PAGE關鍵件采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司關鍵件采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購的關鍵件符合質量、技術、交付等要求，保障公司生產運營的順利進行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內涉及關鍵件采購的所有部門和人員，包括但不限于采購部門、生產部門、質量部門、技術部門等。所涉及的關鍵件是指對公司產品質量、性能、安全、功能等具有重大影響的零部件、原材料、設備等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，所采購的關鍵件必須滿足公司產品設計和生產要求。3.成本效益原則：在保證關鍵件質量和交付的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公正的程序，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會。5.風險管理原則：對采購過程中的各種風險進行識別、評估和控制，降低采購風險對公司造成的不利影響。二、采購需求管理（一）需求提出1.生產部門：根據生產計劃和庫存情況，提前向采購部門提出關鍵件采購需求。需求應明確關鍵件的名稱、規(guī)格型號、數量、交貨時間等詳細信息，并附上相關技術要求和質量標準。2.技術部門：在新產品研發(fā)或產品技術變更時，及時向采購部門提供關鍵件的技術要求和規(guī)格變更信息，協助采購部門進行采購決策。3.其他部門：如因設備維修、項目建設等需要采購關鍵件，應向采購部門提交詳細的需求申請，說明采購的必要性和預期使用時間。（二）需求審核1.采購部門：收到采購需求后，對需求的合理性、準確性進行初步審核。審核內容包括需求是否與生產計劃或項目進度相匹配、規(guī)格型號是否明確、數量是否準確等。2.技術部門：對涉及技術要求的關鍵件采購需求進行技術審核，確保采購的關鍵件能夠滿足產品的技術性能要求。3.財務部門：從成本控制角度對采購需求進行審核，評估采購預算的合理性，確保采購費用在公司預算范圍內。（三）需求變更管理1.在采購合同簽訂前，如因生產計劃調整、技術變更等原因需要變更采購需求，需求提出部門應填寫《采購需求變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容和影響，并按照需求提出流程進行審核。2.采購部門根據審核后的變更申請，及時與供應商溝通協商，調整采購合同條款或重新簽訂采購合同。3.因需求變更導致采購成本增加或交貨期延遲的，應進行詳細的成本效益分析和風險評估，并報公司相關領導審批。三、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據公司關鍵件采購需求和供應商評價標準，對潛在供應商進行篩選，確定符合條件的供應商名單。2.供應商評估：組織相關部門對篩選出的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、技術研發(fā)能力、售后服務水平、信譽狀況等。3.供應商選定：根據評估結果，采購部門會同技術、質量等部門綜合評審，選定合格的供應商。對于重要關鍵件的供應商，應報公司高層領導審批。（二）供應商審核1.定期審核：采購部門每年定期對供應商進行審核，審核內容包括供應商的資質文件、生產過程控制、質量檢驗記錄、環(huán)保措施等。2.專項審核：當出現以下情況時，對供應商進行專項審核：供應商產品質量出現重大問題、供應商生產工藝發(fā)生重大變更、法律法規(guī)或行業(yè)標準有新的要求等。3.審核結果處理：根據審核結果，對合格供應商繼續(xù)保持合作關系；對存在問題的供應商，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其供應商資格。（三）供應商激勵與淘汰1.供應商激勵：建立供應商激勵機制，對在產品質量、交貨期、售后服務等方面表現優(yōu)秀的供應商給予表彰、獎勵或增加訂單份額等激勵措施。2.供應商淘汰：對于出現以下情況的供應商，予以淘汰：連續(xù)多次出現產品質量問題、交貨期嚴重延誤、違反法律法規(guī)或公司采購制度、信譽嚴重受損等。3.淘汰流程：采購部門提出淘汰供應商的建議，經相關部門審核后，報公司領導批準。采購部門及時通知被淘汰供應商，并做好相關后續(xù)工作，如庫存清理、合同終止等。四、采購流程（一）采購計劃制定1.采購部門根據審核后的采購需求，結合供應商交貨周期、庫存情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購關鍵件的名稱、規(guī)格型號、數量、交貨時間、供應商等詳細信息。2.將采購計劃提交給采購部門負責人審核，審核通過后，按照公司內部審批流程報相關領導審批。（二）采購訂單下達1.根據審批后的采購計劃，采購部門向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確雙方的權利和義務，包括關鍵件的規(guī)格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式等條款。2.在采購訂單下達前，采購部門應與供應商就訂單條款進行溝通確認，確保雙方理解一致。（三）采購合同簽訂1.對于金額較大、采購周期較長或重要關鍵件的采購，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應遵循相關法律法規(guī)和公司合同管理規(guī)定，明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、完整性和有效性。2.