PAGE密件核查制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織密件管理，確保密件的安全、準(zhǔn)確、及時處理，防止密件泄露、丟失、錯傳等情況發(fā)生，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本密件核查制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及密件處理的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)保密規(guī)定，確保密件管理合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障密件在流轉(zhuǎn)、存儲、使用過程中的安全，防止密件信息泄露。3.準(zhǔn)確及時原則：對密件的核查工作要做到準(zhǔn)確無誤，并及時完成，避免延誤工作。4.責(zé)任追究原則：對違反密件核查制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、密件定義與分類（一）密件定義本制度所稱密件，是指公司/組織在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生或獲取的，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等，依照法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定需要保密的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等信息載體。（二）密件分類1.國家秘密：按照國家保密行政管理部門確定的密級分為絕密級、機密級、秘密級。絕密級：是最重要的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機密級：是重要的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密級：是一般的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受損害。2.商業(yè)秘密：包括公司/組織的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財務(wù)秘密等，如產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、客戶名單、營銷策略、財務(wù)報表等，一旦泄露可能導(dǎo)致公司/組織經(jīng)濟利益受損或市場競爭優(yōu)勢喪失。3.工作秘密：涉及公司/組織內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)運作等方面，不宜公開的信息，如內(nèi)部工作流程、未公開的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露可能影響公司/組織正常工作秩序。三、密件核查職責(zé)分工（一）密件管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善密件核查制度及相關(guān)流程，并組織實施。2.對公司/組織內(nèi)各部門密件管理情況進行監(jiān)督檢查，定期開展密件核查工作。3.負(fù)責(zé)密件的統(tǒng)一登記、編號、存儲、銷毀等管理工作，并確保密件流轉(zhuǎn)過程中的安全。4.對發(fā)現(xiàn)的密件管理問題及時進行整改，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。5.組織開展密件管理培訓(xùn)，提高員工的保密意識和密件核查能力。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.為本部門密件管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實本部門密件核查制度，確保本部門密件管理工作規(guī)范有序。2.對本部門員工進行保密教育，督促員工遵守密件管理規(guī)定，正確處理密件。3.定期檢查本部門密件管理情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.配合密件管理部門開展密件核查工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）密件承辦人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守密件管理規(guī)定，妥善保管和使用所承辦的密件，確保密件安全。2.在密件處理完畢后，及時將密件交回密件管理部門或按規(guī)定進行歸檔、銷毀。3.對密件流轉(zhuǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)進行認(rèn)真核查，確保密件傳遞準(zhǔn)確無誤。4.發(fā)現(xiàn)密件存在問題或異常情況時，及時向本部門負(fù)責(zé)人和密件管理部門報告。四、密件流轉(zhuǎn)核查（一）收文核查1.密件管理部門收到外來密件后，應(yīng)立即進行登記，詳細(xì)記錄密件的名稱、來源、份數(shù)、密級、編號、收發(fā)時間等信息。2.對收文的密級、編號等進行核對，確保與來文標(biāo)注一致。如發(fā)現(xiàn)密級、編號有誤或不清楚的情況時，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系核實。3.根據(jù)密件內(nèi)容和公司/組織內(nèi)部職責(zé)分工，確定承辦部門，并及時將密件送承辦部門簽收。4.建立收文跟蹤臺賬，對密件在流轉(zhuǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)進行跟蹤記錄，直至密件處理完畢。（二）發(fā)文核查1.承辦部門擬制密件時，應(yīng)按照密件管理規(guī)定確定密級，并在文件首頁標(biāo)注密級和編號。2.密件擬制完成后，由承辦人填寫發(fā)文審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.密件管理部門對發(fā)文審批單及密件內(nèi)容進行審核，重點核查密級確定是否準(zhǔn)確、保密措施是否落實、文件格式是否規(guī)范等。審核無誤后，進行編號、登記，并安排發(fā)文。4.發(fā)文時，應(yīng)確保密件封裝牢固、標(biāo)識清晰，按照規(guī)定的傳遞渠道和方式進行傳遞，并做好簽收登記工作。（三）內(nèi)部流轉(zhuǎn)核查1.密件在公司/組織內(nèi)部各部門之間流轉(zhuǎn)時，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，由交接雙方簽字確認(rèn)。交接內(nèi)容包括密件名稱、數(shù)量、密級、編號等信息。2.建立密件內(nèi)部流轉(zhuǎn)記錄，詳細(xì)記錄密件流轉(zhuǎn)的時間、部門、經(jīng)手人等信息，以便隨時查詢和追溯。3.密件管理部門定期對密件內(nèi)部流轉(zhuǎn)情況進行檢查，核實流轉(zhuǎn)記錄是否完整、準(zhǔn)確，防止密件在流轉(zhuǎn)過程中丟失或錯傳。五、密件存儲核查（一）存儲場所選擇1.應(yīng)選擇安全可靠、具備保密條件的場所存儲密件，如專門的保密檔案室、保險柜等。2.存儲場所應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保存儲場所的安全。