PAGE行政管理制度規(guī)范一、總則（一）目的本行政管理制度規(guī)范旨在確保公司/組織各項行政工作的規(guī)范化、標準化和高效化，保障公司/組織的正常運轉(zhuǎn)，提升整體運營效率，維護公司/組織的合法權(quán)益，促進公司/組織的持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保公司/組織的行政行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：各項行政工作流程、標準和要求明確、統(tǒng)一，具有可操作性和指導性。3.效率性原則：優(yōu)化行政流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高工作效率，降低運營成本。4.服務(wù)性原則：行政部門要樹立服務(wù)意識，為公司/組織各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障業(yè)務(wù)工作的順利開展。二、組織架構(gòu)與職責（一）行政部門架構(gòu)行政部門設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員若干，具體崗位設(shè)置根據(jù)公司/組織規(guī)模和業(yè)務(wù)需求確定。（二）行政經(jīng)理職責1.全面負責行政部門的日常管理工作，制定行政工作計劃和目標，并組織實施。2.組織制定和完善公司/組織行政管理制度、流程和標準，確保各項工作有章可循。3.協(xié)調(diào)公司/組織內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，溝通外部相關(guān)單位，維護良好的內(nèi)外部工作環(huán)境。4.負責公司/組織行政費用的預算編制、控制和管理，合理安排行政資源。5.組織開展公司/組織的行政會議、活動等，做好會議記錄和活動安排。6.監(jiān)督行政工作的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，確保行政工作的質(zhì)量和效率。7.負責行政人員的培訓、考核和激勵，提升團隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（三）行政專員職責1.協(xié)助行政經(jīng)理開展行政工作，具體負責各項行政事務(wù)的執(zhí)行和落實。2.負責公司/組織文件、檔案的起草、收發(fā)、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全和完整。3.做好辦公用品、設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作，保障辦公物資的正常供應(yīng)。4.負責公司/組織辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等工作，營造良好的辦公環(huán)境。5.協(xié)助組織公司/組織的會議、活動等，負責會議的籌備、場地布置、設(shè)備調(diào)試等工作。6.負責公司/組織車輛的調(diào)度、使用和管理，確保車輛安全運行。7.完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時性工作任務(wù)。三、行政工作流程規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司/組織的政策方針和相關(guān)規(guī)定，語言表達準確、清晰。2.文件審核：起草完成的文件需經(jīng)部門負責人審核，確保文件內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范。審核通過后，提交行政部門。3.文件編號與登記：行政部門對收到的文件進行編號和登記，建立文件臺賬，記錄文件的名稱、編號、起草部門、日期、流轉(zhuǎn)情況等信息。4.文件審批：行政部門將文件呈交相關(guān)領(lǐng)導審批，領(lǐng)導應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并簽署明確意見。5.文件印發(fā)：根據(jù)領(lǐng)導審批意見，行政部門對文件進行印發(fā)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，確保文件及時、準確地傳達給相關(guān)人員。6.文件傳閱：對于需要傳閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱人員應(yīng)在文件上簽字確認，注明傳閱日期。7.文件歸檔：文件辦理完畢后，行政部門應(yīng)及時將文件進行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、時間順序進行整理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）辦公用品管理流程1.需求申報：各部門根據(jù)工作需要，定期向行政部門申報辦公用品需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.審核與采購：行政部門對各部門申報的辦公用品需求計劃進行審核，根據(jù)庫存情況和實際需求，制定采購計劃。采購計劃經(jīng)行政經(jīng)理審批后，由行政專員負責采購。3.驗收與入庫：辦公用品采購回來后，行政專員應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，確保辦公用品符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，將辦公用品存入倉庫。4.領(lǐng)用與發(fā)放：各部門員工根據(jù)工作需要，到行政部門領(lǐng)用辦公用品。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政專員根據(jù)領(lǐng)用登記表發(fā)放辦公用品，并做好庫存記錄。5.庫存盤點：行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)形成盤點報告，如發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。（三）會議管理流程1.會議計劃：根據(jù)公司/組織的工作安排，行政部門制定會議計劃，明確會議的主題、時間、地點、參會人員、議程等信息。會議計劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員。2.會議籌備：行政專員根據(jù)會議計劃，負責會議的籌備工作?；I備工作包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準備、會議通知等。