PAGE外事資料制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外事資料管理，確保外事工作的順利開(kāi)展，維護(hù)公司利益，特制定本制度規(guī)范。本制度旨在規(guī)范外事資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享及保密等環(huán)節(jié)，提高外事工作效率，保障外事信息安全。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外事活動(dòng)的部門(mén)和人員，包括但不限于國(guó)際業(yè)務(wù)拓展、對(duì)外交流合作、外事接待等相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法性原則：外事資料管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)國(guó)際條約和慣例，確保所有資料的收集、處理和使用符合法律要求。2.真實(shí)性原則：外事資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映外事活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改信息。3.完整性原則：全面收集與外事活動(dòng)相關(guān)的各類資料，確保資料的完整性，以便為外事決策、工作開(kāi)展及后續(xù)總結(jié)提供充分依據(jù)。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等敏感信息的外事資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：統(tǒng)一規(guī)范外事資料的格式、內(nèi)容要求及管理流程，確保資料的規(guī)范性和一致性，便于管理和查詢。二、外事資料的分類與范圍（一）外事文件類1.上級(jí)部門(mén)下發(fā)的外事政策文件、通知、規(guī)定等：包括國(guó)家及地方政府對(duì)外事工作的指導(dǎo)意見(jiàn)、管理辦法等，是公司開(kāi)展外事活動(dòng)的政策依據(jù)。2.公司制定的外事規(guī)章制度、工作流程、應(yīng)急預(yù)案等：明確公司外事工作的內(nèi)部規(guī)范和操作要求，確保外事活動(dòng)有序進(jìn)行。3.外事會(huì)議紀(jì)要：記錄外事會(huì)議的主要內(nèi)容、決策事項(xiàng)及工作安排，是傳達(dá)會(huì)議精神、指導(dǎo)后續(xù)工作的重要文件。（二）外事活動(dòng)資料類1.外事活動(dòng)策劃方案：詳細(xì)規(guī)劃外事活動(dòng)的目標(biāo)、內(nèi)容、流程、參與人員、時(shí)間安排及預(yù)算等，為活動(dòng)的順利開(kāi)展提供指導(dǎo)。2.邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬、日程安排、接待計(jì)劃等：與外事活動(dòng)相關(guān)的各類邀請(qǐng)文件及活動(dòng)期間的日程安排和接待計(jì)劃，體現(xiàn)活動(dòng)的組織和協(xié)調(diào)情況。3.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻等資料：直觀記錄外事活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)情況，包括活動(dòng)場(chǎng)景、嘉賓交流、重要儀式等，為活動(dòng)總結(jié)和宣傳提供素材。4.活動(dòng)成果報(bào)告：總結(jié)外事活動(dòng)的成效、達(dá)成的目標(biāo)、取得的經(jīng)驗(yàn)及存在的問(wèn)題等，為后續(xù)外事工作提供參考。（三）外事合作項(xiàng)目資料類1.合作項(xiàng)目協(xié)議、合同：明確公司與國(guó)外合作伙伴在項(xiàng)目合作中的權(quán)利、義務(wù)、合作內(nèi)容、期限、費(fèi)用等條款，是項(xiàng)目實(shí)施的法律依據(jù)。2.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告：對(duì)合作項(xiàng)目的技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、環(huán)境影響等進(jìn)行全面分析和論證，為項(xiàng)目決策提供依據(jù)。3.項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告：定期匯報(bào)合作項(xiàng)目的工作進(jìn)度、階段性成果、遇到的問(wèn)題及解決方案等，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。4.項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：在項(xiàng)目完成后，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施情況、成果質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行全面評(píng)估和驗(yàn)收，總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。（四）外事人員資料類1.外事工作人員的簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、資質(zhì)證書(shū)等：記錄外事工作人員的基本信息、專業(yè)技能培訓(xùn)情況及相關(guān)資質(zhì)證書(shū)，為人員管理和調(diào)配提供參考。2.外事人員的出國(guó)（境）審批文件、護(hù)照簽證信息、境外行程安排等：涉及外事人員出國(guó)（境）開(kāi)展工作的相關(guān)審批文件及行程信息，確保人員出入境合規(guī)及行程安全。（五）外事往來(lái)信函類1.與國(guó)外機(jī)構(gòu)、企業(yè)、個(gè)人的往來(lái)信件、郵件、傳真等：包括商務(wù)溝通、合作洽談、信息交流等方面的信函，是外事交流的重要書(shū)面記錄。2.對(duì)外宣傳資料：如公司宣傳冊(cè)、產(chǎn)品介紹、文化資料等，用于向國(guó)外合作伙伴、客戶等展示公司形象和業(yè)務(wù)情況。三、外事資料的收集與整理（一）收集責(zé)任1.外事活動(dòng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)活動(dòng)期間各類資料的收集工作，明確專人負(fù)責(zé)資料的及時(shí)收集和整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.涉及外事合作項(xiàng)目的部門(mén)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的收集，按照項(xiàng)目進(jìn)展階段及時(shí)整理歸檔相關(guān)資料。3.外事往來(lái)信函由收發(fā)部門(mén)或個(gè)人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交外事資料管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一整理。（二）收集要求1.收集的外事資料應(yīng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范、字跡清晰，確保資料的原始性和真實(shí)性。2.對(duì)于電子資料，應(yīng)確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性，并及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)資料存在缺失或不完整的情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充，確保資料的全面性。（三）整理方法1.按照外事資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，建立清晰的資料目錄和索引，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并在封面注明資料名稱、日期、來(lái)源等信息；對(duì)于電子資料，應(yīng)按照規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，并命名清晰準(zhǔn)確。3.對(duì)整理后的外事資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)于不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行修正或補(bǔ)充。四、外事資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門(mén)的外事資料檔案室，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、密集架、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)施等，確保紙質(zhì)資料的安全存儲(chǔ)。2.建立電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用服務(wù)器存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)等方式，對(duì)外事電子資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.外事文件類資料，按照國(guó)家檔案管理規(guī)定及公司相關(guān)要求確定保管期限，一般分為長(zhǎng)期、中期和短期保管。