PAGE采購費用報銷制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司采購費用報銷管理，規(guī)范報銷流程，確保采購費用支出的真實性、合理性、合法性，提高公司資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要進行的各類采購活動所產(chǎn)生費用的報銷管理。（三）基本原則1.真實性原則：報銷的采購費用必須是實際發(fā)生的，相關(guān)憑證應真實、有效，能夠證明采購業(yè)務的真實性。2.合理性原則：采購費用應符合公司生產(chǎn)經(jīng)營實際需求，與采購的商品或服務的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等相匹配，不得超出合理范圍。3.合法性原則：采購費用報銷應嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，報銷憑證必須合法合規(guī)，嚴禁使用虛假發(fā)票等違規(guī)手段報銷。4.及時性原則：采購業(yè)務完成后，相關(guān)人員應及時整理報銷憑證，按照規(guī)定流程辦理報銷手續(xù)，確保費用及時入賬。二、采購費用報銷范圍（一）采購貨款1.向供應商購買原材料、零部件、商品等所支付的貨款。2.采購過程中因購買商品或服務而產(chǎn)生的運輸費用、裝卸費用等直接與采購相關(guān)的費用，若運輸費用等單獨簽訂合同且發(fā)票開具給本公司的，可作為采購費用一并報銷。（二）采購相關(guān)稅費1.購買商品或服務時依法繳納的增值稅、消費稅等相關(guān)稅費（如取得合規(guī)的完稅憑證）。2.因采購業(yè)務產(chǎn)生的關(guān)稅等進口環(huán)節(jié)稅費（如有）。（三）采購傭金1.支付給與采購業(yè)務相關(guān)的中介機構(gòu)或個人的合理傭金（需符合相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定及公司審批程序）。（四）其他采購費用1.采購過程中發(fā)生的檢驗檢測費、樣品費等。2.因采購業(yè)務需要參加展會、洽談會等活動所產(chǎn)生的費用（如展位費、差旅費等，需符合公司相關(guān)活動審批規(guī)定）。三、采購費用報銷憑證要求（一）發(fā)票1.必須取得由供應商開具的合法有效的發(fā)票，發(fā)票應具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息（公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。2.發(fā)票內(nèi)容應與采購業(yè)務實際相符，不得開具虛假發(fā)票或與實際采購內(nèi)容不符的發(fā)票。如發(fā)票開具錯誤或存在問題，應及時聯(lián)系供應商進行更換或更正。3.對于增值稅專用發(fā)票，應在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證，認證通過后方可作為報銷憑證。（二）采購合同1.除小額零星采購外，一般采購業(yè)務應簽訂書面采購合同。采購合同應明確采購商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同作為證明采購業(yè)務真實性和合法性的重要依據(jù)，報銷時應提供合同復印件（加蓋供應商公章或合同專用章），合同原件由采購部門妥善保管以備核查。（三）驗收單1.采購的商品或服務到貨后，采購部門應組織相關(guān)人員進行驗收，并填寫驗收單。驗收單應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商名稱、驗收日期、驗收結(jié)果等內(nèi)容。2.驗收合格的商品或服務，驗收人員應在驗收單上簽字確認；驗收不合格的，應注明不合格原因及處理意見。驗收單作為證明采購商品或服務已實際交付并符合要求的憑證，是報銷的必要附件。（四）入庫單（適用于需要入庫的采購物品）1.采購的原材料、零部件、商品等入庫時，倉庫管理人員應填寫入庫單。入庫單應包含入庫日期、采購單號、供應商名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等信息。2.入庫單應經(jīng)倉庫管理人員、采購人員等簽字確認，作為采購物品已入庫的證明，與發(fā)票、驗收單等共同作為報銷依據(jù)。（五）其他憑證1.根據(jù)采購業(yè)務實際情況，可能還需要提供運輸發(fā)票、保險單據(jù)、報關(guān)單、完稅證明等其他相關(guān)憑證，以證明采購費用的完整性和真實性。2.對于涉及預付款的采購業(yè)務，還應提供預付款支付憑證及后續(xù)結(jié)算憑證，確保采購費用的準確核算和報銷。四、采購費用報銷流程（一）采購申請與審批1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請單，詳細注明采購商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、預計到貨時間等信息。2.采購申請單應經(jīng)部門負責人審核簽字，對于金額較大或重要的采購項目，還需按照公司規(guī)定提交相關(guān)領導審批。審批通過后的采購申請單作為采購業(yè)務的依據(jù)，由采購部門負責組織實施采購。