PAGE財(cái)務(wù)單據(jù)規(guī)范制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司財(cái)務(wù)單據(jù)的管理，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦理涉及財(cái)務(wù)收支的各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)所使用的財(cái)務(wù)單據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)的取得、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際情況相符。3.完整性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)具備齊全的要素，包括日期、憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額、填制單位、填制人、經(jīng)辦人簽名或蓋章等，不得遺漏或缺失重要信息。4.準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)上的各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計(jì)算正確，字跡清晰，不得涂改、挖補(bǔ)。5.及時(shí)性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)及時(shí)填制、取得，并按規(guī)定及時(shí)傳遞、審核、入賬，不得拖延。二、財(cái)務(wù)單據(jù)的種類及使用規(guī)范（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。2.種類：增值稅專用發(fā)票：適用于一般納稅人之間銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)開具的發(fā)票，具有抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的功能。增值稅普通發(fā)票：分為折疊票、卷票和電子發(fā)票，適用于增值稅小規(guī)模納稅人以及一般納稅人發(fā)生應(yīng)稅銷售行為按規(guī)定不得開具增值稅專用發(fā)票的情形。機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票：專門用于銷售機(jī)動(dòng)車時(shí)開具的發(fā)票。二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票：在二手車交易時(shí)使用的發(fā)票。3.開具要求：發(fā)票開具應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。項(xiàng)目齊全，與實(shí)際交易相符；字跡清楚，不得壓線、錯(cuò)格；發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章；按照增值稅納稅義務(wù)的發(fā)生時(shí)間開具。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。4.取得要求：取得的發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方的發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際相符，包括購買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)，銷售方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)，貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證通過后方可作為抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的憑證。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是指單位或個(gè)人在收付款項(xiàng)時(shí)開具的憑證。2.種類：內(nèi)部收據(jù)：用于公司內(nèi)部各部門之間或員工與公司之間的非經(jīng)營性資金往來，如員工借款、押金、代收代付等。外部收據(jù)：用于公司與外部單位或個(gè)人之間的非經(jīng)營性資金往來，如收到的違約金、賠償金等。3.開具要求：內(nèi)部收據(jù)應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的收據(jù)，由專人負(fù)責(zé)保管和開具。開具時(shí)應(yīng)注明日期、收據(jù)編號(hào)、交款單位或個(gè)人名稱、收款事由、金額等內(nèi)容，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或相關(guān)部門印章。外部收據(jù)應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定開具，如涉及應(yīng)稅項(xiàng)目，應(yīng)繳納相應(yīng)稅款后開具稅務(wù)部門監(jiān)制的收據(jù)。4.取得要求：取得的收據(jù)應(yīng)是正規(guī)、有效的，收據(jù)上應(yīng)加蓋收款方的印章。收據(jù)內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，與實(shí)際收款情況相符。（三）報(bào)銷單1.定義：報(bào)銷單是員工用于報(bào)銷各類費(fèi)用的憑證。2.種類：費(fèi)用報(bào)銷單：用于報(bào)銷差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)等日常費(fèi)用。借款單：用于員工因工作需要向公司借款的情況。差旅費(fèi)報(bào)銷單：專門用于報(bào)銷差旅費(fèi)的憑證，應(yīng)詳細(xì)記錄出差日期、地點(diǎn)、事由、交通工具、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等信息。3.填寫要求：報(bào)銷單應(yīng)使用公司統(tǒng)一格式的單據(jù)，由報(bào)銷人按照實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容如實(shí)填寫。填寫內(nèi)容包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、報(bào)銷事由、金額、附件張數(shù)等，并在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)。對(duì)于多人共同出差或辦理同一事項(xiàng)的費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)分別填寫報(bào)銷單，不得合并填寫。報(bào)銷金額應(yīng)與所附原始憑證的金額一致，不得虛報(bào)、多報(bào)。4.審批要求：報(bào)銷單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批人應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷內(nèi)容的真實(shí)性、合理性、合法性，簽署審批意見并簽字。一般費(fèi)用報(bào)銷由部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)總經(jīng)理審批；金額較大的費(fèi)用報(bào)銷或特殊事項(xiàng)的報(bào)銷，需經(jīng)董事長(zhǎng)審批。未經(jīng)審批或?qū)徟煌ㄟ^的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。（四）支付申請(qǐng)單1.定義：支付申請(qǐng)單是公司用于申請(qǐng)對(duì)外支付款項(xiàng)的憑證。2.適用范圍：適用于支付貨款、工程款、服務(wù)費(fèi)、租金、水電費(fèi)等各類款項(xiàng)。3.填寫要求：支付申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)填寫申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、收款人名稱、開戶行及賬號(hào)、付款金額、付款事由等內(nèi)容，并加蓋申請(qǐng)部門印章。付款金額應(yīng)與合同約定或相關(guān)審批文件一致，如有變更，應(yīng)注明變更原因及審批情況。申請(qǐng)單應(yīng)附上相關(guān)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等證明文件，作為付款依據(jù)。4.審批要求：支付申請(qǐng)單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批人應(yīng)認(rèn)真審核付款事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性、合規(guī)性，簽署審批意見并簽字。