PAGE規(guī)范合同倒簽制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同倒簽行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類(lèi)合同（包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等）的倒簽管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同倒簽必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同內(nèi)容合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則充分評(píng)估合同倒簽可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施加以防范和控制，避免因合同倒簽引發(fā)法律糾紛或經(jīng)濟(jì)損失。3.審批規(guī)范原則建立嚴(yán)格的合同倒簽審批流程，明確審批權(quán)限和責(zé)任，確保倒簽合同經(jīng)過(guò)必要的審核和批準(zhǔn)。4.及時(shí)補(bǔ)簽原則在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后，應(yīng)盡快按照本制度規(guī)定完成合同倒簽手續(xù)，盡量縮短倒簽時(shí)間間隔，減少風(fēng)險(xiǎn)暴露期。二、合同倒簽的定義與情形（一）定義合同倒簽是指在業(yè)務(wù)已經(jīng)實(shí)際發(fā)生后，因各種原因未能及時(shí)簽訂書(shū)面合同，而在事后補(bǔ)簽合同的行為。（二）情形1.業(yè)務(wù)緊急，來(lái)不及在業(yè)務(wù)發(fā)生前簽訂合同，如搶險(xiǎn)救災(zāi)、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)等。2.合同文本需根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行修改完善，需要一定時(shí)間準(zhǔn)備，導(dǎo)致未能及時(shí)簽訂。3.相關(guān)部門(mén)或人員疏忽、延誤，未及時(shí)啟動(dòng)合同簽訂流程。三、合同倒簽的審批流程（一）申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)發(fā)生后需要倒簽合同的，應(yīng)填寫(xiě)《合同倒簽申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明倒簽合同的原因、業(yè)務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、實(shí)際發(fā)生時(shí)間等情況，并提交相關(guān)證明材料。（二）初審1.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)材料進(jìn)行初審，核實(shí)情況屬實(shí)后簽署意見(jiàn)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.初審主要審查業(yè)務(wù)的真實(shí)性、必要性以及倒簽合同的原因是否合理。（三）審核1.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否符合公司利益和業(yè)務(wù)要求，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.審核通過(guò)后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理審批。（四）審批1.總經(jīng)理根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)的審核意見(jiàn)進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同倒簽，總經(jīng)理可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究后再行審批。2.總經(jīng)理審批通過(guò)后，申請(qǐng)表及相關(guān)材料交合同管理部門(mén)備案。四、合同倒簽的操作規(guī)范（一）合同起草1.合同管理部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.涉及特殊業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)領(lǐng)域的合同，可邀請(qǐng)法律專(zhuān)業(yè)人員或相關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行審核把關(guān)，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。（二）合同審核1.合同管理部門(mén)將起草好的合同文本交業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。2.業(yè)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符，是否滿足業(yè)務(wù)需求；財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同價(jià)款、支付方式等財(cái)務(wù)條款是否合理；法務(wù)部門(mén)從法律角度審核合同條款的合法性、完整性和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.各審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見(jiàn)，合同管理部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（三）合同簽署1.合同文本經(jīng)審核通過(guò)后，由雙方當(dāng)事人或其授權(quán)代表簽字（蓋章）。簽字（蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定和公司要求。2.對(duì)于多頁(yè)合同，應(yīng)加蓋騎縫章，確保合同的完整性和真實(shí)性。（四）合同編號(hào)與歸檔1.合同管理部門(mén)按照公司合同編號(hào)規(guī)則對(duì)倒簽合同進(jìn)行編號(hào)，并建立合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、雙方當(dāng)事人、合同金額、履行期限等信息。2.合同簽訂后，合同管理部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和管理。五、合同倒簽的風(fēng)險(xiǎn)防控（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防控1.加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保合同倒簽行為符合法律規(guī)定。對(duì)于涉及重大法律問(wèn)題的合同倒簽，及時(shí)咨詢法律專(zhuān)業(yè)人士的意見(jiàn)。2.在合同條款中明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容，避免因合同約定不明引發(fā)法律糾紛。3.嚴(yán)格審查合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)信譽(yù)等情況，確保對(duì)方具備履行合同的能力和條件。（二）經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控1.財(cái)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款的審核，確保公司經(jīng)濟(jì)利益不受損失。2.對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，及時(shí)掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展和款項(xiàng)收付情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。（三）管理風(fēng)險(xiǎn)防控1.建立健全合同管理制度，明確各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通協(xié)作，避免因職責(zé)不清導(dǎo)致合同倒簽管理混亂。2.加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程的監(jiān)督檢查，對(duì)違反合同倒簽制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)合同倒簽情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查合同倒簽的審批流程是否合規(guī)到位、合同內(nèi)容是否合法有效、風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否落實(shí)等。（二）日常監(jiān)督檢查合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同倒簽情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同倒簽過(guò)程中存在的問(wèn)題。對(duì)發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出整改建議。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定進(jìn)行合同倒簽的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)