會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，告知會議的相關(guān)信息。3.會議組織：會議召開時，行政專員應(yīng)負責會議的組織工作，包括簽到、引導參會人員就座、維持會議秩序等。會議期間，應(yīng)做好會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。4.會議紀要：會議結(jié)束后，行政專員應(yīng)及時整理會議紀要。會議紀要應(yīng)準確、客觀地反映會議的主要內(nèi)容和決議事項，經(jīng)行政經(jīng)理審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。5.會議跟進：行政部門負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟進，確保決議事項得到有效落實。對于未按時完成的決議事項，應(yīng)及時督促相關(guān)部門和人員，并向領(lǐng)導匯報進展情況。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度：行政部門根據(jù)公司/組織的工作需要，負責車輛的調(diào)度安排。車輛調(diào)度應(yīng)遵循先急后緩、合理安排的原則，確保車輛能夠及時滿足工作需求。2.車輛使用申請：各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前向行政部門提交車輛使用申請。申請內(nèi)容包括用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息。行政部門根據(jù)車輛調(diào)度情況和申請內(nèi)容，安排車輛使用。3.車輛鑰匙管理：車輛鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管，行政專員應(yīng)建立車輛鑰匙使用登記制度，記錄鑰匙的領(lǐng)取和歸還情況。4.車輛使用登記：車輛使用前，駕駛員應(yīng)填寫車輛使用登記表，注明用車時間、地點、事由、里程數(shù)等信息。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時歸還車輛鑰匙，并將車輛使用登記表交行政部門存檔。5.車輛維護與保養(yǎng)：行政部門負責制定車輛維護與保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行維護和保養(yǎng)。車輛維護與保養(yǎng)工作應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和標準進行，確保車輛性能良好、安全可靠。6.車輛費用管理：車輛費用包括燃油費、維修費、保險費等。行政部門應(yīng)建立車輛費用管理制度，對車輛費用進行嚴格控制和管理。車輛費用報銷應(yīng)按照公司/組織的財務(wù)制度進行審批和報銷。四、行政費用管理規(guī)范（一）費用預算行政部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制行政費用預算。行政費用預算應(yīng)包括辦公用品費用、會議費用、車輛費用、差旅費、通訊費、水電費等各項費用。費用預算應(yīng)詳細列出各項費用的預算金額、預算依據(jù)和預算時間。（二）費用審批行政費用報銷應(yīng)按照公司/組織的財務(wù)制度進行審批。報銷人員應(yīng)填寫費用報銷單，注明報銷事由、金額、發(fā)票號碼等信息，并附上相關(guān)發(fā)票和審批文件。費用報銷單經(jīng)部門負責人審核后，提交行政經(jīng)理審批。行政經(jīng)理應(yīng)根據(jù)費用預算和實際情況進行審批，確保費用支出合理、合規(guī)。（三）費用控制行政部門應(yīng)加強對行政費用的控制和管理，嚴格執(zhí)行費用預算。對于超預算的費用支出，應(yīng)提前向領(lǐng)導申請追加預算，并說明原因和必要性。行政部門應(yīng)定期對行政費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)費用支出中存在的問題，并采取有效措施進行改進。（四）費用核算與報銷行政部門應(yīng)按照公司/組織的財務(wù)制度進行行政費用的核算和報銷。費用報銷應(yīng)及時、準確，確保報銷憑證真實、合法、有效。行政部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對行政費用賬目，確保賬實相符。五、辦公環(huán)境管理規(guī)范（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.公司/組織辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。行政部門應(yīng)制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確清掃和消毒的時間、標準和責任人。2.各部門應(yīng)負責本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。不得在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾、雜物，不得隨地吐痰。3.行政部門應(yīng)設(shè)置專門的垃圾桶，并定期清理垃圾。垃圾應(yīng)分類存放，及時運至指定地點處理。（二）安全保衛(wèi)管理1.公司/組織應(yīng)建立健全安全保衛(wèi)制度，加強安全保衛(wèi)工作。行政部門應(yīng)負責制定安全保衛(wèi)工作計劃和措施，確保辦公區(qū)域的安全。2.辦公區(qū)域應(yīng)配備必要的安全保衛(wèi)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)、消防器材等。安全保衛(wèi)設(shè)施應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.行政部門應(yīng)加強對進出辦公區(qū)域人員和車輛的管理，嚴格執(zhí)行門禁制度。外來人員進入辦公區(qū)域應(yīng)進行登記，并經(jīng)相關(guān)部門或人員批準后方可進入。4.行政部門應(yīng)定期組織安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對于發(fā)現(xiàn)的安全問題，應(yīng)及時采取措施進行整改，并向領(lǐng)導匯報。（三）辦公秩序管理1.公司/組織辦公區(qū)域應(yīng)保持良好的辦公秩序，不得大聲喧嘩、打鬧、爭吵等。員工應(yīng)自覺遵守辦公秩序，維護良好的工作氛圍。2.行政部門應(yīng)加強對辦公區(qū)域內(nèi)公共設(shè)施的管理，不得隨意損壞公共設(shè)施。如需使用公共設(shè)施，應(yīng)提前向行政部門申請