一般支付申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)總經(jīng)理審批；重大支付事項(xiàng)需經(jīng)董事長(zhǎng)審批。未經(jīng)審批或?qū)徟煌ㄟ^的支付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門不予支付。三、財(cái)務(wù)單據(jù)的填制規(guī)范（一）基本要求1.財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行復(fù)寫賬簿除外）或鉛筆書寫。2.填寫的文字和數(shù)字應(yīng)清晰、工整，不得潦草、模糊，確保易于辨認(rèn)。（二）日期填寫規(guī)范1.年、月、日應(yīng)填寫齊全，不得省略。2.年份應(yīng)填寫全稱，如“20XX年”，不得簡(jiǎn)寫為“XX年”。3.月份應(yīng)填寫具體數(shù)字，如“1月”“2月”等，不得用“一”“二”等漢字代替。4.日期應(yīng)填寫阿拉伯?dāng)?shù)字，如“1日”“2日”等，不得用“初一”“初二”等漢字代替。（三）編號(hào)填寫規(guī)范1.財(cái)務(wù)單據(jù)的編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重復(fù)、跳號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)按照規(guī)定的順序依次填寫，不得隨意打亂。（四）摘要填寫規(guī)范1.摘要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，不得冗長(zhǎng)、模糊。2.對(duì)于同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以采用統(tǒng)一的摘要格式，但應(yīng)注明具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)。（五）金額填寫規(guī)范1.金額數(shù)字應(yīng)填寫規(guī)范，不得連筆書寫，大寫金額與小寫金額應(yīng)一致。2.小寫金額前應(yīng)加人民幣符號(hào)“￥”，數(shù)字應(yīng)填寫到小數(shù)點(diǎn)后兩位，無角分的應(yīng)寫“00”，有角無分的應(yīng)寫“0”。3.大寫金額應(yīng)按照漢字大寫數(shù)字的寫法填寫，如“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整”等，不得用簡(jiǎn)化字代替。大寫金額前應(yīng)加“人民幣”字樣，大寫金額數(shù)字之間不得留有空白。（六）簽名蓋章規(guī)范1.財(cái)務(wù)單據(jù)上涉及的簽名或蓋章應(yīng)真實(shí)、有效，符合公司規(guī)定的授權(quán)范圍。2.簽名應(yīng)使用本人姓名全稱，不得使用昵稱、簡(jiǎn)稱等。3.蓋章應(yīng)清晰、完整，加蓋公司財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門印章等應(yīng)符合印章管理規(guī)定。四、財(cái)務(wù)單據(jù)的審核與傳遞（一）審核流程1.經(jīng)辦人初審：經(jīng)辦人在取得或填制財(cái)務(wù)單據(jù)后，應(yīng)首先對(duì)單據(jù)的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，確保單據(jù)符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)財(cái)務(wù)單據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的合理性、必要性，以及費(fèi)用開支是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算，簽署審核意見并簽字。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)進(jìn)行專業(yè)審核，核對(duì)單據(jù)的合法性、合規(guī)性，檢查單據(jù)內(nèi)容是否符合財(cái)務(wù)制度和稅務(wù)法規(guī)的要求，審核金額計(jì)算是否正確，附件是否齊全等。財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)簽署審核意見并簽字。4.審批人審批：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，由相應(yīng)的審批人對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)進(jìn)行最終審批。審批人應(yīng)全面審查經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性、合法性，簽署審批意見并簽字。（二）審核要點(diǎn)1.真實(shí)性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否有相應(yīng)的合同、協(xié)議、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等證明文件作為支撐。2.合法性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)的取得、使用是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。3.完整性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)的各項(xiàng)要素是否齊全，內(nèi)容是否完整，簽字蓋章是否完備。4.準(zhǔn)確性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)上的金額計(jì)算是否正確，數(shù)字填寫是否規(guī)范，大小寫金額是否一致。5.合理性審核：審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生是否符合公司的業(yè)務(wù)范圍和經(jīng)營目標(biāo)，費(fèi)用開支是否合理，是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算。（三）傳遞要求1.財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的流程及時(shí)傳遞，不得積壓、延誤。2.在傳遞過程中，應(yīng)確保單據(jù)的安全、完整，避免丟失、損壞。3.傳遞單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫傳遞記錄，注明傳遞日期、傳遞人、接收人等信息，以便跟蹤和查詢。五、財(cái)務(wù)單據(jù)的保管與存檔（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)單據(jù)的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)具體的保管工作。2.各部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好本部門財(cái)務(wù)單據(jù)的收集、整理和移交工作，并對(duì)本部門所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)單據(jù)的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（二）保管期限及方式1.財(cái)務(wù)單據(jù)的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證、記賬憑證等應(yīng)保管三十年，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)保管十年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)永久保管。2.財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)分類存放，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、月份等順序排列，便于查找和查閱；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名和分類管理。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自將財(cái)務(wù)單據(jù)帶出查閱地點(diǎn)，不得在單據(jù)上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)單據(jù)時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借單據(jù)，并確保單據(jù)的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）銷毀1.財(cái)務(wù)單據(jù)保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請(qǐng)，編制銷毀清單，注明單據(jù)名稱、數(shù)量、起止日期、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)