PAGE檔案機(jī)構(gòu)人員制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，提高檔案工作質(zhì)量和效率，保障檔案的安全與完整，特制定本人員制度規(guī)范。本規(guī)范旨在明確檔案機(jī)構(gòu)各類人員的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范工作流程，確保檔案管理工作依法依規(guī)、有序開(kāi)展，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于本檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)所有工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案數(shù)字化處理人員、檔案利用服務(wù)人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。3.準(zhǔn)確完整原則保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)記錄公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)信息。4.高效服務(wù)原則以服務(wù)公司/組織發(fā)展為宗旨，優(yōu)化工作流程，提高檔案利用效率，為各部門提供及時(shí)、便捷的檔案服務(wù)。二、人員崗位職責(zé)（一）檔案管理人員1.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案機(jī)構(gòu)的日常管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。協(xié)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)與公司/組織內(nèi)部各部門的關(guān)系，確保檔案工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的有效銜接。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和實(shí)施，推動(dòng)檔案管理手段的現(xiàn)代化。2.檔案分類與編目人員根據(jù)檔案的形成來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)。編制檔案目錄，包括全宗目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄等，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。對(duì)檔案的分類和編目情況進(jìn)行定期核對(duì)和更新，保證檔案檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。3.檔案整理人員按照檔案整理的原則和方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，包括裝訂、編頁(yè)、裝盒等工作。檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色等不符合要求的檔案進(jìn)行修復(fù)和處理。做好檔案整理過(guò)程中的記錄工作，確保整理工作可追溯。4.檔案數(shù)字化處理人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化處理工作的組織和實(shí)施，制定數(shù)字化工作計(jì)劃和方案。按照數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作。對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。做好數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和備份工作，保障數(shù)字化檔案的安全。5.檔案庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括庫(kù)房的清潔、通風(fēng)、溫濕度控制等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，做好檔案的出入庫(kù)登記和保管工作，確保檔案實(shí)體安全。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案利用服務(wù)人員1.檔案查閱接待人員熱情接待檔案查閱利用者，解答查閱利用者的咨詢，提供必要的幫助。審核查閱利用者的身份和查閱申請(qǐng)，按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。根據(jù)查閱利用者的需求，準(zhǔn)確提供檔案資料，并做好查閱過(guò)程的監(jiān)督和服務(wù)工作。2.檔案借閱管理人員負(fù)責(zé)檔案借閱工作的管理，嚴(yán)格按照借閱制度辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。對(duì)借閱的檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱者歸還檔案，確保檔案按時(shí)歸還。檢查歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題及時(shí)與借閱者溝通解決。三、人員招聘與培訓(xùn)（一）人員招聘1.根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的工作需要，制定人員招聘計(jì)劃，明確招聘崗位、人數(shù)、任職條件等。2.通過(guò)多種渠道發(fā)布招聘信息，如招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘等，吸引符合條件的人員應(yīng)聘。3.對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行資格審查、筆試、面試等環(huán)節(jié)的考核，選拔出綜合素質(zhì)較高、具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能的人員。4.對(duì)擬錄用人員進(jìn)行背景調(diào)查，確保其品行端正且無(wú)不良記錄，符合檔案機(jī)構(gòu)工作要求。（二）人員培訓(xùn)1.入職培訓(xùn)新員工入職后，組織開(kāi)展入職培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司/組織概況、檔案機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)等，幫助新員工盡快熟悉工作環(huán)境和工作要求。2.定期培訓(xùn)定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)行業(yè)專家、資深檔案管理人員等進(jìn)行授課，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案管理新政策、新技術(shù)、新方法等，不斷提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。