PAGE財(cái)務(wù)核算附件規(guī)范制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司財(cái)務(wù)核算附件的管理，確保財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，為公司財(cái)務(wù)管理提供可靠依據(jù)，保障公司財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量和有效利用。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在財(cái)務(wù)核算過程中涉及的附件管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：財(cái)務(wù)核算附件應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.真實(shí)性原則：附件所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.完整性原則：相關(guān)附件應(yīng)能全面、完整地證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生過程和結(jié)果，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)取得或編制相關(guān)附件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算。二、財(cái)務(wù)核算附件的分類及要求（一）費(fèi)用報(bào)銷類附件1.發(fā)票發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)或貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，且字跡清晰，不得涂改。發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章清晰可辨，印章名稱應(yīng)與銷售方名稱一致。對(duì)于增值稅專用發(fā)票，需確保發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)齊全，且發(fā)票信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，如發(fā)票開具錯(cuò)誤或不符合規(guī)定，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系銷售方重新開具。2.費(fèi)用報(bào)銷單費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)按照公司規(guī)定的格式填寫，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、費(fèi)用明細(xì)（如業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)等）、金額、用途說明等內(nèi)容。報(bào)銷人應(yīng)在費(fèi)用報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，如有多人共同報(bào)銷的情況，應(yīng)分別簽字。費(fèi)用報(bào)銷單上的金額應(yīng)與所附發(fā)票及其他相關(guān)附件的金額一致，計(jì)算準(zhǔn)確。3.其他相關(guān)附件差旅費(fèi)報(bào)銷需附出差審批單、機(jī)票、車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等，出差審批單應(yīng)注明出差事由、目的地、預(yù)計(jì)出差天數(shù)、預(yù)借差旅費(fèi)金額等信息，且經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷需附招待審批單，注明招待對(duì)象、事由、預(yù)計(jì)金額等，招待審批單應(yīng)經(jīng)有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。辦公用品費(fèi)報(bào)銷需附購買辦公用品的清單或發(fā)票明細(xì)，清單上應(yīng)注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，且與發(fā)票內(nèi)容相符。（二）采購業(yè)務(wù)類附件1.采購合同采購合同應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的名稱（姓名）和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。采購合同應(yīng)由雙方加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認(rèn)。對(duì)于重大采購合同，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行合同評(píng)審和審批，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.采購發(fā)票采購發(fā)票要求與費(fèi)用報(bào)銷類發(fā)票要求一致，發(fā)票上的貨物或服務(wù)名稱應(yīng)與采購合同相符，數(shù)量、金額等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。3.驗(yàn)收單驗(yàn)收單應(yīng)由驗(yàn)收部門或人員填寫，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收日期等內(nèi)容。驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，如驗(yàn)收合格，應(yīng)注明“驗(yàn)收合格”字樣；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)詳細(xì)說明不合格原因及處理意見。4.入庫單入庫單應(yīng)記錄采購物資的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。倉庫保管人員應(yīng)在入庫單上簽字確認(rèn)，確保物資已實(shí)際入庫。（三）銷售業(yè)務(wù)類附件1.銷售合同銷售合同的條款要求與采購合同類似，應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)，包括銷售產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。銷售合同需經(jīng)雙方蓋章及授權(quán)代表簽字，對(duì)于重要銷售合同，同樣需進(jìn)行合同評(píng)審和審批。