PAGE規(guī)范自行采購制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司自行采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在日常經(jīng)營活動中自行組織的采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。4.誠信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購政策和戰(zhàn)略，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[具體部門名稱]作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的組織實施。采購執(zhí)行部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其職責(zé)和分工。采購人員職責(zé)：1.負(fù)責(zé)采購項目的需求調(diào)研、采購計劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。2.收集市場信息，分析采購需求，尋找合適的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.參與采購項目的談判，代表公司與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，保障采購項目順利完成。5.定期向上級匯報采購工作進(jìn)展情況，提供采購數(shù)據(jù)分析和建議。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購項目的實施效果負(fù)責(zé)。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的合理使用和安全。3.審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等，防范采購風(fēng)險。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購需求進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交采購執(zhí)行部門。（二）采購計劃制定1.采購執(zhí)行部門收到《采購申請表》后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的具體內(nèi)容、采購方式、采購時間安排、采購責(zé)任人等信息，并提交采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等相關(guān)信息。2.供應(yīng)商評估采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商選擇采購人員根據(jù)采購項目的特點和要求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。在采購談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)采購合同。4.供應(yīng)商管理采購執(zhí)行部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、采購合同執(zhí)行情況等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購人員與選定的供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同起草完成后，提交采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交公司法律顧問審核。3.公司法律顧問對采購合同進(jìn)行合法性審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。審核通過后，采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。（五）采購合同執(zhí)行1.采購人員將采購合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，確保各部門了解采購合同的內(nèi)容和要求。2.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.需求部門負(fù)責(zé)對采購貨物或服務(wù)進(jìn)行驗收，驗收合格后出具驗收報告。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，需求部門應(yīng)及時通知采購執(zhí)行部門，采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，按照約定的付款方式支付采購款項。（六）采購項目驗收1.采購項目完成后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購貨物或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查。2.驗收合格后，驗收人員填寫《采購項目驗收報告》，簽字確認(rèn)。驗收報告應(yīng)包括采購項目名稱、采購合同編號、驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等信息。3.如驗收不合格，驗收人員應(yīng)在驗收報告中注明不合格原因，并要求供應(yīng)商限期整改或重新提供貨物或服務(wù)。整改完成后，再次進(jìn)行驗收，直至驗收合格。（七）采購資料歸檔采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)將采購過程中產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行整理歸檔，包括采購申請表、采購計劃、供應(yīng)商評估報告、采購合同、驗收報告等。采購資料應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.招標(biāo)程序：采購執(zhí)行部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。對報名參加投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定合格投標(biāo)人名單。向合格投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目。2.招標(biāo)程序：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項目特點和供應(yīng)商信息，選擇若干家潛在供應(yīng)商作為邀請對象，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。對被邀請的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定合格投標(biāo)人名單。向合格投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于采購時間緊迫、采購需求規(guī)格和數(shù)量難以明確的采購項目。2.談判程序：采購執(zhí)行部門發(fā)布競爭性談判公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加談判。對報名參加談判的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定合格談判供應(yīng)商名單。向合格談判供應(yīng)商發(fā)出談判文件，組織談判活動。談判過程中，采購人員與談判供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商談判，爭取達(dá)成最優(yōu)采購合同。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：采購執(zhí)行部門填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、申請單一來源采購的原因等信息，并提交采購決策委員會審批。采購決策委員會對《單一來源采購申請表》進(jìn)行審議，如批準(zhǔn)單一來源采購申請，采購執(zhí)行部門與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判，簽訂采購合同。（五）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、采購需求規(guī)格和數(shù)量明確、市場貨源充足的采購項目。2.詢價程序：采購執(zhí)行部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購人員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較分析，選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。采購人員與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃和實際需求，編制年度采購預(yù)算，并提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門結(jié)合公司年度預(yù)算目標(biāo)和資金狀況，對各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行匯總、審核和調(diào)整，形成公司年度采購預(yù)算草案。3.公司年度采購預(yù)算草案提交采購決策委員會審議通過后，報公司董事會批準(zhǔn)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購執(zhí)行部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等信息，并提交采購決策委員會審批。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期向采購決策委員會匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況。2.審計部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的編制、執(zhí)行、調(diào)整等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保采購預(yù)算的合理使用和有效執(zhí)行。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律風(fēng)險等。2.各相關(guān)部門應(yīng)配合采購執(zhí)行部門進(jìn)行風(fēng)險識別工作，及時提供相關(guān)信息和建議。（二）風(fēng)險評估1.采購執(zhí)行部門對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類分級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.供應(yīng)商違約風(fēng)險加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任條款。定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的經(jīng)營狀況變化，采取相應(yīng)的措施防范風(fēng)險。建立供應(yīng)商違約應(yīng)急預(yù)案，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等，確保采購項目不受影響。2.質(zhì)量問題風(fēng)險加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，對采購貨物進(jìn)行檢驗驗收。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時要求供應(yīng)商整改或退換貨。建立質(zhì)量問題追溯機(jī)制，對質(zhì)量問題的原因進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施防止類似問題再次發(fā)生。3.價格波動風(fēng)險關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。在采購合同中合理約定價格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價格波動情況調(diào)整采購價格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避價格波動風(fēng)險。4.法律風(fēng)險加強(qiáng)采購人員的法律意識培訓(xùn)，提高其法律素養(yǎng)。在采購合同簽訂前，由公司法律顧問進(jìn)行合法性審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。建立法律風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時關(guān)注法律法規(guī)政策變化，調(diào)整采購策略和合同條款。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購決策委員會對采購活動進(jìn)行監(jiān)督，審議重大采購項目，監(jiān)督采購政策和戰(zhàn)略的執(zhí)行情況。3.各相關(guān)部門應(yīng)相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購活動中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時向采購執(zhí)行部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合政府部門做好采購項目的備案、審批等工作。2.接受社會公眾的監(jiān)督，如采購項目涉及公共利益，應(yīng)及時向社會公開采購信息，接受公眾監(jiān)督。（三）考核評價1.