PAGE合同流程規(guī)范制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)、高效有序，保障公司的合法權(quán)益，降低經(jīng)營風險。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行等必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂流程（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、預計金額、履行期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司合同管理部門。（二）合同起草1.合同管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，組織相關(guān)人員起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.對于格式合同，應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式文本，并根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況進行修改和補充。3.合同起草過程中，應(yīng)充分考慮合同的風險因素，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。（三）合同審核1.合同起草完成后，由合同管理部門將合同文本提交至公司內(nèi)部相關(guān)部門進行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等。2.法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進行法律風險評估，并提出法律意見。3.財務(wù)部門主要審核合同的財務(wù)條款，包括價款支付方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容，確保合同的財務(wù)安排合理、可行。4.業(yè)務(wù)部門主要從業(yè)務(wù)角度對合同進行審核，檢查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，是否存在潛在的業(yè)務(wù)風險。5.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋至合同管理部門。合同管理部門對審核意見進行匯總整理，形成《合同審核意見表》。（四）合同審批1.合同管理部門根據(jù)審核意見，對合同進行修改完善后，將合同文本及《合同審核意見表》提交至公司領(lǐng)導進行審批。2.公司領(lǐng)導根據(jù)合同的重要性、金額大小等因素，按照公司的審批權(quán)限進行審批。審批通過后，在合同文本上簽字蓋章。3.對于重大合同或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)提交公司董事會或股東會進行審議批準。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同管理部門負責與合同對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細核對合同對方當事人的主體資格、授權(quán)代表等信息，確保合同簽訂的主體合法有效。2.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴格按照合同審批意見填寫合同條款，確保合同內(nèi)容與審批通過的文本一致。3.合同雙方當事人應(yīng)在合同文本上簽字蓋章，并加蓋騎縫章。合同一式多份，分別由合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等留存歸檔。三、合同履行流程（一）合同交底1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料向業(yè)務(wù)部門進行交底，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責任等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同交底內(nèi)容進行學習和討論，確保業(yè)務(wù)人員熟悉合同條款，了解合同履行要求。（二）合同執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定組織實施合同履行工作，確保合同標的按時、按質(zhì)、按量交付或完成。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同對方當事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施，維護公司的合法權(quán)益。3.合同履行過程中涉及的相關(guān)文件、資料、憑證等應(yīng)妥善保管，以備查閱。（三）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同條款進行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。2.合同變更申請經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至合同管理部門。合同管理部門組織相關(guān)人員對變更申請進行審核，并按照合同簽訂流程進行審批。3.合同變更經(jīng)審批通過后，由合同管理部門負責與合同對方當事人簽訂合同變更協(xié)議，并按照變更后的合同條款組織實施合同履行工作。（四）合同付款1.財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式、結(jié)算周期等，審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請。付款申請應(yīng)包括付款金額、付款依據(jù)、收款方信息等內(nèi)容。2.財務(wù)部門審核通過后，按照公司的資金審批流程進行付款審批。付款審批通過后，辦理付款手續(xù)。3.付款過程中，應(yīng)嚴格按照合同約定的付款方式進行支付，確保付款的準確性和安全性。同時，應(yīng)及時取得收款方開具的發(fā)票，作為財務(wù)核算的依據(jù)。（五）合同驗收1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同標的進行驗收。驗收內(nèi)容包括合同標的的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等是否符合合同約定。2.驗收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同驗收單》，由驗收人員簽字確認。驗收單應(yīng)作為合同履行情況的重要憑證，留存歸檔。3.如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當事人溝通協(xié)商，要求其采取補救措施或承擔違約責任。同時，應(yīng)將驗收情況報告合同管理部門，以便及時處理。四、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同簽訂、履行過程中形成的各類文件、資料、憑證等，由合同管理部門負責收集整理。收集的檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批文件、合同變更協(xié)議、付款憑證、驗收單等。2.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管1.整理后的合同檔案應(yīng)妥善保管在公司指定的檔案保管地點，確保檔案的安全。檔案保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案應(yīng)按照檔案的類別、年度等進行分類存放，便于查閱和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引，方便快速查找所需檔案。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復印、抽取檔案內(nèi)容。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和合同管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。3.在借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告合同管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。（四）檔案銷毀1.對于已超過保管期限或已無保存價值的合同檔案，由合同管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.檔案銷毀申請經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由合同管理部門組織相關(guān)人員對檔案進行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《合同檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。同時，應(yīng)將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。五、合同監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立合同監(jiān)督小組，由合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。合同監(jiān)督小組負責對公司合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.合同監(jiān)督小組定期對公司合同的執(zhí)行情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括合同的履行進度、付款情況、驗收情況等。同時，對合同管理過程中存在的問題進行及時發(fā)現(xiàn)和糾正。（二）檢查方式1.定期檢查：合同監(jiān)督小組按照規(guī)定的時間間隔，對公司合同進行全面檢查。檢查結(jié)束后，形成《合同檢查報告》，對檢查情況進行總結(jié)分析，并提出改進建議。2.不定期檢查：根據(jù)公司經(jīng)營活動的實際情況，合同監(jiān)督小組對重點合同或存在風險的合同進行不定期檢查。檢查方式包括實地走訪、查閱資料、詢問相關(guān)人員等。（三）問題處理1.對于合同監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，合同監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，并要求其限期整改。整改情況應(yīng)及時報告合同監(jiān)督小組。2.如發(fā)現(xiàn)合同存在重大風險或違法行為，合同監(jiān)督小組應(yīng)及時向公司領(lǐng)導報告，并采取相應(yīng)的措施，如暫停合同履行、追究相關(guān)人員責任等，確保公司的合法權(quán)益不受侵害。六、違約責任（一）違約情形1.合同雙方當事人未按照合同約定履行義務(wù)的，構(gòu)成違約。違約情形包括但不限于未按時交付合同標的、未支付合同價款、未履行合同約定的保密義務(wù)等。2.因不可抗力等不可預見、不可避免、不可克服的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行的，不構(gòu)成違約，但應(yīng)及時通知對方，并提供相關(guān)證明文件。（二）違約責任承擔方式1.違約方應(yīng)按照合同約定承擔違約責任，違約責任承擔方式包括繼續(xù)履行、采取補救措施、賠償損失、支付違約金等。2.如合同雙方當事人對違約責任承擔方式有約定的，按照約定執(zhí)行；如沒有約定或約定不明確的，按照法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)