PAGE學(xué)校辦公室規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校辦公室的管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于學(xué)校辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效服務(wù)原則：以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和師生為宗旨，提高工作效率和質(zhì)量。3.分工協(xié)作原則：明確各崗位職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)作配合，共同完成辦公室各項(xiàng)工作。4.保密原則：嚴(yán)格遵守學(xué)校保密制度，確保學(xué)校機(jī)密信息安全。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和工作目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與學(xué)校各部門(mén)之間的工作關(guān)系，及時(shí)傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，反饋工作進(jìn)展情況。3.組織辦公室工作人員的政治學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)和工作能力。4.審核辦公室各類文件、報(bào)告、報(bào)表等材料，確保文件質(zhì)量和工作準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)辦公室的經(jīng)費(fèi)管理和物資采購(gòu)，合理安排經(jīng)費(fèi)使用，保證辦公物資的正常供應(yīng)。6.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）行政秘書(shū)職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校行政公文的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.組織安排學(xué)校各類會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄、紀(jì)要整理和活動(dòng)組織協(xié)調(diào)工作。3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理和使用，嚴(yán)格按照印章管理制度進(jìn)行登記、審批。4.做好學(xué)校文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、保管等工作，及時(shí)傳遞重要文件和信息。5.協(xié)助辦公室主任做好學(xué)校的接待工作，安排接待事宜，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)做好服務(wù)保障。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作。（三）人事秘書(shū)職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校教職工的招聘、錄用、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等人事管理工作。2.辦理教職工的入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)，做好人事檔案的建立、整理、保管和查閱工作。3.組織實(shí)施學(xué)校教職工的職稱評(píng)定、崗位聘任等工作，做好相關(guān)材料的審核和報(bào)送。4.負(fù)責(zé)學(xué)校教職工的工資福利、社會(huì)保險(xiǎn)等工作，及時(shí)準(zhǔn)確地核算工資、辦理保險(xiǎn)手續(xù)。5.協(xié)助學(xué)校做好師資隊(duì)伍建設(shè)工作，參與教師培訓(xùn)、進(jìn)修等相關(guān)工作的組織和協(xié)調(diào)。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他人事工作任務(wù)。（四）財(cái)務(wù)秘書(shū)職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校辦公室的財(cái)務(wù)管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律。2.做好辦公室經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、執(zhí)行和決算工作，合理安排經(jīng)費(fèi)使用，確保經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)、高效。3.負(fù)責(zé)辦公室各類費(fèi)用的報(bào)銷審核工作，嚴(yán)格按照?qǐng)?bào)銷規(guī)定進(jìn)行審核，確保報(bào)銷憑證真實(shí)、合法、有效。4.做好辦公室固定資產(chǎn)的登記、清查、核算等工作，定期進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，確保資產(chǎn)安全完整。5.協(xié)助學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)做好財(cái)務(wù)審計(jì)等相關(guān)工作，提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他財(cái)務(wù)工作任務(wù)。（五）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校辦公室各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，規(guī)范檔案管理流程。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和鑒定，對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行妥善處理，確保檔案質(zhì)量。4.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。5.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、工作流程（一）公文處理流程1.收文辦公室收到外來(lái)公文后，由行政秘書(shū)進(jìn)行簽收、登記，注明收文日期、文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位等信息。行政秘書(shū)對(duì)收文進(jìn)行初步審核，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見(jiàn)，報(bào)辦公室主任閱示。辦公室主任根據(jù)擬辦意見(jiàn)，做出批示，明確承辦部門(mén)或人員。行政秘書(shū)將文件送承辦部門(mén)或人員簽收，并跟蹤文件辦理情況。2.發(fā)文各部門(mén)需要以學(xué)校名義發(fā)文時(shí)，填寫(xiě)發(fā)文稿紙，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，送辦公室審核。行政秘書(shū)對(duì)發(fā)文稿紙進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和學(xué)校政策，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。審核無(wú)誤后，報(bào)辦公室主任簽發(fā)。辦公室主任簽發(fā)后的文件，由行政秘書(shū)進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)，然后送文印室印制。文印室印制完成后，將文件交行政秘書(shū)進(jìn)行分發(fā)，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門(mén)和人員。3.歸檔公文辦理完畢后，行政秘書(shū)及時(shí)將文件材料進(jìn)行整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。檔案管理員對(duì)歸檔的公文進(jìn)行審核，檢查文件材料是否齊全、完整，整理是否規(guī)范。審核合格后，將公文存入檔案庫(kù)房。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備根據(jù)學(xué)校工作安排和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。行政秘書(shū)負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，經(jīng)辦公室主任審核后，提前發(fā)送給參會(huì)人員。準(zhǔn)備會(huì)議所需的材料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、發(fā)言稿等，并確保材料準(zhǔn)確、完整。安排會(huì)議場(chǎng)地，調(diào)試音響、投影儀等設(shè)備，確保會(huì)議設(shè)施正常運(yùn)行。2.會(huì)議組織會(huì)議當(dāng)天，行政秘書(shū)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好簽到、引導(dǎo)等工作，組織參會(huì)人員有序入場(chǎng)。