wèi)生適用場(chǎng)景各部門辦公桌面、地面、文件柜等區(qū)域的日常清潔與維護(hù)。操作步驟責(zé)任劃分：各部門為本區(qū)域衛(wèi)生第一責(zé)任人，員工每日下班前需整理桌面文件、清理垃圾，保持個(gè)人工位整潔。定期檢查：行政部每周五下午組織衛(wèi)生檢查，按《辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查評(píng)分表》評(píng)分（滿分10分），對(duì)衛(wèi)生不合格的部門下達(dá)整改通知，限期2個(gè)工作日內(nèi)完成整改。評(píng)比激勵(lì)：每月評(píng)選“衛(wèi)生優(yōu)秀部門”，在公告欄通報(bào)表?yè)P(yáng)，并給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)（如部門活動(dòng)經(jīng)費(fèi)）。模板表格辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查評(píng)分表檢查日期部門區(qū)域（桌面/地面/文件柜/垃圾桶）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）扣分原因得分檢查人注意事項(xiàng)禁止在辦公區(qū)域用餐（特殊情況需經(jīng)行政部批準(zhǔn)），避免食物殘?jiān)孟x；垃圾需分類投放至指定垃圾桶（可回收物、其他垃圾）；保持文件柜物品擺放整齊，過期文件及時(shí)清理。（二）公共區(qū)域維護(hù)適用場(chǎng)景走廊、會(huì)議室、衛(wèi)生間、茶水間等公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生與設(shè)施維護(hù)。操作步驟日常保潔：行政部安排保潔人員每日定時(shí)清潔公共區(qū)域（如走廊地面、衛(wèi)生間臺(tái)面、茶水間微波爐），填寫《公共區(qū)域保潔記錄表》，保證無污漬、無異味。設(shè)施維護(hù)：發(fā)覺公共區(qū)域設(shè)施損壞（如水龍頭漏水、燈光不亮），立即報(bào)行政部維修，并在設(shè)施旁放置“維修中”提示牌，避免員工使用。秩序維護(hù)：禁止在公共區(qū)域堆放私人物品，禁止在走廊、樓梯間吸煙，保持通道暢通。模板表格公共區(qū)域維護(hù)記錄表維護(hù)日期區(qū)域維護(hù)內(nèi)容（清潔/維修）維護(hù)人