PAGE銀行規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和銀行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機(jī)構(gòu)的所有部門和員工，涵蓋各類業(yè)務(wù)檔案、管理檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：銀行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及銀行機(jī)密和客戶隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全行檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和銀行內(nèi)部檔案管理制度。2.制定和完善銀行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全行員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案和管理檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類銀行檔案分為以下幾大類：1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類存款、貸款、結(jié)算、信用卡、國際業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料。2.管理檔案：涵蓋銀行行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的文件材料。3.人事檔案：記錄員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)教育等情況的檔案。4.科技檔案：有關(guān)銀行信息系統(tǒng)建設(shè)、軟件開發(fā)、硬件設(shè)備維護(hù)等方面的技術(shù)文檔。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)和重要事件的資料。6.實(shí)物檔案：如銀行頒發(fā)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品等實(shí)物。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別賦予不同的類別代碼，如業(yè)務(wù)檔案用“Y”表示，管理檔案用“G”表示，人事檔案用“R”表示，科技檔案用“K”表示，聲像檔案用“S”表示，實(shí)物檔案用“W”表示。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的業(yè)務(wù)檔案，編號(hào)為“2023Y0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作中形成的各類文件材料，包括但不限于：1.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、申請(qǐng)書、審批表、報(bào)表等。2.會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、工作計(jì)劃、規(guī)章制度等管理文件。3.員工入職登記表、考核表、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲決定等人事資料。4.系統(tǒng)開發(fā)文檔、技術(shù)方案、測試報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等科技文件。5.照片、錄音、錄像等聲像資料的原始載體及文字說明。6.實(shí)物檔案的相關(guān)證書、獎(jiǎng)?wù)录罢f明材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，不得延誤。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、編號(hào)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編目，包括文件名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，并填寫檔案目錄清單。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.按照檔案類別和保管期限，將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放索引，便于快速查找。五、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：反映銀行主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)銀行有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要業(yè)務(wù)合同、重大事件記錄等。2.長期保管：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)銀行工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年，如一般性業(yè)務(wù)檔案、中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)銀行工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下，如臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件、一般性會(huì)議記錄等。（二）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，應(yīng)做好登記和安全檢查工作。（三）保管措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、更換包裝等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如照片應(yīng)進(jìn)行沖印或數(shù)字化處理后妥善保管，錄音、錄像資料應(yīng)定期進(jìn)行轉(zhuǎn)錄和檢查，實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行專柜存放，并做好防護(hù)和標(biāo)識(shí)工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專家組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的具體實(shí)施。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)銀行主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，防止檔案丟失或遺漏。3.檔案銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》作為檔案資料永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本行員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。2.外部單位因?qū)徲?jì)、法律訴訟、合作交流等原因，需要查閱本行檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外提供利用。（二）利用手續(xù)1.本行員工查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱本行檔案資料，應(yīng)提前向銀行提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，并提供相關(guān)證明文件。經(jīng)銀行主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱或借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或損毀檔案。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱或借閱檔案資料完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的銀行檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括文件名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，并支持批量錄入和掃描錄入。2.檔案存儲(chǔ)：將電子化檔案存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，采用合理的存儲(chǔ)架構(gòu)和備份策略，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別、編號(hào)等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案資料。4.檔案利用：支持在線查閱、借閱、下載、打印等功能，同時(shí)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)分析。5.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全性和保密性。6.系統(tǒng)維護(hù)：對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，功能不斷完善。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度和操作規(guī)程，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，保障網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)傳輸安全。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)用戶的安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識(shí)和操作技能，防止因用戶誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.銀行內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管和利用的安全性等方面的問題，并提出審計(jì)意見和建議。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案管理工作。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)可靠。3.檔案保管和利用的安全性，包括檔案庫房的安全設(shè)施是否完好，檔案信息是否保密，檔案利用手續(xù)是否規(guī)范等。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，檢查系統(tǒng)功能是否正常，數(shù)據(jù)是否安全，用戶操作是否規(guī)范等。（三）問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中