PAGE規(guī)范案件溝通制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織內(nèi)部案件溝通的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高案件處理效率和質(zhì)量，保障公司/組織合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及各類案件（包括但不限于法律糾紛案件、合規(guī)調(diào)查案件、業(yè)務(wù)風(fēng)險案件等）的溝通與協(xié)調(diào)工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：案件溝通工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.及時準(zhǔn)確原則：確保案件信息在各相關(guān)部門和人員之間及時、準(zhǔn)確傳遞，避免信息延誤或錯誤導(dǎo)致的工作失誤。3.保密原則：對于案件涉及的敏感信息、商業(yè)秘密等，嚴(yán)格保密，防止信息泄露給公司/組織帶來不利影響。4.協(xié)作配合原則：各部門和人員應(yīng)在案件處理過程中密切協(xié)作、相互配合，形成工作合力。二、案件溝通的主體與職責(zé)（一）案件主辦部門1.負(fù)責(zé)案件的整體牽頭處理工作，制定案件處理方案和工作計劃。2.組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員開展案件調(diào)查、證據(jù)收集、分析論證等工作。3.及時向公司/組織管理層匯報案件進(jìn)展情況，提出處理建議和決策依據(jù)。4.負(fù)責(zé)與外部相關(guān)機構(gòu)（如律師事務(wù)所、法院、監(jiān)管部門等）進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，代表公司/組織參與案件相關(guān)活動。（二）相關(guān)協(xié)辦部門1.根據(jù)案件主辦部門的要求，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的信息、資料和協(xié)助。2.配合案件主辦部門開展調(diào)查、取證等工作，積極參與案件討論和分析。3.按照職責(zé)分工，落實案件處理過程中涉及本部門的工作任務(wù)，及時反饋工作進(jìn)展情況。（三）法務(wù)部門1.為案件處理提供法律專業(yè)支持，對案件涉及的法律問題進(jìn)行分析和論證，提出法律意見和建議。2.審核案件處理過程中的各類法律文件和文書，確保其合法性和有效性。協(xié)助案件主辦部門制定法律策略，參與重大案件的談判、訴訟等活動。3.負(fù)責(zé)與外部法律顧問進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，整合法律資源，保障公司/組織在法律層面的權(quán)益。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對案件處理過程中涉及的財務(wù)事項進(jìn)行審核和監(jiān)督，提供財務(wù)數(shù)據(jù)和分析。2.根據(jù)案件需要，協(xié)助制定費用預(yù)算和成本控制方案，確保案件處理費用的合理支出。3.配合案件主辦部門進(jìn)行財務(wù)證據(jù)的收集、整理和分析，為案件處理提供財務(wù)方面的支持。（五）審計部門1.對案件處理過程進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查相關(guān)工作是否符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定和程序。2.協(xié)助案件主辦部門開展內(nèi)部調(diào)查，核實相關(guān)事實和證據(jù)，提出審計意見和建議。3.對案件處理結(jié)果進(jìn)行審計評估，確保處理結(jié)果的公正性和合理性。（六）管理層1.對重大案件進(jìn)行決策，審核案件處理方案和工作計劃，給予必要的指導(dǎo)和支持。2.協(xié)調(diào)公司/組織內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，解決案件處理過程中出現(xiàn)的跨部門問題和重大爭議。3.根據(jù)案件進(jìn)展情況和處理結(jié)果進(jìn)行績效考核和責(zé)任追究。三、案件溝通的流程與方式（一）案件啟動階段1.案件主辦部門在發(fā)現(xiàn)案件線索或接到相關(guān)通知后，應(yīng)立即填寫《案件啟動申請表》，詳細(xì)說明案件基本情況、涉及領(lǐng)域、預(yù)計影響等，提交至管理層審批。2.管理層審批通過后，案件主辦部門正式啟動案件處理工作，并確定案件主辦人及協(xié)辦人員名單。3.案件主辦人負(fù)責(zé)組織召開案件啟動會議，向協(xié)辦人員介紹案件情況，明確各部門職責(zé)和工作任務(wù)，制定案件處理初步計劃和時間表。（二）案件調(diào)查階段1.案件主辦部門按照工作計劃，組織相關(guān)人員開展案件調(diào)查工作。調(diào)查方式包括但不限于查閱資料、實地走訪、詢問證人、數(shù)據(jù)分析等。2.在調(diào)查過程中，各部門應(yīng)及時溝通信息，共享調(diào)查成果。案件主辦人定期組織召開案件進(jìn)展匯報會，各協(xié)辦部門匯報工作進(jìn)展、遇到的問題及解決方案。3.對于調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)的重要線索和證據(jù)，案件主辦部門應(yīng)及時進(jìn)行整理和分析，并與法務(wù)部門溝通，確定其法律意義和證明力。4.如需要外部機構(gòu)協(xié)助調(diào)查，案件主辦部門應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定，辦理審批手續(xù)，并與外部機構(gòu)簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）案件分析與論證階段1.