PAGE規(guī)范涉密檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織涉密檔案管理，確保涉密檔案的安全與保密，防止涉密信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等各類(lèi)涉密檔案的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：遵循國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉密檔案采取嚴(yán)格的保密措施，確保信息不被非法獲取、泄露、篡改或丟失。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)涉密檔案的密級(jí)程度，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理，明確各級(jí)管理職責(zé)和權(quán)限。3.全程管控原則：對(duì)涉密檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷(xiāo)毀等全過(guò)程進(jìn)行有效管控。4.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展涉密檔案管理工作，確保制度合法有效。二、涉密檔案的界定與密級(jí)劃分（一）涉密檔案的界定1.涉及國(guó)家秘密的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于國(guó)家重大決策、國(guó)防軍事、外交情報(bào)、科學(xué)技術(shù)等方面的信息。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密的信息，如產(chǎn)品研發(fā)、營(yíng)銷(xiāo)策略、客戶(hù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露可能導(dǎo)致公司/組織經(jīng)濟(jì)利益受損或市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)喪失。3.涉及工作秘密的文件、資料等，如內(nèi)部工作流程、未公開(kāi)的工作方案、人事任免等，泄露后可能影響公司/組織正常工作秩序。（二）密級(jí)劃分1.絕密級(jí)：最重要的涉密檔案，泄露后會(huì)使國(guó)家或公司/組織的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級(jí)：重要的涉密檔案，泄露后會(huì)使國(guó)家或公司/組織的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害。3.秘密級(jí)：一般的涉密檔案，泄露后會(huì)使國(guó)家或公司/組織的安全和利益遭受一定的損害。三、涉密檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善涉密檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)對(duì)涉密檔案的管理工作。3.負(fù)責(zé)涉密檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管等工作。4.對(duì)涉密檔案的密級(jí)變更、解密等進(jìn)行審核和管理。5.組織開(kāi)展涉密檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)生的涉密檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.嚴(yán)格按照涉密檔案管理制度使用和保管本部門(mén)的涉密檔案，確保檔案安全。3.對(duì)本部門(mén)工作人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)，防止涉密檔案泄露。4.在工作中如需查閱、借閱涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）涉密檔案管理人員職責(zé)1.熟悉國(guó)家保密法律法規(guī)和公司/組織涉密檔案管理制度，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)涉密檔案的日常管理工作，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)涉密檔案的借閱、使用、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。4.定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.協(xié)助做好涉密檔案的銷(xiāo)毀工作。四、涉密檔案的形成與收集（一）文件起草與審核1.各部門(mén)在起草涉及涉密內(nèi)容的文件時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)注密級(jí)，并按照保密要求進(jìn)行起草。2.文件起草完成后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合保密規(guī)定，密級(jí)標(biāo)注準(zhǔn)確。（二）資料收集與整理1.各部門(mén)在工作中形成的涉密資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，確保資料的完整性。2.對(duì)收集到的涉密資料，應(yīng)按照密級(jí)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，便于后續(xù)管理。（三）移交與登記1.各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的涉密檔案移交檔案管理部門(mén)，并填寫(xiě)移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的涉密檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)、移交時(shí)間等信息。五、涉密檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)涉密檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照不同的密級(jí)、類(lèi)別、年度等進(jìn)行排列。2.去除涉密檔案中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，并進(jìn)行裝訂或裝盒。3.對(duì)涉密檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢(xún)和管理。（二）歸檔方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題等分類(lèi)方法進(jìn)行歸檔。2.建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的歸檔方式，確保檔案信息的一致性和完整性。3.對(duì)歸檔后的涉密檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、日期、保管期限等信息。六、涉密檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所選擇1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的涉密檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源、強(qiáng)磁場(chǎng)源等可能對(duì)檔案造成損害的區(qū)域。3.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)出入人員和檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。（二）存儲(chǔ)方式1.