采購合同簽訂前，應提交給公司法律部門或法律顧問進行審核，審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂合同。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.供應商備貨：采購部門跟蹤供應商的備貨情況，確保供應商按照采購訂單要求按時備貨。如發(fā)現供應商有備貨延遲等問題，及時與供應商溝通協調，督促其加快備貨進度。2.運輸安排：對于需要運輸的關鍵件，采購部門負責協調運輸事宜，選擇合適的運輸方式和運輸公司，確保關鍵件安全、及時送達公司。3.到貨通知：采購部門在關鍵件預計到貨前，通知相關部門做好驗收準備工作。同時，跟蹤運輸狀態(tài)，及時掌握關鍵件的到貨時間和地點。五、驗收管理（一）驗收準備1.成立驗收小組：由采購部門、質量部門、使用部門等相關人員組成驗收小組，明確各成員的職責。2.制定驗收方案：根據關鍵件的特點和采購合同要求，制定詳細的驗收方案，明確驗收標準、驗收方法、驗收流程等。3.準備驗收文件：收集與關鍵件驗收相關的文件資料，如采購合同、技術協議、質量標準、檢驗報告等，作為驗收的依據。（二）驗收實施1.外觀檢查：驗收小組首先對關鍵件的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、生銹等缺陷。2.數量核對：按照采購合同和送貨清單，核對關鍵件的數量是否相符。3.質量檢驗：依據質量標準和檢驗方法，對關鍵件的質量進行檢驗?？刹捎贸闄z或全檢的方式，檢驗內容包括關鍵件的尺寸、性能、材質等。4.性能測試：對于需要進行性能測試的關鍵件，按照相關標準和要求進行測試，確保其性能符合規(guī)定。（三）驗收結果處理1.驗收合格：經驗收小組檢查，關鍵件的數量、質量、性能等均符合采購合同要求的，驗收合格。驗收小組出具《驗收報告》，辦理入庫手續(xù)或直接投入使用。2.驗收不合格：如關鍵件存在數量短缺、質量問題或性能不符合要求等情況，驗收小組出具《不合格報告》，注明不合格原因。采購部門及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、整改等措施，直至驗收合格。如因供應商原因導致驗收不合格，給公司造成損失的，按照采購合同約定追究供應商的責任。六、付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應商提供的發(fā)票、送貨清單等付款憑證后，核對無誤后填寫《付款申請表》，詳細說明采購關鍵件的名稱、規(guī)格型號、數量、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并附上相關證明文件。2.將《付款申請表》提交給采購部門負責人審核，審核通過后，按照公司內部審批流程報相關領導審批。（二）付款審批1.財務部門審核：財務部門對付款申請進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，采購合同的執(zhí)行情況，付款金額是否準確等。2.其他部門審核：涉及采購關鍵件用于項目建設或固定資產投資的，還需經過項目管理部門或資產管理部門審核，確認關鍵件已投入使用且符合相關要求。3.領導審批：經財務部門和相關部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導根據公司資金狀況、采購合同約定等因素進行審批。（三）付款執(zhí)行1.財務部門根據領導審批后的付款申請，按照公司財務管理制度和付款流程進行付款操作。付款方式可根據采購合同約定和公司實際情況選擇銀行轉賬、支票、匯票等方式。2.在付款過程中，財務部門應及時與供應商溝通確認付款信息，確保付款順利進行。同時，做好付款記錄和賬務處理，保證財務數據的準確性和完整性。七、采購文檔管理（一）文檔分類1.采購需求文檔：包括采購需求申請表、需求變更申請表等，記錄采購關鍵件的原始需求和變更情況。2.供應商文檔：涵蓋供應商信息登記表、供應商評估報告、供應商審核記錄等，對供應商的基本情況、評估審核結果進行記錄。3.采購合同文檔：包含采購訂單、采購合同等，明確采購雙方的權利和義務，以及采購關鍵件的詳細條款。4.驗收文檔：如驗收報告、不合格報告等，記錄關鍵件的驗收過程和結果。5.付款文檔：包括付款申請表、發(fā)票、付款憑證等，用于跟蹤采購付款情況。（二）文檔保存1.采購部門負責對采購過程中產生的各類文檔進行整理、分類和編號，確保文檔的完整性和準確性。2.將采購文檔按照年度、類別進行歸檔保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。重要采購文檔應進行電子備份和紙質備份，以防丟失或損壞。3.建立采購文檔查閱制度，明確查閱權限和查閱流程。公司內部人員如需查閱采購文檔，應填寫《采購文檔查閱申請表》，經相關部門負責人審批后，到采購部門查閱。查閱過程中應做好記錄，確保文檔的安全和保密。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部審計監(jiān)督：公司內部審計部門定期對關鍵件采購業(yè)務進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購文檔是否完整等，發(fā)現問題及時提出整改意見。2.采購部門自查：采購部門定期對自身采購業(yè)務進行自查，發(fā)現問題及時整改，并將自查情況報告給公司領導。3.其他部門監(jiān)督：公司其他部門有權對關鍵件采購過程進行監(jiān)督，如發(fā)現違規(guī)行為或不合理情況，可向采購部門或公司領導反映。（二）考核指標1.采購質量指標：如關鍵件驗收合格率、因采購質量問題導致的產品故障率等。2.采購成本指標：包括采購價格合理性、采購成本節(jié)約率等。3.采購交貨期指標：如按時交貨率、交貨延遲天數等。4.供應商管理指標：如供應商投訴率、供應商合作滿意度等。（三）考核與獎懲1.采購部門定