PAGE物料存卡制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物料管理，規(guī)范物料存卡的使用與管理，確保物料信息準(zhǔn)確、及時、完整，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物料存儲、流轉(zhuǎn)的部門和崗位，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則物料存卡記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映物料的實(shí)際收發(fā)存情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.及時性原則物料收發(fā)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時在存卡上進(jìn)行記錄，不得延誤。3.規(guī)范性原則物料存卡的填寫、使用、保管等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保持一致性。4.完整性原則物料存卡應(yīng)涵蓋物料管理的各個環(huán)節(jié)，包括物料的基本信息、收發(fā)記錄、庫存余額等，確保信息完整。二、物料存卡的設(shè)置（一）存卡格式1.物料存卡應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括物料編號、名稱、規(guī)格型號、計(jì)量單位、庫存限額、收發(fā)記錄、庫存余額等欄目。2.物料編號應(yīng)按照公司統(tǒng)一的編碼規(guī)則編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。3.名稱、規(guī)格型號應(yīng)與物料采購合同或相關(guān)技術(shù)文件一致。4.計(jì)量單位應(yīng)采用國家法定計(jì)量單位。（二）存卡標(biāo)識1.物料存卡應(yīng)設(shè)置在物料存放的顯著位置，便于識別和查閱。2.存卡上應(yīng)標(biāo)明物料的類別、編號、名稱等關(guān)鍵信息，以便快速定位和區(qū)分不同物料。（三）存卡數(shù)量1.每種物料應(yīng)設(shè)置一張存卡，確保一物一卡。2.對于貴重物料或特殊物料，可根據(jù)實(shí)際情況增加存卡數(shù)量，如分批次記錄、分倉位記錄等。三、物料存卡的填寫（一）基本信息填寫1.物料存卡的基本信息應(yīng)在物料入庫時一次性填寫完整，包括物料編號、名稱、規(guī)格型號、計(jì)量單位、庫存限額等。2.庫存限額應(yīng)根據(jù)物料的消耗規(guī)律、生產(chǎn)計(jì)劃等因素合理確定，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。（二）收發(fā)記錄填寫1.收料記錄收料日期：填寫物料實(shí)際入庫的日期。供應(yīng)商名稱：填寫供應(yīng)物料的供應(yīng)商全稱。入庫單號：填寫物料入庫時的單號。數(shù)量：填寫實(shí)際入庫的物料數(shù)量。規(guī)格型號：填寫入庫物料的規(guī)格型號。質(zhì)量狀況：填寫物料的質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果，如合格、不合格等。2.發(fā)料記錄發(fā)料日期：填寫物料實(shí)際發(fā)放的日期。領(lǐng)料部門：填寫領(lǐng)用物料的部門名稱。領(lǐng)料單號：填寫物料發(fā)放時的單號。數(shù)量：填寫實(shí)際發(fā)放的物料數(shù)量。用途：填寫物料的使用用途。（三）庫存余額計(jì)算1.庫存余額=上期庫存余額+本期入庫數(shù)量本期出庫數(shù)量。2.每日業(yè)務(wù)結(jié)束后，應(yīng)及時計(jì)算并更新庫存余額，確保存卡數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（四）填寫要求1.存卡填寫應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色記錄工具。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整、準(zhǔn)確，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)加蓋涂改人印章或簽名，并注明涂改日期。3.收發(fā)記錄應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次填寫，不得跳行、隔頁。四、物料存卡的使用（一）倉庫管理部門1.倉庫管理人員負(fù)責(zé)物料存卡的日常維護(hù)和管理，確保存卡信息與實(shí)物一致。2.根據(jù)物料的收發(fā)情況，及時在存卡上進(jìn)行記錄，并定期核對庫存余額。3.對庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)時，應(yīng)依據(jù)物料存卡進(jìn)行實(shí)物清點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（二）采購部門1.采購人員應(yīng)根據(jù)物料存卡的庫存余額和生產(chǎn)需求，及時安排物料采購計(jì)劃。2.在采購過程中，應(yīng)關(guān)注物料的到貨情況，并及時通知倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。（三）生產(chǎn)部門1.生產(chǎn)人員應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求，填寫領(lǐng)料單，到倉庫領(lǐng)取物料。2.在生產(chǎn)過程中，應(yīng)合理使用物料，避免浪費(fèi)，并及時將剩余物料退回倉庫。（四）質(zhì)量控制部門1.質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)依據(jù)物料存卡對入庫物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，并在存卡上記錄檢驗(yàn)結(jié)果。2.對不合格物料，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理，并在存卡上注明處理情況。五、物料存卡的保管（一）保管責(zé)任1.倉庫管理人員負(fù)責(zé)物料存卡的保管工作，確保存卡安全、完整。2.不得擅自將物料存卡轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或帶出倉庫。（二）保管期限1.物料存卡應(yīng)妥善保管，保管期限為自物料入庫之日起[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀處理。（三）保管環(huán)境1.物料存卡應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的倉庫內(nèi)，避免存卡受潮、發(fā)霉、損壞。2.不得將存卡與易燃、易爆、腐蝕性等物品混放。六、物料存卡的盤點(diǎn)與核對（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.倉庫管理部門應(yīng)制定年度物料盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時間、人員等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）盤點(diǎn)方法1.定期盤點(diǎn)每月末或每季度末，倉庫管理人員應(yīng)對庫存物料進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時，應(yīng)依據(jù)物料存卡逐一核對實(shí)物，確保賬實(shí)相符。2.不定期盤點(diǎn)公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期組織對重點(diǎn)物料或關(guān)鍵倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)。不定期盤點(diǎn)可采用抽查、專項(xiàng)盤點(diǎn)等方式進(jìn)行。（三）核對差異處理1.盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫物料盤點(diǎn)差異表。2.對于盤盈的物料，應(yīng)查明原因后辦理入庫手續(xù)，并在存卡上記錄；對于盤虧的物料，應(yīng)查明原因后按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并在存卡上調(diào)整庫存余額。3.物料盤點(diǎn)差異表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后存檔，作為物料管理的重要依據(jù)。七、物料存卡的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立物料管理信息化系統(tǒng)，將物料存卡信息納入系統(tǒng)管理。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)具備物料信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，并與采購、倉庫、生產(chǎn)等部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.倉庫管理人員應(yīng)及時將物料收發(fā)存信息錄入信息化系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與物料存卡一致。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對物料存卡數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.采購部門可通過信息化系統(tǒng)查詢物料庫存余額，合理安排采購計(jì)劃。2.生產(chǎn)部門可通過信息化系統(tǒng)了解物料庫存情況，及時領(lǐng)取物料，避免因缺料影響生產(chǎn)。3.管理層可通過信息化系統(tǒng)對物料管理情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對物料存卡制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物料存卡的填寫、使用、保管、盤點(diǎn)等情況。（二）考核機(jī)制1.公司應(yīng)建立物料存卡管理考核機(jī)制，對相關(guān)部門和人員的工作進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括物料存卡信息準(zhǔn)確性、及時性、完整性，庫存賬實(shí)相符率等。3.對于在物料存卡管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員，應(yīng)給予表彰和獎勵；對于違反制度規(guī)定的，應(yīng)給予相應(yīng)的處罰。九、附則