涉密檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案分開(kāi)存儲(chǔ)的方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)加鎖，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。（三）保管措施1.建立涉密檔案保管制度，明確保管責(zé)任人和保管期限。2.定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)超過(guò)保管期限的涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。4.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，防止涉密檔案被盜或被非法獲取。七、涉密檔案的使用與借閱（一）使用規(guī)定1.嚴(yán)格限定涉密檔案的使用范圍，僅限經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員在規(guī)定的工作范圍內(nèi)使用。2.使用涉密檔案時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，不得在公共場(chǎng)所隨意使用。3.對(duì)涉密檔案的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、使用人、使用目的、歸還時(shí)間等。（二）借閱審批1.因工作需要借閱涉密檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、密級(jí)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的密級(jí)和借閱用途進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可借閱。3.絕密級(jí)檔案一般不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱期限與歸還1.根據(jù)工作需要確定借閱期限，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還涉密檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整性和保密性。3.檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的涉密檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、涉密檔案的傳遞與運(yùn)輸（一）傳遞方式1.涉密檔案的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要通信、加密電子傳輸?shù)取?.嚴(yán)禁通過(guò)普通郵政、快遞、互聯(lián)網(wǎng)等非保密渠道傳遞涉密檔案。3.在傳遞涉密檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、加密標(biāo)識(shí)等，確保檔案在傳遞過(guò)程中的安全。（二）運(yùn)輸要求1.如需運(yùn)輸涉密檔案，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的運(yùn)輸單位，并簽訂保密協(xié)議。2.運(yùn)輸過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案被盜、丟失或損壞。3.對(duì)運(yùn)輸過(guò)程中的涉密檔案進(jìn)行全程監(jiān)控，記錄運(yùn)輸時(shí)間、路線、運(yùn)輸人員等信息。九、涉密檔案的密級(jí)變更與解密（一）密級(jí)變更1.隨著時(shí)間的推移和工作情況的變化，涉密檔案的密級(jí)可能需要進(jìn)行變更。2.密級(jí)變更由檔案產(chǎn)生部門(mén)或使用部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明變更理由和依據(jù)，并填寫(xiě)密級(jí)變更申請(qǐng)表。3.檔案管理部門(mén)對(duì)密級(jí)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織保密委員會(huì)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照新的密級(jí)進(jìn)行管理。（二）解密1.涉密檔案在符合下列條件之一時(shí)，可進(jìn)行解密：保密期限屆滿的；工作需要已公開(kāi)的；經(jīng)鑒定不再屬于國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或工作秘密的。2.解密申請(qǐng)由檔案產(chǎn)生部門(mén)或使用部門(mén)提出，填寫(xiě)解密申請(qǐng)表，說(shuō)明解密理由和依據(jù)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)解密申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織保密委員會(huì)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行解密處理，并做好記錄。十、涉密檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.對(duì)超過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值或已解密的涉密檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)在工作中不再使用或已損壞的涉密檔案，也應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)擬銷(xiāo)毀的涉密檔案進(jìn)行清理和造冊(cè)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織保密委員會(huì)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等符合保密要求的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀徹底，防止涉密檔案信息泄露。5.銷(xiāo)毀工作完成后，銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部成立保密監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門(mén)涉密檔案管理情況進(jìn)行檢查。2.保密監(jiān)督小組應(yīng)制定檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)涉密檔案的管理工作進(jìn)行全面檢查。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織涉密檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保制度執(zhí)行的有效性和合規(guī)性。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)涉密檔案的管理流程、存儲(chǔ)設(shè)施安全、人員保密意識(shí)等方面進(jìn)行審計(jì)。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施，促進(jìn)公司/組織涉密檔案管理水平的提升。十二、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定，擅自泄露、篡改、丟失涉密檔案的。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自查閱、借閱、復(fù)制涉密檔案的。3.在涉密檔案管理工作中，未履行保密職責(zé)，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的。4.其他違反涉密檔案管理制度的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)違反涉密檔案管理制度的行為