PAGE規(guī)范車票購買制度一、總則（一）目的為了加強公司車票購買管理，規(guī)范購票流程，確保員工出行需求得到合理滿足，同時保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出差、培訓、會議等需要購買車票的情況。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家鐵路運輸相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保購票行為合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)員工出行的實際需求，合理安排購票時間、車次、座位類型等，避免資源浪費。3.經(jīng)濟性原則：在滿足出行需求的前提下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的車票，降低公司差旅成本。4.便捷性原則：優(yōu)化購票流程，提高購票效率，為員工提供便利。二、購票流程（一）申請1.員工因公務(wù)需要乘坐火車出行時，應(yīng)提前填寫《車票購買申請表》。申請表應(yīng)詳細注明出行日期、出發(fā)地、目的地、車次要求、座位類型等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審核，并簽署意見。（二）審核1.申請表提交至公司行政部門后，行政部門工作人員對申請信息進行再次審核。審核內(nèi)容包括申請是否符合公司差旅規(guī)定、車次及座位選擇是否合理等。2.如發(fā)現(xiàn)申請信息存在問題或不合理之處，行政部門有權(quán)要求員工補充或修改相關(guān)信息，直至審核通過。（三）購票1.經(jīng)審核通過的申請，由行政部門統(tǒng)一負責購票。購票方式可根據(jù)實際情況選擇通過鐵路12306官方網(wǎng)站、手機客戶端、電話訂票或前往火車站售票窗口等方式進行。2.在購票過程中，行政部門工作人員應(yīng)嚴格按照申請信息進行操作，確保所購車票的準確性。如因特殊情況需要變更車次或座位類型，必須提前征得員工同意，并做好記錄。3.購票成功后，行政部門應(yīng)及時獲取車票信息，并將電子車票或紙質(zhì)車票妥善保管。對于紙質(zhì)車票，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將車票交付給員工本人。（四）報銷1.員工憑有效的車票及相關(guān)出差審批文件進行報銷。報銷時，應(yīng)填寫《差旅費報銷單》，并將車票粘貼在報銷單背面。2.財務(wù)部門按照公司差旅費報銷規(guī)定對車票報銷進行審核，審核內(nèi)容包括車票信息與申請表是否一致、報銷金額是否符合標準等。3.審核通過后，財務(wù)部門予以報銷。如發(fā)現(xiàn)報銷存在問題，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并要求員工說明情況或補充相關(guān)證明材料。三、車票預(yù)訂與改簽（一）預(yù)訂1.行政部門應(yīng)根據(jù)員工出行計劃，提前預(yù)訂車票。一般情況下，應(yīng)提前[X]個工作日進行預(yù)訂，以確保能夠獲取合適的車次和座位。2.在預(yù)訂車票時，應(yīng)優(yōu)先選擇直達車次，減少中轉(zhuǎn)次數(shù)，提高出行效率。如因特殊原因需要中轉(zhuǎn)，應(yīng)選擇中轉(zhuǎn)時間合理、換乘方便的車次。3.對于熱門車次或出行高峰期，行政部門應(yīng)密切關(guān)注車票預(yù)售情況，及時調(diào)整預(yù)訂策略，確保員工能夠順利出行。（二）改簽1.如員工因行程變更需要改簽車票，應(yīng)提前向行政部門提出申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括原車票信息、變更后的出行日期、車次等。2.行政部門在收到改簽申請后，應(yīng)及時核實車票狀態(tài)，并按照鐵路部門的規(guī)定辦理改簽手續(xù)。改簽手續(xù)費由員工自行承擔。3.如改簽后的車票票價高于原車票票價，員工應(yīng)按照差價補齊費用；如改簽后的車票票價低于原車票票價，公司不予退還差價。四、退票（一）退票原因1.因公司原因取消出差計劃或變更行程安排，導致已購車票需要退票的，由行政部門負責辦理退票手續(xù)。2.因員工個人原因無法按時出行，需要退票的，員工應(yīng)提前向行政部門提出申請，并說明退票原因。3.因不可抗力因素（如自然災(zāi)害、鐵路運輸故障等）導致車票無法使用，需要退票的，行政部門應(yīng)及時與鐵路部門溝通協(xié)調(diào)，辦理退票手續(xù)。（二）退票流程1.退票申請應(yīng)填寫《車票退票申請表》，詳細注明退票原因、原車票信息等。申請表需經(jīng)部門負責人和行政部門審核通過。2.行政部門按照鐵路部門的規(guī)定辦理退票手續(xù)。退票手續(xù)費按照鐵路部門的標準執(zhí)行，由員工自行承擔。3.退票成功后，行政部門應(yīng)及時將退票款項退還至公司賬戶，并將退票情況告知員工。五、特殊情況處理（一）緊急出行1.如員工因突發(fā)緊急公務(wù)需要立即出行，無法按照正常流程提前申請購票的，應(yīng)在第一時間向部門負責人和行政部門報備。2.行政部門在接到緊急出行報備后，應(yīng)優(yōu)先安排購票，確保員工能夠盡快出發(fā)。在購票完成后，員工應(yīng)及時補辦相關(guān)申請和審批手續(xù)。（二）多人同行1.如多名員工因同一公務(wù)需要同行，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況統(tǒng)籌安排購票，盡量選擇相鄰座位或同一車廂的車票，以方便員工出行。2.在購票過程中，應(yīng)充分考慮員工的需求和意見，確保購票方案合理可行。（三）特殊座位需求1.如員工因身體原因或工作需要，對座位類型有特殊要求（如殘疾人士需要購買無障礙座位、孕婦需要購買下鋪座位等），應(yīng)在申請時詳細注明，并提供相關(guān)證明材料。2.行政部門在審核申請時，應(yīng)充分考慮員工的特殊需求，盡量滿足其合理要求。如因特殊情況無法滿足，應(yīng)向員工做好解釋工作。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對車票購買情況進行審計檢查，重點檢查購票流程是否合規(guī)、車票費用報銷是否合理等。2.行政部門應(yīng)建立車票購買臺賬，詳細記錄每一次購票的相關(guān)信息，包括申請時間、審批情況、購票時間、車次、座位類型、票價、報銷情況等，以便審計部門進行檢查和核對。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合鐵路部門及相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)的檢查，如實提供車票購買相關(guān)資料和信息。2.如發(fā)現(xiàn)公司在車票購買過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時整改，并按照相關(guān)規(guī)定接受處罰。七、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)1.員工如有以下違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未按規(guī)定填寫申請表或提供虛假信息的，給予警告處分，并責令改正；未經(jīng)審批擅自購票的，不予報銷相關(guān)費用，并給予記過處分；利用公司車票購買制度謀取私利的，除追回違規(guī)所得外，給予開除處分，并依法追究法律責任。2.員工因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）行政部門違規(guī)1.行政部門工作人員如有以下違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未按照規(guī)定流程購票，導致員工出行受到影響的，給予警告處分，并責令改正；因工作失誤造成車票信息錯誤或延誤購票的，給予記過處分，并承擔相應(yīng)的責任；與票務(wù)機構(gòu)勾結(jié)謀取私利的，除追回違規(guī)所得外，給予開除處分，并依法追究法律責任。2