環(huán)境管理體系（EMS）內(nèi)部審核是保障體系有效運(yùn)行、識(shí)別管理漏洞的關(guān)鍵手段，不合格項(xiàng)處理記錄作為整改閉環(huán)的核心載體，其規(guī)范性、完整性直接決定問(wèn)題解決質(zhì)量與體系改進(jìn)效能。本文從實(shí)踐維度解析處理記錄的構(gòu)建邏輯、實(shí)施流程及優(yōu)化路徑，為組織提升環(huán)境管理成熟度提供實(shí)操指引。一、不合格項(xiàng)處理記錄的核心構(gòu)成要素不合格項(xiàng)處理記錄需完整呈現(xiàn)“問(wèn)題識(shí)別-原因剖析-措施實(shí)施-效果驗(yàn)證-持續(xù)改進(jìn)”的閉環(huán)邏輯，核心要素包括：（一）不合格項(xiàng)描述需明確時(shí)間、場(chǎng)景、不符合事實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)條款四要素，避免模糊表述。例如：>202X年X月X日，A車(chē)間廢水排放口監(jiān)測(cè)顯示COD濃度為XXXmg/L（超過(guò)《污水綜合排放標(biāo)準(zhǔn)》二級(jí)限值XXXmg/L）；當(dāng)日運(yùn)維記錄未體現(xiàn)異常排查，不符合ISO____:2015條款6.1.2（合規(guī)義務(wù)的識(shí)別與更新）及企業(yè)《廢水處理運(yùn)維規(guī)程》第X條要求。（二）原因分析需區(qū)分直接原因（操作/設(shè)備層面的即時(shí)誘因）與根本原因（管理體系的系統(tǒng)性漏洞），建議結(jié)合“5Why分析法”或魚(yú)骨圖工具。例如：直接原因：加藥泵故障導(dǎo)致藥劑投加量不足，操作人員未接受異常處置培訓(xùn)。根本原因：設(shè)備維護(hù)計(jì)劃未覆蓋關(guān)鍵部件日常點(diǎn)檢，《運(yùn)維規(guī)程》缺失異常處置流程。（三）糾正措施需包含短期應(yīng)急（遏制風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)散）與長(zhǎng)期改進(jìn)（消除根本原因），滿足“SMART”原則（具體、可測(cè)、可行、相關(guān)、限時(shí)）。例如：短期：48小時(shí)內(nèi)修復(fù)加藥泵，同步人工補(bǔ)加藥劑（責(zé)任人：設(shè)備部張XX，202X年X月X日前完成）。長(zhǎng)期：修訂《設(shè)備維護(hù)計(jì)劃》，將加藥泵納入每日點(diǎn)檢；開(kāi)展操作人員應(yīng)急培訓(xùn)（考核通過(guò)率≥90%，責(zé)任人：生產(chǎn)部李XX，202X年X月X日前完成）。（四）驗(yàn)證與關(guān)閉驗(yàn)證需獨(dú)立、客觀、可追溯，關(guān)閉標(biāo)準(zhǔn)需與不合格項(xiàng)對(duì)標(biāo)。例如：驗(yàn)證方式：第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)連續(xù)3日監(jiān)測(cè)（COD≤限值），查閱修訂后的文件與培訓(xùn)記錄。關(guān)閉結(jié)論：202X年X月X日，措施完成且證據(jù)充分，不符合項(xiàng)關(guān)閉（驗(yàn)證人：內(nèi)審員王XX）。（五）跟蹤與改進(jìn)需體現(xiàn)PDCA循環(huán)的持續(xù)改進(jìn)邏輯，例如：將廢水處理運(yùn)維管理納入下周期內(nèi)審重點(diǎn)，管理評(píng)審中分析同類(lèi)設(shè)備維護(hù)有效性，推動(dòng)建立智能監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。二、不合格項(xiàng)處理的全流程實(shí)施要點(diǎn)（一）不合格項(xiàng)識(shí)別與記錄內(nèi)審組需結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)觀察、文件評(píng)審、人員訪談形成《不符合項(xiàng)報(bào)告》，明確不符合類(lèi)型（嚴(yán)重/一般）：嚴(yán)重不符合：系統(tǒng)性失效（如未建立合規(guī)性評(píng)價(jià)程序）或重大環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)（如危廢非法傾倒）。一般不符合：個(gè)別環(huán)節(jié)的執(zhí)行偏差（如記錄填寫(xiě)不規(guī)范）。報(bào)告需經(jīng)審核組長(zhǎng)確認(rèn)，確保事實(shí)描述準(zhǔn)確、條款引用無(wú)誤。（二）整改啟動(dòng)與責(zé)任分解責(zé)任部門(mén)需在5個(gè)工作日內(nèi)成立整改小組，召開(kāi)原因分析會(huì)，形成《整改計(jì)劃》（明確任務(wù)、節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人）。涉及多部門(mén)協(xié)作時(shí)，需明確牽頭部門(mén)（如廢水超標(biāo)整改由環(huán)保部牽頭，生產(chǎn)、設(shè)備部配合）。