PAGE密件交接制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司/組織密件管理，確保密件在交接過程中的安全、準確、及時，防止密件丟失、泄露和誤傳，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及密件交接的所有部門和人員。（三）基本原則1.嚴格保密原則：密件交接過程中，所有參與人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，確保密件信息不被泄露。2.準確及時原則：交接雙方應(yīng)準確記錄密件的內(nèi)容、數(shù)量、交接時間等信息，確保交接工作及時、無誤。3.責任明確原則：明確交接雙方的責任，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，確保密件交接工作的順利進行。二、密件定義與范圍（一）密件定義本制度所稱密件，是指公司/組織在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等，依照法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定需要保密的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、信息等。（二）密件范圍1.國家秘密：涉及國家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。2.商業(yè)秘密：不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。3.工作秘密：公司/組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，不屬于國家秘密而又不宜公開的事項。三、密件交接流程（一）交接準備1.交接人員確定：明確密件交接的雙方人員，交接人員應(yīng)具備相應(yīng)的保密意識和責任心。2.交接時間地點安排：提前確定交接時間和地點，確保交接過程不受干擾。3.交接清單準備：交接雙方應(yīng)各自準備好密件交接清單，清單應(yīng)包括密件名稱、數(shù)量、編號、密級等信息。（二）當面交接1.核對信息：交接雙方應(yīng)在指定地點當面進行交接，仔細核對密件的名稱、數(shù)量、編號、密級等信息，確保與交接清單一致。2.檢查密件狀況：檢查密件的完整性、保密性，如發(fā)現(xiàn)密件有損壞、涂改或疑似泄露等情況，應(yīng)立即停止交接，并報告上級領(lǐng)導。3.簽字確認：交接雙方在核對無誤后，應(yīng)在交接清單上簽字確認，注明交接時間。（三）特殊情況處理1.非當面交接：如因特殊原因無法當面交接，應(yīng)通過可靠的方式進行交接，如專人送達、郵寄等，并確保交接過程有記錄可查。2.緊急情況交接：在緊急情況下，可先通過電話等方式簡要說明密件情況，并盡快安排當面交接或采取其他安全可靠的交接方式。四、密件保管與傳遞（一）密件保管1.專用保管場所：設(shè)立專門的密件保管場所，確保場所安全，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。2.分類存放：按照密級、類別等對密件進行分類存放，便于查找和管理。3.專人負責：指定專人負責密件保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識和責任心。（二）密件傳遞1.傳遞方式選擇：根據(jù)密件的密級和緊急程度，選擇合適的傳遞方式，如專人傳遞、機要通信、加密電子傳輸?shù)取?.傳遞過程保護：在密件傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保護措施，確保密件安全，防止泄露。3.傳遞記錄：對密件傳遞過程進行記錄，包括傳遞時間、方式、交接人員等信息。五、密件使用與借閱（一）密件使用1.使用審批：使用密件前，應(yīng)填寫使用審批表，注明使用目的、使用時間、使用范圍等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后方可使用。2.使用規(guī)范：使用密件時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的范圍和方式使用，不得擅自擴大使用范圍或泄露密件內(nèi)容。3.使用記錄：對密件的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用內(nèi)容等信息。（二）密件借閱1.借閱申請：因工作需要借閱密件的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后方可借閱。2.借閱期限：明確密件的借閱期限，借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還密件。3.借閱跟蹤：對密件借閱情況進行跟蹤，及時提醒借閱人員歸還密件。六、密件清退與銷毀（一）密件清退1.定期清退：定期對密件進行清退，確保密件不被長期積壓。2.清退范圍：明確清退密件的范圍，包括已使用完畢、超過保管期限等密件。3.清退記錄：對密件清退情況進行記錄，包括清退時間、清退人員、清退密件清單等信息。（二）密件銷毀1.銷毀審批：對需要銷毀的密件，應(yīng)填寫銷毀申請表，注明銷毀原因、銷毀方式等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后方可銷毀。2.銷毀方式選擇：根據(jù)密件的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。3.銷毀監(jiān)督：在密件銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止密件信息泄露。4.銷毀記錄：對密件銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)設(shè)立專門的保密監(jiān)督機構(gòu)，負責對公司/組織密件交接制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查密件交接制度的各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。2.人員保密意識：檢查相關(guān)人員的保密意識和責任心，是否存在違規(guī)行為。3.密件管理情況：檢查密件的保管、傳遞、使用、清退、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（三）問題處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，責令相關(guān)部門和人員限期整改。對違規(guī)行為，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定進行嚴肅處理。八、培訓與教育（一）培訓計劃制定定期制定密件交接制度培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間等。（二）培訓內(nèi)容1.保密法律法規(guī)：學習國家保密法律法規(guī)，增強保密意識。2.公司/組織保密制度：深入學習公司/組織密件交接制度規(guī)范，掌握具體操作流程。3.保密技能培訓：開展保密技能培訓，如密件保管、傳遞、使用等方面的技能。（三）教育方式1.集中培訓：定期組織集中培訓，邀請專家或內(nèi)部人員進行授課。2.在線學習：提供在線學習平臺，方便員工隨時學習密件交接制度相關(guān)知識。3.案例分析：通過實際案例分析，加深員工對密件交接制度的理解和認識。九、獎勵與處罰（一）獎勵對在密件交接工作中表現(xiàn)突出，嚴格遵守保密制度，為公司/組織保密工作做出貢獻的部門和人員，給予表彰和獎勵。（二）處罰對違反密件交接制度，導致密件丟失、泄露或出現(xiàn)其他違規(guī)行為的部門和人員，視情節(jié)輕重給予批評教育