PAGE行文發(fā)文規(guī)范制度一、總則1.目的為加強公司/組織的行文發(fā)文管理，確保公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，特制定本規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、公司/組織與外部單位之間的行文發(fā)文活動。3.基本原則行文發(fā)文應(yīng)遵循準(zhǔn)確、及時、安全、保密的原則，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范統(tǒng)一。二、行文規(guī)則1.行文關(guān)系公司/組織內(nèi)部行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文方向，一般不得越級行文。與外部單位行文應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)往來和工作需要，按照平等、互利、合作的原則進(jìn)行。2.行文內(nèi)容行文應(yīng)主題明確，觀點鮮明，內(nèi)容簡潔，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免冗長繁瑣和歧義。涉及重要事項、決策、政策等內(nèi)容的行文，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，確保文件的科學(xué)性和可行性。3.行文格式公文應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。主送機關(guān)應(yīng)明確、規(guī)范，頂格書寫在標(biāo)題下空一行位置。正文應(yīng)段落分明，層次清晰，字體字號統(tǒng)一。附件應(yīng)與正文一并裝訂，并在正文后注明附件名稱和順序號。發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并署發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章應(yīng)端正、清晰，騎年蓋月。三、發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要，確定發(fā)文內(nèi)容和文種，由專人負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)嚴(yán)格按照行文規(guī)則和格式要求撰寫公文，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。擬稿完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保公文質(zhì)量。2.審核擬稿部門負(fù)責(zé)人對擬稿內(nèi)容進(jìn)行審核，重點審核公文的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與公司/組織的工作目標(biāo)和任務(wù)相符，格式是否規(guī)范等。審核通過后，將擬稿提交給公司/組織辦公室進(jìn)行核稿。3.核稿公司/組織辦公室對擬稿進(jìn)行全面核稿，重點審核公文的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，語言是否通順，是否符合發(fā)文流程等。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與擬稿部門溝通，提出修改意見。核稿通過后，將擬稿提交給公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批公司/組織領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要進(jìn)行審批，審批意見應(yīng)明確、具體。對于重要公文，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。審批通過后，將擬稿返回公司/組織辦公室進(jìn)行編號、排版、印刷等工作。5.編號公司/組織辦公室對審批通過的公文進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保公文的唯一性和連續(xù)性。編號完成后，將公文編號記錄在發(fā)文登記簿上。6.排版公司/組織辦公室根據(jù)公文格式要求進(jìn)行排版，確保公文的版面整潔、美觀。排版過程中，應(yīng)注意字體、字號、行距、頁邊距等的統(tǒng)一，避免出現(xiàn)排版錯誤。7.印刷排版完成后，將公文發(fā)送至指定印刷廠進(jìn)行印刷。印刷廠應(yīng)按照公司/組織辦公室提供的排版文件進(jìn)行印刷，確保印刷質(zhì)量。印刷完成后，將印刷好的公文送回公司/組織辦公室進(jìn)行校對。8.校對公司/組織辦公室對印刷好的公文進(jìn)行校對，重點校對公文的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，有無錯別字、漏字等。校對過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與印刷廠溝通，進(jìn)行修改。校對無誤后，將公文進(jìn)行裝訂。9.蓋章公司/組織辦公室根據(jù)發(fā)文機關(guān)署名和領(lǐng)導(dǎo)審批意見，在公文中加蓋相應(yīng)的印章。蓋章應(yīng)端正、清晰，騎年蓋月。10.分發(fā)公文蓋章后，公司/組織辦公室按照主送機關(guān)和抄送機關(guān)的名單進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)過程中，應(yīng)注意公文的保密性，確保公文及時、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。四、收文處理1.簽收公司/組織辦公室收到外部單位發(fā)來的公文后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收登記，記錄公文的發(fā)文機關(guān)、文號、標(biāo)題、日期等信息。簽收人應(yīng)在公文簽收單上簽字確認(rèn)。2.登記公司/組織辦公室對簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括公文的編號、標(biāo)題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、發(fā)文日期、密級、份數(shù)等信息。登記完成后，將公文按照類別和重要程度進(jìn)行分類存放。3.分辦公司/組織辦公室根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，將公文分發(fā)給相關(guān)部門或人員進(jìn)行辦理。分辦過程中，應(yīng)注明辦理期限和要求，確保公文得到及時處理。4.傳閱對于需要傳閱的公文，公司/組織辦公室應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要，組織相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。傳閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱順序和傳閱時間要求，確保公文傳閱的及時性和準(zhǔn)確性。5.承辦承辦部門或人員收到分辦的公文后，應(yīng)按照要求及時進(jìn)行辦理，并在規(guī)定的期限內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給公司/組織辦公室。承辦過程中，如遇問題應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保公文辦理的順利進(jìn)行。6.催辦公司/組織辦公室對承辦部門或人員的公文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時辦理完畢。催辦過程中，如發(fā)現(xiàn)承辦部門或人員未按時辦理，應(yīng)及時發(fā)出催辦通知，督促其加快辦理進(jìn)度。7.辦結(jié)承辦部門或人員辦理完公文后，應(yīng)將辦理結(jié)果和相關(guān)材料報送公司/組織辦公室。公司/組織辦公室對辦理結(jié)果進(jìn)行審核，審核通過后，將公文進(jìn)行歸檔保存。五、公文歸檔1.歸檔范圍公司/組織內(nèi)部形成的具有保存價值的公文，包括上級機關(guān)發(fā)來的文件、本公司/組織制發(fā)的文件、下屬單位報送的文件等。與外部單位往來的重要公文，如合同、協(xié)議、信函等。2.歸檔要求公文歸檔應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則，確保公文的真實性和完整性。歸檔的公文應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。歸檔的公文應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，便于查閱和利用。3.保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文包括公司/組織的重要決策、規(guī)章制度、人事任免等文件。長期保管的公文包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)往來文件等，保管期限一般為10年至30年。短期保管的公文包括公司/組織的臨時性文件、事務(wù)性文件等，保管期限一般為1年至5年。4.歸檔程序公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時將公文整理好，移交公司/組織辦公室進(jìn)行歸檔。公司/組織辦公室對移交的公文進(jìn)行審核，審核通過后，將公文按照歸檔要求進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。歸檔目錄編制完成后，將公文存入檔案柜，并建立檔案索引，便于查閱和利用。六、保密規(guī)定1.保密范圍涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、人事秘密等重要信息的公文。上級機關(guān)發(fā)來的涉及國家機密、商業(yè)機密等需要保密的文件。2.保密措施公文的起草、審核、印制、傳遞、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保公文的保密性。涉及保密內(nèi)容的公文應(yīng)標(biāo)明密級，并按照密級要求進(jìn)行管理。借閱保密公文應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。保密公文的傳遞應(yīng)通過機要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，不得通過普通郵寄或電子郵件等方式傳遞。3.保密責(zé)任