3.專項(xiàng)培訓(xùn)根據(jù)檔案工作的實(shí)際需求，針對(duì)檔案整理、數(shù)字化處理、信息安全等專項(xiàng)工作開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，提高工作人員在特定領(lǐng)域的專業(yè)技能。4.培訓(xùn)考核建立培訓(xùn)考核機(jī)制，對(duì)參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果與員工的績(jī)效掛鉤，激勵(lì)員工積極參加培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)能力。四、人員考核與獎(jiǎng)懲（一）人員考核1.考核原則堅(jiān)持客觀公正、全面準(zhǔn)確的原則，以工作業(yè)績(jī)和工作表現(xiàn)為主要考核依據(jù)。注重考核過(guò)程的科學(xué)性和合理性，確?？己私Y(jié)果真實(shí)可靠。2.考核內(nèi)容工作業(yè)績(jī)：包括檔案整理數(shù)量、數(shù)字化處理進(jìn)度、檔案利用服務(wù)滿意度等方面的工作成果。工作態(tài)度：主要考核員工的責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。業(yè)務(wù)能力：考核員工的檔案專業(yè)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)操作技能、問(wèn)題解決能力等。3.考核方式定期考核：每年度進(jìn)行一次定期考核，采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式，綜合評(píng)定員工的工作表現(xiàn)。不定期考核：根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)員工進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核員工在突發(fā)事件或?qū)ｍ?xiàng)工作中的表現(xiàn)。4.考核結(jié)果應(yīng)用將考核結(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)等的重要依據(jù)。對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核不合格的員工進(jìn)行誡勉談話、崗位調(diào)整或辭退等處理。（二）人員獎(jiǎng)懲1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出、做出顯著成績(jī)的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)金、晉升等。具體獎(jiǎng)勵(lì)情形包括：檔案管理工作創(chuàng)新成果顯著，提高了工作效率和質(zhì)量；在檔案安全保障方面做出突出貢獻(xiàn)，避免了重大檔案安全事故；為公司/組織提供重要檔案信息支持，對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展起到關(guān)鍵作用等。2.懲罰對(duì)違反檔案機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、工作紀(jì)律，或因工作失誤給檔案管理工作造成損失的員工，給予相應(yīng)的懲罰，懲罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。具體懲罰情形包括：違反檔案安全保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露；工作敷衍了事，造成檔案整理錯(cuò)誤或丟失；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀檔案等。五、人員職業(yè)道德與行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.愛(ài)崗敬業(yè)熱愛(ài)檔案管理工作，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和敬業(yè)精神，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，努力做好本職工作。2.誠(chéng)實(shí)守信誠(chéng)實(shí)守信，如實(shí)記錄和保管檔案信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，不弄虛作假、篡改檔案。3.保守秘密嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機(jī)密，不泄露檔案信息，維護(hù)公司/組織的利益。4.服務(wù)至上樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，以熱情、周到的服務(wù)態(tài)度為公司/組織內(nèi)部各部門和檔案查閱利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。（二）行為規(guī)范1.工作紀(jì)律嚴(yán)格遵守公司/組織的考勤制度，按時(shí)上下班，不遲到、早退、曠工。遵守檔案機(jī)構(gòu)的工作流程和操作規(guī)范，不得擅自簡(jiǎn)化或省略工作環(huán)節(jié)。工作時(shí)間內(nèi)專心工作，不從事與工作無(wú)關(guān)的事情。2.廉潔自律廉潔奉公，不以權(quán)謀私，不接受檔案查閱利用者的賄賂或不正當(dāng)利益。3.團(tuán)結(jié)協(xié)作樹(shù)立團(tuán)隊(duì)意識(shí)，與同事密切配合，相互支持，共同完成檔案管理工作任務(wù)。4.文明禮貌在工作中注重文明禮貌，使用文明用語(yǔ)待人接物，保持良好的工作形象。六、人員離職與交接（一）離職手續(xù)1.員工離職時(shí)，需提前[X]天向檔案機(jī)構(gòu)提交書(shū)面離職申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理離職手續(xù)。2.離職員工應(yīng)清理個(gè)人工作區(qū)域，歸還所借的檔案資料、辦公用品及設(shè)備等。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核算離職員工的工資、獎(jiǎng)金等薪酬，并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。（二）工作交接1.離職員工所在部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與其進(jìn)行工作交接，確保工作的連續(xù)性。2.工作交接內(nèi)容包括：未完成的檔案整理任務(wù)、數(shù)字化處理項(xiàng)目進(jìn)展情況、檔案利用服務(wù)工作的相關(guān)事宜、檔案管理系統(tǒng)賬號(hào)及密碼等。3.交接雙方應(yīng)填寫工作交接清單，詳細(xì)記錄交接事項(xiàng)，并簽字確認(rèn)。交接清單一式兩