（三）糾正措施實(shí)施與過(guò)程管控責(zé)任部門(mén)按計(jì)劃實(shí)施措施，同步記錄過(guò)程數(shù)據(jù)（如維修日志、培訓(xùn)簽到表、監(jiān)測(cè)報(bào)告），形成《整改過(guò)程記錄》。若遇不可抗力（如疫情導(dǎo)致培訓(xùn)延期），需向管理者代表申請(qǐng)調(diào)整計(jì)劃并說(shuō)明原因。（四）效果驗(yàn)證與關(guān)閉判定驗(yàn)證人員需獨(dú)立于整改部門(mén)，依據(jù)《整改計(jì)劃》收集客觀證據(jù)（如監(jiān)測(cè)報(bào)告、修訂后的文件）。若驗(yàn)證不通過(guò)（如培訓(xùn)考核通過(guò)率僅80%），需退回責(zé)任部門(mén)重新分析、補(bǔ)充措施，直至驗(yàn)證通過(guò)。驗(yàn)證通過(guò)后，由審核組長(zhǎng)簽署《不符合項(xiàng)關(guān)閉報(bào)告》，存檔至體系文件管理臺(tái)賬。三、典型案例解析：某制造企業(yè)廢水排放超標(biāo)問(wèn)題的整改實(shí)踐（一）不合格項(xiàng)識(shí)別202X年X月內(nèi)審時(shí)，發(fā)現(xiàn)A車(chē)間廢水排放口COD濃度超標(biāo)（標(biāo)準(zhǔn)限值XXXmg/L，實(shí)測(cè)XXXmg/L），且近3個(gè)月超標(biāo)頻次達(dá)15%；企業(yè)《廢水處理運(yùn)維規(guī)程》未規(guī)定異常數(shù)據(jù)處置流程，不符合ISO____:2015條款6.1.2。（二）原因分析直接原因：加藥泵故障導(dǎo)致藥劑投加量不足；操作人員未記錄異常，且缺乏應(yīng)急處置指引。根本原因：設(shè)備維護(hù)計(jì)劃僅包含月度巡檢，未覆蓋關(guān)鍵部件日常點(diǎn)檢；《運(yùn)維規(guī)程》缺失異常處置流程，培訓(xùn)未涉及應(yīng)急操作。（三）糾正措施短期：48小時(shí)內(nèi)修復(fù)加藥泵，同步人工補(bǔ)加藥劑（202X年X月X日前完成）；3日內(nèi)完成操作人員應(yīng)急培訓(xùn)（考核通過(guò)后上崗）。長(zhǎng)期：修訂《設(shè)備維護(hù)計(jì)劃》，將加藥泵納入每日點(diǎn)檢；完善《運(yùn)維規(guī)程》，新增“異常數(shù)據(jù)處置流程”；每季度開(kāi)展環(huán)境應(yīng)急演練。（四）驗(yàn)證與關(guān)閉驗(yàn)證方式：第三方連續(xù)5日監(jiān)測(cè)（COD≤限值）；查閱修訂后的文件與培訓(xùn)記錄；現(xiàn)場(chǎng)觀察操作人員處置模擬異常的流程。關(guān)閉結(jié)論：202X年X月X日，措施完成且證據(jù)充分，不符合項(xiàng)關(guān)閉。（五）跟蹤改進(jìn)將廢水處理系統(tǒng)運(yùn)維管理納入下年度內(nèi)審重點(diǎn)，管理評(píng)審中分析同類(lèi)設(shè)備維護(hù)有效性，推動(dòng)建立智能監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。四、常見(jiàn)問(wèn)題與優(yōu)化建議（一）原因分析“浮于表面”問(wèn)題表現(xiàn)：僅歸因于“員工失誤”“設(shè)備老化”，未挖掘管理體系漏洞（如程序文件缺失）。優(yōu)化建議：采用“根本原因分析矩陣”，從人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)6個(gè)維度拆解，結(jié)合體系文件評(píng)審識(shí)別制度性缺陷。（二）糾正措施“空泛籠統(tǒng)”問(wèn)題表現(xiàn)：措施描述為“加強(qiáng)管理”“提高意識(shí)”，缺乏可衡量指標(biāo)。優(yōu)化建議：制定SMART措施，如“20日內(nèi)完成《廢氣處理操作規(guī)程》修訂，培訓(xùn)后員工實(shí)操合格率≥95%”。（三）驗(yàn)證環(huán)節(jié)“形式主義”問(wèn)題表現(xiàn)：僅以“整改完成”為依據(jù)，未提供客觀證據(jù)（如監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)）。優(yōu)化建議：建立《驗(yàn)證證據(jù)清單》，明確每種不合格項(xiàng)的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)（如監(jiān)測(cè)類(lèi)需連續(xù)3次達(dá)標(biāo)數(shù)據(jù)），驗(yàn)證人簽字確認(rèn)證據(jù)真實(shí)性。（四）記錄管理“碎片化”問(wèn)題表現(xiàn)：整改記錄分散在各部門(mén)，追溯困難。優(yōu)化建議：搭建“環(huán)境體系整改管理平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)全流程線上管理，自動(dòng)生成整改報(bào)告與統(tǒng)計(jì)