會(huì)議期間，行政秘書(shū)負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。及時(shí)處理會(huì)議期間出現(xiàn)的突發(fā)情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，行政秘書(shū)及時(shí)整理會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、條理清晰。將會(huì)議紀(jì)要初稿送參會(huì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。審核通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要，由行政秘書(shū)印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)，并做好存檔工作。（三）人事工作流程1.招聘錄用根據(jù)學(xué)校用人需求，發(fā)布招聘信息，收集應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷。人事秘書(shū)對(duì)應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷進(jìn)行篩選，確定符合條件的人員進(jìn)入面試環(huán)節(jié)。組織面試，由用人部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成面試小組，對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行面試評(píng)估。根據(jù)面試結(jié)果，確定擬錄用人員名單，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理擬錄用人員的入職手續(xù)，簽訂勞動(dòng)合同，組織入職培訓(xùn)。2.考核獎(jiǎng)懲制定教職工考核方案，明確考核內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和程序。組織教職工年度考核，人事秘書(shū)負(fù)責(zé)收集考核材料，進(jìn)行審核匯總。根據(jù)考核結(jié)果，確定考核等級(jí)，對(duì)優(yōu)秀教職工進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格教職工進(jìn)行相應(yīng)處理。做好教職工獎(jiǎng)懲情況的記錄和歸檔工作。3.職稱評(píng)定與崗位聘任發(fā)布職稱評(píng)定和崗位聘任通知，組織教職工申報(bào)。人事秘書(shū)對(duì)申報(bào)材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整。組織專家評(píng)審，對(duì)申報(bào)人員的專業(yè)水平、工作業(yè)績(jī)等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定職稱評(píng)定和崗位聘任名單，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理職稱評(píng)定和崗位聘任手續(xù)，公布評(píng)定和聘任結(jié)果。（四）財(cái)務(wù)管理流程1.預(yù)算編制每年年底，財(cái)務(wù)秘書(shū)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，結(jié)合上一年度經(jīng)費(fèi)使用情況，編制辦公室年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案。將預(yù)算草案提交辦公室主任審核，根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)審核，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算。2.經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作人員辦理經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)，填寫(xiě)報(bào)銷憑證，注明報(bào)銷事由、金額、附件張數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。將報(bào)銷憑證及相關(guān)附件送部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。財(cái)務(wù)秘書(shū)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷內(nèi)容是否符合規(guī)定、票據(jù)是否真實(shí)有效、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確等。審核無(wú)誤后，報(bào)辦公室主任審批。辦公室主任審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)秘書(shū)辦理報(bào)銷手續(xù)，將報(bào)銷款項(xiàng)支付給報(bào)銷人員。3.財(cái)務(wù)核算與報(bào)表財(cái)務(wù)秘書(shū)按照財(cái)務(wù)制度要求，定期對(duì)辦公室經(jīng)費(fèi)收支進(jìn)行核算，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。每月末，編制財(cái)務(wù)報(bào)表，向辦公室主任匯報(bào)經(jīng)費(fèi)收支情況。配合學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)做好年度財(cái)務(wù)決算工作，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料。（五）檔案管理流程1.文件收集各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)整理后移交辦公室檔案管理員。檔案管理員定期到各部門(mén)收集文件材料，確保文件收集的及時(shí)性和完整性。2.文件整理檔案管理員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案分類方案進(jìn)行編號(hào)、裝訂。對(duì)文件材料進(jìn)行編目，編制文件目錄，便于查找和利用。3.檔案歸檔將整理好的文件材料按照檔案保管期限進(jìn)行劃分，分別存入不同的檔案庫(kù)房。建立檔案檢索系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化管理，方便檔案查閱和利用。4.檔案查閱校內(nèi)各部門(mén)因工作需要查閱檔案時(shí)，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)辦公室主任審批。檔案管理員根據(jù)審批意見(jiàn)，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案。四、工作紀(jì)律（一）考勤制度1.辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.請(qǐng)假應(yīng)提前辦理請(qǐng)假手續(xù)，填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和辦公室主任批準(zhǔn)后，報(bào)學(xué)校人事部門(mén)備案。3.因特殊情況不能提前請(qǐng)假的，應(yīng)及時(shí)電話或短信向部門(mén)負(fù)責(zé)人和辦公室主任說(shuō)明情況，并在事后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。（二）工作紀(jì)律1.遵守工作時(shí)間，堅(jiān)守工作崗位，不得擅自離崗、串崗。2.認(rèn)真履行工作職責(zé)，嚴(yán)格按照工作流程和規(guī)范要求開(kāi)展工作，確保工作質(zhì)量和效率。3.嚴(yán)禁在工作時(shí)間內(nèi)從事與工作無(wú)關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)頁(yè)等。4.保守學(xué)校機(jī)密信息，不得泄露學(xué)校的工作秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。（三）廉潔自律1.嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.嚴(yán)禁接受服務(wù)對(duì)象的禮品、禮金、宴請(qǐng)等，不得參與任何形式的不正當(dāng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。3.公正廉潔地履行工作職責(zé)，自覺(jué)維護(hù)學(xué)校和辦公室的良好形象。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.辦公室定期組織工作人員參加政治學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度、辦公軟件應(yīng)用、公文寫(xiě)作、溝通技巧等方面。3.鼓勵(lì)工作人員自主學(xué)習(xí)，參加各類培訓(xùn)課程和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，拓寬知識(shí)面，提升綜合素質(zhì)。（二）考核1.建立健全工作人員考核制度，對(duì)工作