PAGE規(guī)范會(huì)務(wù)工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)務(wù)工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保會(huì)議各項(xiàng)任務(wù)的順利完成，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、股東會(huì)、管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義和繁瑣程序。2.實(shí)事求是原則：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，注重實(shí)際效果，解決實(shí)際問(wèn)題。3.分工協(xié)作原則：明確各部門(mén)在會(huì)議組織、服務(wù)等方面的職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)作配合，形成工作合力。4.安全保密原則：確保會(huì)議場(chǎng)所安全，做好會(huì)議文件、資料等的保密工作。二、會(huì)議組織與籌備（一）會(huì)議計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定本部門(mén)的會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，并報(bào)公司辦公室備案。2.公司辦公室負(fù)責(zé)匯總各部門(mén)會(huì)議計(jì)劃，結(jié)合公司整體工作安排，制定公司年度會(huì)議計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會(huì)議通知1.根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，由會(huì)議組織部門(mén)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、要求等內(nèi)容。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)采用書(shū)面通知或電子郵件通知的方式，并要求參會(huì)人員確認(rèn)是否參加。對(duì)于一般性會(huì)議，可采用電話通知或內(nèi)部辦公系統(tǒng)通知的方式。3.會(huì)議通知發(fā)出后，如遇特殊情況需要變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或議程等，應(yīng)提前[X]個(gè)小時(shí)通知參會(huì)人員。（三）會(huì)議材料準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議主題和議程，由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、發(fā)言稿、決議草案等。2.會(huì)議材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、重點(diǎn)突出，并提前[X]個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議材料的收集、整理和歸檔工作。（四）會(huì)議場(chǎng)所布置1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類(lèi)型，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)所，并提前進(jìn)行布置。會(huì)議場(chǎng)所應(yīng)整潔、舒適、通風(fēng)良好，具備必要的會(huì)議設(shè)備和設(shè)施，如音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)、桌椅等。2.在會(huì)議場(chǎng)所入口處設(shè)置簽到處，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到工作，并準(zhǔn)備好簽到表、筆等物品。3.根據(jù)會(huì)議需要，在會(huì)議場(chǎng)所內(nèi)設(shè)置指示牌、座位牌等，引導(dǎo)參會(huì)人員就座。（五）會(huì)議服務(wù)安排1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類(lèi)型，安排相應(yīng)的會(huì)議服務(wù)人員，包括會(huì)議主持人、記錄員、茶水服務(wù)員等。2.會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如調(diào)試會(huì)議設(shè)備、擺放茶水等。3.在會(huì)議期間，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議場(chǎng)所，歸還會(huì)議設(shè)備和設(shè)施。三、會(huì)議召開(kāi)（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求，提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所，在簽到處簽到。2.對(duì)于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催促，并記錄其遲到情況。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，掌握會(huì)議時(shí)間和節(jié)奏。2.在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員，并宣布會(huì)議開(kāi)始。3.在會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，確保會(huì)議秩序井然，避免出現(xiàn)跑題、爭(zhēng)吵等情況。4.在會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，明確下一步工作任務(wù)和要求，并宣布會(huì)議結(jié)束。（三）會(huì)議發(fā)言1.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程安排，依次進(jìn)行發(fā)言。發(fā)言?xún)?nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長(zhǎng)和空洞。2.在發(fā)言過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)注意語(yǔ)言表達(dá)和舉止禮儀，尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話。3.對(duì)于重要會(huì)議，參會(huì)人員的發(fā)言應(yīng)提前準(zhǔn)備好書(shū)面材料，并在發(fā)言時(shí)提交給會(huì)議組織部門(mén)。（四）會(huì)議討論1.根據(jù)會(huì)議需要，組織參會(huì)人員進(jìn)行討論。討論應(yīng)圍繞會(huì)議主題展開(kāi)，充分發(fā)表意見(jiàn)和建議，形成共識(shí)。2.在討論過(guò)程中，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行深入思考和交流，避免出現(xiàn)表面化、形式化的討論。3.對(duì)于討論中出現(xiàn)的分歧和爭(zhēng)議，會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，尋求解決問(wèn)題的最佳方案。（五）會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、發(fā)言?xún)?nèi)容、討論情況及決議等內(nèi)容。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀，不得遺漏重要信息。記錄方式可采用手寫(xiě)記錄或電子記錄。3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并將會(huì)議記錄發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。對(duì)于重要會(huì)議的會(huì)議記錄，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、會(huì)議決議與執(zhí)行（一）會(huì)議決議1.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)形成會(huì)議決議。會(huì)議決議應(yīng)明確會(huì)議討論的主要問(wèn)題、達(dá)成的共識(shí)、做出的決定及下一步工作任務(wù)和要求等內(nèi)容。2.會(huì)議決議應(yīng)由會(huì)議主持人審核簽字，并加蓋公司公章或會(huì)議組織部門(mén)印章。3.會(huì)議決議應(yīng)及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)，確保決議內(nèi)容得到傳達(dá)和落實(shí)。（二）決議執(zhí)行1.相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)按照會(huì)議決議要求，認(rèn)真履行職責(zé)，按時(shí)完成工作任務(wù)。2.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決議執(zhí)行情況。3.對(duì)于未按時(shí)完成會(huì)議決議任務(wù)的部門(mén)和人員，公司辦公室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)，并將情況反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)。五、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類(lèi)型，提前編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確會(huì)議所需的各項(xiàng)費(fèi)用，如會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用、會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用、會(huì)議材料印刷費(fèi)用、茶水飲料費(fèi)用、餐飲費(fèi)用等，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格控制，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、節(jié)約。對(duì)于超出預(yù)算的費(fèi)用，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)憑證，并按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。報(bào)銷(xiāo)憑證上應(yīng)注明會(huì)議名稱(chēng)（或項(xiàng)目名稱(chēng)）、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、費(fèi)用明細(xì)等內(nèi)容。3.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)憑證，對(duì)符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的費(fèi)用予以報(bào)銷(xiāo)，對(duì)不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)。六、會(huì)議保密管理（一）保密范圍1.會(huì)議涉及的公司機(jī)密信息，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等。2.參會(huì)人員在會(huì)議過(guò)程中知悉的其他不宜公開(kāi)的信息。（二）保密措施1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所，并對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)等。2.在會(huì)議期間嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議場(chǎng)所，參會(huì)人員不得擅自將會(huì)議資料帶出會(huì)議場(chǎng)所。如需帶出，應(yīng)經(jīng)會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議場(chǎng)所，收回會(huì)議資料，確保會(huì)議資料不丟失、不泄露。4.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得在會(huì)