PAGE采購平臺管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購平臺的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部通過采購平臺進(jìn)行的各類物資采購、服務(wù)采購等活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性，不偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.效益原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。5.誠實(shí)守信原則：采購人員及相關(guān)人員應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)公司信譽(yù)。二、采購平臺管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購平臺的日常運(yùn)營管理，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購訂單下達(dá)與跟蹤等。2.組織采購項目的招標(biāo)、詢價、談判等采購活動，確保采購過程的規(guī)范、公正。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期評估供應(yīng)商的表現(xiàn)，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂與執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。（二）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購項目的技術(shù)評審、商務(wù)談判等工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保符合合同要求。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對付款方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購款項的支付審核與結(jié)算工作，監(jiān)督采購資金的使用情況。（四）審計部門1.對采購平臺的管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性。2.對重大采購項目進(jìn)行專項審計，防范采購風(fēng)險。3.對采購過程中的違規(guī)行為提出整改意見，并監(jiān)督整改落實(shí)情況。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、項目進(jìn)度安排等，提前制定采購需求預(yù)測。2.采購部門結(jié)合需求預(yù)測、庫存情況等因素，編制詳細(xì)的采購計劃，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等。3.采購計劃應(yīng)經(jīng)需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、項目需求變更等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時提出書面申請。2.采購部門對調(diào)整申請進(jìn)行評估，分析調(diào)整的必要性和可行性，并提出調(diào)整建議。3.調(diào)整后的采購計劃需重新履行審核、審批程序。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面的要求。2.供應(yīng)商應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資料，經(jīng)采購部門初審合格后，進(jìn)入供應(yīng)商考察環(huán)節(jié)。3.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等，形成考察報告。4.考察合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行評分，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停與其合作，并從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中刪除。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的激勵措施，如優(yōu)先采購、增加訂單量、給予價格優(yōu)惠等。2.根據(jù)供應(yīng)商的考核情況，適時淘汰不合格供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，確保供應(yīng)商隊伍的質(zhì)量和穩(wěn)定性。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對其進(jìn)行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否合理。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)部門對采購申請的預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購資金在預(yù)算范圍內(nèi)。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點(diǎn)、金額大小、市場情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.招標(biāo)采購適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的項目；詢價采購適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的項目；競爭性談判采購適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目等；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情形。（四）采購實(shí)施1.招標(biāo)采購采購部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)活動，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并簽訂采購合同。2.詢價采購采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較分析，選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。3.競爭性談判采購采購部門成立談判小組，與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判過程中，談判小組應(yīng)要求供應(yīng)商對其報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進(jìn)行詳細(xì)說明，并進(jìn)行多輪談判。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購采購部門填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判，簽訂采購合同。（五）采購合同管理1.采購合同由采購部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同經(jīng)需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，并確保合同的有效執(zhí)行。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)。（六）采購驗(yàn)收1.采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查。2.對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)的采購項目，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收報告；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨等。（七）采購付款1.采購款項的支付應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定執(zhí)行。財務(wù)部門在收到采購部門提交的付款申請及相關(guān)憑證后，進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報告、發(fā)票等。審核無誤后，按照公司資金支付流程辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項，應(yīng)在合同中明確預(yù)付款的比例和支付條件，并嚴(yán)格控制預(yù)付款的風(fēng)險。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、資金風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采取套期保值等手段規(guī)避價格風(fēng)險。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商信用檔案，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作，同時要求供應(yīng)商提供必要的擔(dān)?；虮ＷC金。3.質(zhì)量風(fēng)險方面，應(yīng)加強(qiáng)采購物資的檢驗(yàn)檢測，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對不合格產(chǎn)品及時進(jìn)行處理。4.合同風(fēng)險防范上，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法有效，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督。5.資金風(fēng)險控制方面，應(yīng)合理安排采購資金，確保資金的及時到位，嚴(yán)格控制預(yù)付款比例，加強(qiáng)資金支付審核。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)收集與采購活動相關(guān)的各類信息，包括市場價格信息（如物資價格、服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn))、供應(yīng)商信息（如供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量等）、采購政策法規(guī)信息等。2.利用多種渠道收集信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供、市場調(diào)研機(jī)構(gòu)等。（二）采購信息整理與分析1.對收集到的采購信息進(jìn)行整理，分類歸檔，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進(jìn)行分析，總結(jié)采購市場動態(tài)、供應(yīng)商情況等，為采購決策提供參考依據(jù)。（三）采購信息共享1.采購信息應(yīng)在公司內(nèi)部相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)共享，需求部門、財務(wù)部門、審計部門等可根據(jù)工作需要查詢采購信息。2.確保采購信息的安全與保密，防止信息泄露給公司造成損失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購平臺的管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)檢查采購計劃的執(zhí)行、供應(yīng)商管理、采購流程、合同管理、資金支付等方面。2.采購部門應(yīng)定期對自身采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公