案件主辦部門在完成調(diào)查工作后，組織相關(guān)人員對案件進(jìn)行全面分析，包括案件事實、法律關(guān)系、證據(jù)情況、可能的處理結(jié)果等。2.根據(jù)案件分析結(jié)果，法務(wù)部門對案件涉及的法律問題進(jìn)行深入論證，提出法律意見和建議。財務(wù)、審計等部門結(jié)合各自專業(yè)領(lǐng)域，提供相關(guān)分析和支持。3.案件主辦部門綜合各方意見，制定案件處理策略和方案，明確處理目標(biāo)、措施、步驟以及時間節(jié)點等。4.將案件分析與論證結(jié)果形成書面報告，提交至管理層審核。管理層根據(jù)報告內(nèi)容，對案件處理方案進(jìn)行決策，提出修改意見或批準(zhǔn)實施。（四）案件處理實施階段1.案件主辦部門按照管理層批準(zhǔn)的處理方案，組織實施案件處理工作。在處理過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定，履行相關(guān)程序和手續(xù)。2.加強與外部相關(guān)機構(gòu)（如律師事務(wù)所、法院、監(jiān)管部門等）的溝通協(xié)調(diào)，及時了解案件進(jìn)展情況，反饋公司/組織意見和要求。3.各協(xié)辦部門按照職責(zé)分工，積極配合案件主辦部門開展工作，確保案件處理工作順利推進(jìn)。4.定期對案件處理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整處理策略和方案。如遇重大問題或突發(fā)事件，及時向管理層匯報，尋求支持和指導(dǎo)。（五）案件結(jié)案階段1.案件處理工作完成后，案件主辦部門應(yīng)及時整理案件相關(guān)資料，包括調(diào)查文件、證據(jù)材料、法律文書、處理結(jié)果報告等，形成完整的案件檔案。2.組織召開案件結(jié)案會議，向各協(xié)辦部門通報案件處理結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。3.將案件檔案提交至公司/組織檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱和參考。4.對案件處理過程中表現(xiàn)突出的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進(jìn)行責(zé)任追究。（六）案件溝通方式1.內(nèi)部會議：定期召開案件進(jìn)展匯報會、案件分析會、結(jié)案會議等，由案件主辦人或相關(guān)負(fù)責(zé)人主持，各部門人員參加，通報案件情況，討論工作問題，協(xié)調(diào)工作安排。2.工作群：建立案件專項工作群，用于日常工作溝通和信息共享。各部門人員及時在群內(nèi)匯報工作進(jìn)展、上傳相關(guān)資料、交流工作意見等。3.書面報告：案件主辦部門定期向管理層提交案件處理書面報告，詳細(xì)說明案件進(jìn)展情況、存在問題、下一步工作計劃以及處理建議等。4.一對一溝通：對于涉及敏感信息或需要深入溝通的問題，相關(guān)人員可進(jìn)行一對一的面對面溝通或電話溝通。四、案件溝通的信息管理（一）信息收集1.案件主辦部門負(fù)責(zé)收集案件處理過程中涉及的各類信息資料，包括但不限于案件線索、調(diào)查證據(jù)、法律文件、財務(wù)數(shù)據(jù)、審計報告等。2.各協(xié)辦部門按照職責(zé)分工，及時向案件主辦部門提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的信息資料，并確保信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。3.對于外部機構(gòu)提供的信息資料，案件主辦部門應(yīng)進(jìn)行審核和登記，確保其來源合法、內(nèi)容可靠。（二）信息整理與分析1.案件主辦部門安排專人對收集到的信息資料進(jìn)行整理和分類，建立案件信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對案件信息進(jìn)行分析，挖掘案件背后的深層次問題和潛在風(fēng)險，為案件處理提供決策支持。3.結(jié)合案件進(jìn)展情況，及時更新和完善案件信息數(shù)據(jù)庫，確保信息的時效性和有效性。（三）信息共享與保密1.根據(jù)案件處理需要，在確保信息安全和保密的前提下，按照規(guī)定的范圍和程序，將案件信息在公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門和人員之間進(jìn)行共享。2.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等，嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.與外部機構(gòu)進(jìn)行信息交流時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方保密責(zé)任和義務(wù)，確保公司/組織信息安全。五、案件溝通的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立案件溝通監(jiān)督小組，由管理層成員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對案件溝通制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對案件處理過程進(jìn)行抽查，檢查案件溝通是否及時、準(zhǔn)確，各部門職責(zé)是否履行到位，信息管理是否規(guī)范等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核制度1.建立案件溝通工作績效考核體系，將案件處理效率、質(zhì)量、溝通協(xié)作情況等納入考核指標(biāo)。2.定期對各部門和人員的案件溝通工作進(jìn)行考核評價，考核結(jié)果與績效獎金、晉升晉級等