PAGE檔案材料移送規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案材料移送流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案材料的移送工作，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、會(huì)議記錄等各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案材料移送工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：移送的檔案材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，不得篡改、偽造或遺漏重要信息。3.及時(shí)完整原則：檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)移送，確保檔案的完整性和連續(xù)性，避免出現(xiàn)檔案缺失或延誤移送的情況。4.安全保密原則：在檔案材料移送過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。二、檔案材料移送職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案材料移送規(guī)范制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.指導(dǎo)各部門做好檔案材料的收集、整理、分類和保管工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.負(fù)責(zé)接收各部門移送的檔案材料，進(jìn)行審核、登記、編號(hào)、上架等工作，并建立健全檔案管理臺(tái)賬。4.定期對(duì)檔案材料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，向公司/組織內(nèi)部其他部門或外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理、分類和初步審核工作，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案材料移送至檔案管理部門，并辦理移送手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.對(duì)本部門移送的檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，如有問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改和補(bǔ)充。（三）檔案接收部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收檔案管理部門移送的檔案材料，并進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和簽收。2.對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行妥善保管，確保檔案安全。3.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案利用情況和存在的問題。三、檔案材料移送流程（一）檔案材料整理1.檔案形成部門應(yīng)在檔案材料產(chǎn)生后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)，并編制檔案目錄。2.整理后的檔案材料應(yīng)裝訂整齊，紙張規(guī)格統(tǒng)一，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（二）檔案材料審核1.檔案形成部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。2.審核通過后，檔案形成部門應(yīng)在檔案目錄上簽字確認(rèn)，并注明審核日期。（三）檔案材料移送申請(qǐng)1.檔案形成部門如需將檔案材料移送至檔案管理部門，應(yīng)填寫《檔案材料移送申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移送原因等信息。2.《檔案材料移送申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（四）檔案材料移送審核1.檔案管理部門收到《檔案材料移送申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及移送手續(xù)是否齊全。2.如審核通過，檔案管理部門應(yīng)在《檔案材料移送申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并安排接收檔案材料的時(shí)間和人員。（五）檔案材料移送交接1.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理部門確定的時(shí)間和要求，將檔案材料移送至指定地點(diǎn)，并與檔案管理部門的接收人員進(jìn)行交接。2.在交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，確保一致無誤。交接完成后，雙方應(yīng)在《檔案材料移送清單》上簽字確認(rèn)。（六）檔案材料登記上架1.檔案管理部門接收檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，將檔案的名稱、數(shù)量、來源、移送時(shí)間等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并建立檔案管理臺(tái)賬。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案材料上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。四、檔案材料移送時(shí)間要求（一）定期移送1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將上月形成的檔案材料移送至檔案管理部門。2.對(duì)于年度終了形成的檔案材料，應(yīng)于次年[具體日期]前全部移送至檔案管理部門。（二）即時(shí)移送對(duì)于涉及公司/組織重大事項(xiàng)、緊急事件或特殊業(yè)務(wù)的檔案材料，檔案形成部門應(yīng)在事件結(jié)束或業(yè)務(wù)完成后[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)，及時(shí)將檔案材料移送至檔案管理部門。五、檔案材料移送質(zhì)量要求（一）完整性要求1.檔案材料應(yīng)包括文件的正本、副本、附件、簽批單、會(huì)議記錄、紀(jì)要等相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。2.對(duì)于重要文件的修改稿、補(bǔ)充說明等，應(yīng)一并移送，以便全面反映文件的形成過程和演變情況。（二）準(zhǔn)確性要求1.檔案材料中的文字表述應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，不得出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。2.檔案材料上的簽字、蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的要求。（三）規(guī)范性要求1.檔案材料應(yīng)按照公司/組織統(tǒng)一規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則、格式要求進(jìn)行整理和編制，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.檔案的裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得使用金屬物裝訂，以保證檔案的長(zhǎng)期保存和查閱。六、檔案材料移送監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案材料移送工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案材料的整理質(zhì)量、移送時(shí)間、移送手續(xù)等方面。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)整改，不斷完善檔案材料移送規(guī)范制度。七、檔案材料移送責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因檔案形成部門未按照規(guī)定及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地移送檔案材料，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問題的，由檔案形成部門承擔(dān)主要責(zé)任。2.因檔案管理部門審核把關(guān)不嚴(yán)、接收不及時(shí)或保管不善等原因，造成檔案材料丟失、損壞或延誤利用的，由檔案管理部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對(duì)于在檔案材料移送過程中故意篡改、偽造檔案信息或泄露檔案機(jī)密的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于責(zé)任部門或個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等相應(yīng)的處分。2.因檔案材料移送問題給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任部門或個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任