2.外事活動(dòng)資料類、外事合作項(xiàng)目資料類等，根據(jù)項(xiàng)目的重要性和后續(xù)參考價(jià)值確定保管期限，原則上應(yīng)保存至項(xiàng)目結(jié)束后一定期限。3.外事人員資料類，保存至外事人員離職后一定期限，以確保人員信息的完整性和可追溯性。4.外事往來(lái)信函類，根據(jù)信函的重要性和涉及事項(xiàng)的性質(zhì)確定保管期限，重要信函應(yīng)長(zhǎng)期保存。（三）保管責(zé)任1.外事資料檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的日常保管工作，定期對(duì)資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保資料的完好無(wú)損。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的外事資料，應(yīng)按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保資料管理的時(shí)效性和安全性。3.在資料保管過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，同時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、外事資料的使用與共享（一）使用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外事資料的，應(yīng)填寫(xiě)《外事資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱及查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到外事資料管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司核心機(jī)密或重要外事信息的資料，查閱權(quán)限僅限于公司高層管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，并需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外事資料原則上不得外借，如有特殊情況需要外借的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，明確歸還期限和保密責(zé)任。（二）共享范圍1.外事資料的共享應(yīng)遵循最小化原則，根據(jù)工作需要，僅限于相關(guān)部門(mén)和人員之間共享，確保資料的保密性和安全性。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等敏感信息的外事資料，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的共享和傳播。3.在與國(guó)外合作伙伴進(jìn)行資料共享時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守雙方簽訂的保密協(xié)議和相關(guān)法律法規(guī)，確保公司利益不受損害。（三）使用規(guī)范1.使用外事資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度和相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改資料內(nèi)容。2.如需對(duì)外提供外事資料，應(yīng)按照公司對(duì)外信息發(fā)布流程進(jìn)行審核和審批，確保資料的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.使用后的外事資料應(yīng)及時(shí)歸還外事資料管理部門(mén)，不得隨意丟棄或留存。六、外事資料的保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等敏感信息的外事資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、嚴(yán)格訪問(wèn)權(quán)限控制等保密措施，防止信息泄露。2.在資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和共享過(guò)程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摶蛱幚砻舾型馐沦Y料。3.加強(qiáng)對(duì)外事資料管理場(chǎng)所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入資料存儲(chǔ)區(qū)域。（二）保密培訓(xùn)1.定期組織外事工作人員參加保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能，使其熟悉外事資料保密管理的相關(guān)規(guī)定和要求。2.在新員工入職培訓(xùn)及外事工作專項(xiàng)培訓(xùn)中，應(yīng)將保密教育作為重要內(nèi)容，確保所有外事工作人員了解保密責(zé)任和義務(wù)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.外事資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)外事資料的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)將外事資料保密管理納入審計(jì)范圍，定期對(duì)外事資料的管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保保密制度得到有效執(zhí)行。七、外事資料的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.對(duì)紙質(zhì)外事資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映原始資料內(nèi)容。2.掃描后的電子資料應(yīng)按照規(guī)范的命名和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理，建立電子索引目錄，便于快速檢索和查詢。3.對(duì)數(shù)字化資料進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量符合要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)于不符合要求的數(shù)字化資料及時(shí)進(jìn)行重新掃描或修正。（二）數(shù)字化存儲(chǔ)與備份1.將數(shù)字化外事資料存儲(chǔ)于公司電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)中，按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問(wèn)性。2.定期對(duì)數(shù)字化資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)測(cè)試機(jī)制，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）數(shù)字化利用1.利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)外事資料進(jìn)行檢索、分析和統(tǒng)計(jì)，提高資料的利用效率和管理水平。例如，通過(guò)關(guān)鍵詞檢索功能快速查找所需資料，利用數(shù)據(jù)分析工具對(duì)外事活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為外事決策提供支持。2.推動(dòng)外事資料的數(shù)字化共享，通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或?qū)ｉT(mén)的外事資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)和人員之間的數(shù)字化資料共享，提高工作協(xié)同效率。八、外事資料的銷毀與處置（一）銷毀條件1.外事資料達(dá)到保管期限，且經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致外事資料不再具有使用價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀處理。3.外事資料在保管過(guò)程中出現(xiàn)損壞、遺失等情況，無(wú)法修復(fù)或找回，且確認(rèn)對(duì)公司無(wú)重大影響的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.外事資料管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《外事資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由外事資料管理部門(mén)會(huì)同公司相關(guān)部門(mén)（如審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等）共同實(shí)施銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并形成銷毀記錄文件。4.對(duì)于電子外事資料的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行多次覆蓋，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。（三）處置要求1.外事資料銷毀應(yīng)在安全、環(huán)保的前提下進(jìn)行，避免對(duì)環(huán)境