（二）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請單，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應嚴格按照采購合同約定執(zhí)行，確保采購商品或服務的質(zhì)量、價格、交貨期等符合要求。2.采購人員應及時跟進采購進度，與供應商保持溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。對于需要預付款的采購業(yè)務，采購人員應按照公司規(guī)定辦理預付款申請手續(xù)。（三）驗收與入庫1.采購的商品或服務到貨后，采購部門應組織相關(guān)人員按照驗收標準進行驗收。驗收合格的，驗收人員在驗收單上簽字確認；驗收不合格的，應及時與供應商協(xié)商處理，直至達到驗收要求。2.需要入庫的采購物品，倉庫管理人員根據(jù)驗收單辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應與驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證核對一致。（四）報銷申請1.采購業(yè)務完成后，采購人員應及時整理報銷憑證，包括發(fā)票、采購合同、驗收單、入庫單等，并填寫費用報銷單。費用報銷單應詳細注明采購項目名稱、供應商名稱、報銷金額、報銷事由等信息。2.采購人員將填寫完整的費用報銷單及相關(guān)憑證提交給部門負責人審核。部門負責人應重點審核采購業(yè)務的真實性、合理性、報銷金額的準確性等，審核通過后簽字確認。（五）財務審核與報銷1.財務部門收到報銷申請后，對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真?zhèn)?、?nèi)容是否合規(guī)、合同條款是否與采購業(yè)務相符、驗收單與入庫單是否一致等。2.財務人員根據(jù)公司財務制度和相關(guān)規(guī)定，對報銷金額進行審核。對于超出預算或不符合報銷標準的費用，財務人員有權(quán)拒絕報銷。審核通過后，財務人員在費用報銷單上簽字，并按照公司規(guī)定辦理報銷付款手續(xù)。（六）報銷支付1.財務部門根據(jù)審核通過的報銷申請，按照公司的付款方式進行支付。對于通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的，應確保收款賬戶信息準確無誤；對于現(xiàn)金支付的，應嚴格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行。2.報銷支付完成后，財務人員應及時登記入賬，更新相關(guān)財務記錄，確保公司財務數(shù)據(jù)的準確性和及時性。五、采購費用報銷的特殊規(guī)定（一）預付款報銷1.對于已辦理預付款的采購業(yè)務，在收到供應商提供的發(fā)票及相關(guān)驗收憑證后，采購人員應及時辦理預付款沖銷及尾款報銷手續(xù)。2.預付款沖銷時，應在費用報銷單上注明預付款金額及沖銷情況，并附上預付款支付憑證復印件。尾款報銷金額應為采購合同總金額減去已支付的預付款金額。（二）集中采購報銷1.對于公司實行集中采購的項目，采購部門應按照集中采購相關(guān)規(guī)定辦理采購業(yè)務，并統(tǒng)一收集、整理報銷憑證。2.集中采購報銷時，應提供集中采購審批文件、采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，并按照本制度規(guī)定的報銷流程進行審核和報銷。（三）國外采購報銷1.涉及國外采購的，除提供國內(nèi)采購所需的發(fā)票、合同、驗收單等憑證外，還應提供報關(guān)單、完稅證明、外匯付款憑證等相關(guān)資料。2.國外采購報銷的匯率換算應按照公司規(guī)定的匯率標準執(zhí)行，確保報銷金額的準確性。對于因匯率波動產(chǎn)生的匯兌損益，按照公司財務制度進行處理。六、采購費用報銷的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購費用報銷情況進行審計檢查，審查報銷憑證的真實性、合法性、合規(guī)性，以及報銷流程的執(zhí)行情況。2.內(nèi)部審計部門有權(quán)調(diào)閱采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)資料，對采購業(yè)務進行實地核查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務部門日常監(jiān)督1.財務部門在審核報銷業(yè)務過程中，應嚴格把關(guān)，對不符合規(guī)定的報銷申請及時予以糾正。2.財務部門應定期對采購費用報銷數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，關(guān)注采購費用的變動情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時與采購部門溝通核實，并向公司管理層報告。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定進行采購費用報銷的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。對于故意提供虛假報銷憑證、騙取公司資金的行為，將依法追究相關(guān)人員的法律責任。2.違規(guī)行為包括但不限于：使用虛假發(fā)票報