（二）存儲方式1.密件應(yīng)按照密級、類別進行分類存放，不同密級的密件應(yīng)分開存儲，并有明顯的標(biāo)識。2.對電子密件，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)措施，確保電子密件的安全。同時，定期對電子密件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲核查1.密件管理部門定期對密件存儲情況進行檢查，核對密件數(shù)量、存儲位置、密級標(biāo)識等信息是否準(zhǔn)確無誤。2.檢查存儲場所的安全防護設(shè)施是否正常運行，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施故障或損壞，應(yīng)及時維修或更換。3.對超過保管期限或已失去保存價值的密件，應(yīng)按照規(guī)定及時進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。六、密件使用核查（一）使用范圍密件的使用應(yīng)嚴(yán)格限定在工作需要的范圍內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人。（二）使用審批1.承辦人因工作需要使用密件時，應(yīng)填寫密件使用申請表，注明使用目的、使用期限、使用范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.密件管理部門對密件使用申請表進行審核，重點核查使用目的是否正當(dāng)、使用期限是否合理、使用范圍是否符合規(guī)定等。審核通過后，方可批準(zhǔn)使用。（三）使用過程核查1.承辦人在使用密件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借密件。如需復(fù)制、摘抄密件，應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)。2.密件使用完畢后，承辦人應(yīng)及時將密件歸還密件管理部門，并在使用申請表上注明歸還時間。3.密件管理部門定期對密件使用情況進行檢查，核實使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，防止密件在使用過程中出現(xiàn)丟失、泄露等問題。七、密件銷毀核查（一）銷毀范圍1.超過保管期限或已失去保存價值的密件。2.經(jīng)批準(zhǔn)不再需要保密的密件。（二）銷毀方式1.對紙質(zhì)密件，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保密件信息無法恢復(fù)。2.對電子密件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除。（三）銷毀程序1.密件管理部門定期對擬銷毀的密件進行清理、登記，填寫密件銷毀申請表，注明密件名稱、數(shù)量、密級、編號、銷毀原因等內(nèi)容，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，密件管理部門組織實施密件銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀過程應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。3.銷毀工作完成后，密件管理部門應(yīng)將密件銷毀申請表、銷毀記錄等資料歸檔保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.密件管理部門定期對公司/組織內(nèi)各部門密件管理情況進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括密件管理制度執(zhí)行情況、密件流轉(zhuǎn)過程、存儲情況、使用情況、銷毀情況等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并要求相關(guān)部門限期整改。（二）不定期抽查1.根據(jù)工作需要，密件管理部門不定期對部分部門或重點環(huán)節(jié)的密件管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.抽查結(jié)果應(yīng)及時向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報告，并在全公司/組織范圍內(nèi)進行通報，以起到警示作用。（三）專項檢查1.在公司/組織重大活動、重要項目實施期間，或發(fā)生涉及密件安全的突發(fā)事件后，密件管理部門應(yīng)組織開展專項密件核查工作，確保密件管理安全。2.專項檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點、方法和步驟，確保檢查工作取得實效。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃密件管理部門應(yīng)制定年度密件管理培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等，確保培訓(xùn)工作有序開展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家法律法規(guī)及公司/組織密件管理規(guī)定，如《中華人民共和國保守國家秘密法》、公司/組織密件核查制度規(guī)范等。2.密件處理流程與技巧，包括收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)、存儲、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。3.保密意識與職業(yè)道德教育,提高員工對密件管理重要性的認(rèn)識，增強保密責(zé)任感。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部資深人員進行授課，系統(tǒng)講解密件管理知識和技能。2.開展專題培訓(xùn)，針對密件管理中的重點、難點問題進行專項培訓(xùn)，提高員工解決實際問題的能力。3.案例分析與警示教育：通過分析密件泄露案例，讓員工深刻認(rèn)識到密件管理不當(dāng)?shù)奈：蠊?，增強員工的保密意識。十、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或過失導(dǎo)致密件泄露、丟失、錯傳等情況發(fā)生的，根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對違反密件核查制度，未履行密件管理職責(zé)的部門和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責(zé)令其改正錯誤。2.經(jīng)濟處罰：對造成一定經(jīng)濟損失的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。3.行政處分：對情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。4.法律責(zé)任：對構(gòu)成犯罪的違規(guī)行為，依法追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.密件管理部門發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，