PAGE規(guī)范學(xué)校檔案室制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案室對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各個歷史時期形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨立的檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設(shè)施。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案利用服務(wù)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識。5.對學(xué)校各部門、各單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.根據(jù)檔案管理工作的要求，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全與保密。及時對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學(xué)校各項工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。5.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與歸檔（一）歸檔范圍學(xué)校檔案主要包括黨群工作檔案、行政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、儀器設(shè)備檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案等十大類。具體歸檔范圍按照國家檔案局和教育部聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。1.學(xué)校各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照歸檔范圍和要求，及時將本部門形成的各類文件材料收集齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行初步整理，分類存放，確保文件材料的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.每年[具體時間]前，各部門、各單位應(yīng)將上一年度形成的檔案整理后移交學(xué)校檔案室。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，制成材料符合檔案保護要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時間順序或重要程度進行排列，編號應(yīng)科學(xué)規(guī)范，便于查找和管理。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照檔案的類別，將檔案分為黨群工作檔案、行政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、儀器設(shè)備檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案等十大類。每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和特點進行細(xì)分。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如“202[年度]XG001”，其中“XG”表示行政管理檔案類別，“001”表示該類別下的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱來源、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊，便于查找利用。（三）整理流程1.接收檔案檔案管理人員接收各部門移交的檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和移交清單，確保檔案齊全完整。2.初步審核對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對不符合要求的檔案及時退回原部門進行補充或修正。3.分類整理按照檔案整理原則和方法，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作。整理過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始面貌，不得隨意更改或丟失檔案內(nèi)容。4.裝訂成冊將整理好的檔案按照類別和編號順序裝訂成冊，裝訂應(yīng)牢固整齊，便于翻閱和保管。5.上架存放將裝訂成冊的檔案上架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的溫度、濕度條件，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、防盜窗、窗簾、吸塵器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序上架存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等裝具存放，裝具應(yīng)牢固、整齊、美觀，符合檔案保管要求。3.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全與完整。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如學(xué)校章程、重要會議記錄、重大決策文件等；長期保管的檔案保管期限為[具體時長]年，主要是反映學(xué)校一般工作活動和具有一定查考利用價值的檔案，如教學(xué)計劃、科研項目申報材料等；短期保管的檔案保管期限為[具體時長]年，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般性文件、臨時性通知等。檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案局和教育部聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、存放有序。2.清查檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.根據(jù)需要利用原則檔案利用應(yīng)根據(jù)利用者的實際需要，提供準(zhǔn)確、有效的檔案信息，滿足利用者的合理需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案及相關(guān)檔案。2.學(xué)校教職工因工作需要，可查閱、借閱本人形成的檔案及與本人工作相關(guān)的檔案。3.學(xué)生因?qū)W習(xí)、研究等需要，可查閱、借閱本人學(xué)籍檔案及與本人學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案。4.校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)按照檔案查閱審批程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）利用方式1.利用者可到檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助利用者進行查閱。2.借閱利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案室審批。檔案室應(yīng)根據(jù)利用者的申請，審核借閱資格和借閱期限，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體時長]天，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后經(jīng)檔案室審批。檔案室應(yīng)根據(jù)利用者的申請，審核復(fù)制內(nèi)容和復(fù)制方式，批準(zhǔn)后辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（四）利用審批1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位查閱、借閱本部門形成的檔案及相關(guān)檔案，由本部門負(fù)責(zé)人審批。2.學(xué)校教職工查閱、借閱本人形成的檔案及與本人工作相關(guān)的檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.學(xué)生查閱、借閱本人學(xué)籍檔案及與本人學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案，由所在學(xué)院輔導(dǎo)員審批。4.校外單位查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、查閱期限等信息，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，審核檔案鑒定意見，決定檔案的銷毀等重大事項。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案管理人員應(yīng)逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合評估法結(jié)合檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案進行綜合評估，判斷檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案是否需要銷毀。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.失去保存價值的檔案已過保管期限，且在今后工作中不再具有查考利用價值的檔案。2.重復(fù)、冗余的檔案內(nèi)容重復(fù)、信息冗余，可通過其他檔案或資料替代的檔案。3.內(nèi)容不真實、不準(zhǔn)確的檔案經(jīng)核實，檔案內(nèi)容存在虛假、錯誤等情況，無法作為有效憑證或參考依據(jù)的檔案。4.不符合檔案管理要求的檔案檔案載體損壞、字跡模糊、無法辨認(rèn)，或不符合檔案整理規(guī)范和保管要求，無法進行修復(fù)或補救的檔案。（五）鑒定程序1.檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限和實際利用情況，對達到保管期限的檔案進行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進行審查鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案銷毀清單一式兩份，一份隨檔案一同銷毀，一份留存檔案室備查。4