2.銷售發(fā)票銷售發(fā)票開具應(yīng)符合國(guó)家稅收法規(guī)的規(guī)定，按照實(shí)際銷售情況準(zhǔn)確填寫發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票開具的金額、稅率等信息正確無誤。銷售發(fā)票的開具應(yīng)及時(shí)，不得滯后于銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間。3.發(fā)貨單發(fā)貨單應(yīng)注明發(fā)貨日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，發(fā)貨單應(yīng)由發(fā)貨部門或人員簽字確認(rèn)。發(fā)貨單應(yīng)與銷售合同、銷售發(fā)票的相關(guān)信息一致，作為貨物已發(fā)出的證明。4.收款憑證收款憑證包括銀行收款回單、現(xiàn)金收款收據(jù)等，應(yīng)注明收款日期、客戶名稱、收款金額、收款方式等內(nèi)容。收款憑證應(yīng)由財(cái)務(wù)部門或相關(guān)收款人員簽字確認(rèn)，確?？铐?xiàng)已實(shí)際收到。（四）資產(chǎn)類業(yè)務(wù)附件1.固定資產(chǎn)購置購置固定資產(chǎn)需附采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫單等，如涉及固定資產(chǎn)安裝調(diào)試，還需附安裝調(diào)試報(bào)告。固定資產(chǎn)采購合同應(yīng)明確資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、售后服務(wù)等條款，發(fā)票上的資產(chǎn)信息應(yīng)與合同一致。固定資產(chǎn)驗(yàn)收單應(yīng)詳細(xì)記錄資產(chǎn)的驗(yàn)收情況，包括資產(chǎn)外觀、性能、技術(shù)參數(shù)等是否符合要求。固定資產(chǎn)入庫單應(yīng)注明資產(chǎn)已入庫，并記錄入庫日期及存放地點(diǎn)等信息。2.固定資產(chǎn)折舊計(jì)算財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)的入賬價(jià)值、預(yù)計(jì)使用年限、預(yù)計(jì)凈殘值等信息，按照公司規(guī)定的折舊方法（如直線法、雙倍余額遞減法等）計(jì)算固定資產(chǎn)折舊。固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)固定資產(chǎn)的名稱、原值、折舊年限、月折舊額等信息，計(jì)算過程應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.固定資產(chǎn)處置固定資產(chǎn)處置包括出售、報(bào)廢、毀損等情況，處置時(shí)需附固定資產(chǎn)處置申請(qǐng)報(bào)告，說明處置原因、處置方式、預(yù)計(jì)處置收入等內(nèi)容。對(duì)于固定資產(chǎn)出售，需簽訂出售合同，合同應(yīng)明確出售價(jià)格、付款方式等條款；對(duì)于固定資產(chǎn)報(bào)廢、毀損，需附相關(guān)鑒定報(bào)告或證明文件，說明資產(chǎn)報(bào)廢、毀損的原因及狀況。固定資產(chǎn)處置完成后，應(yīng)取得相關(guān)收款憑證或資產(chǎn)核銷證明，并進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）資金類業(yè)務(wù)附件1.借款業(yè)務(wù)員工借款需填寫借款申請(qǐng)單，注明借款金額、借款用途、預(yù)計(jì)還款日期等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。借款申請(qǐng)單應(yīng)由借款人簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的借款申請(qǐng)單支付借款，并取得借款人簽字的借款借據(jù)。借款借據(jù)應(yīng)注明借款金額、借款日期、還款日期、借款人姓名等內(nèi)容，作為借款的書面憑證。2.還款業(yè)務(wù)借款人還款時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)開具收款收據(jù)，并注明還款日期、還款金額、借款人姓名等信息。還款憑證應(yīng)與借款借據(jù)及借款申請(qǐng)單相關(guān)信息一致，確保借款已按時(shí)足額歸還。3.銀行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)銀行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)需附銀行轉(zhuǎn)賬憑證，包括支票存根、電匯憑證、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬記錄等。銀行轉(zhuǎn)賬憑證應(yīng)注明轉(zhuǎn)賬日期、收款方名稱、賬號(hào)、開戶行、轉(zhuǎn)賬金額等信息，確保轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確無誤。三、財(cái)務(wù)核算附件的收集與整理（一）附件收集責(zé)任1.各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集相關(guān)財(cái)務(wù)核算附件，并確保附件的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門收集和整理附件，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求提交給財(cái)務(wù)部門。（二）附件整理要求1.經(jīng)辦人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)核算的要求，對(duì)收集到的附件進(jìn)行分類整理，確保同類附件集中存放，并按照時(shí)間順序或業(yè)務(wù)發(fā)生順序排列。2.附件應(yīng)保持整潔、清晰，不得隨意折疊、涂改或損壞。對(duì)于原始憑證較多的，可以單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、日期、附件張數(shù)等信息。3.對(duì)于電子附件，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，確保電子附件的安全性和可查閱性。電子附件的命名應(yīng)包含經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、日期、相關(guān)人員姓名等關(guān)鍵信息，便于快速查找和識(shí)別。（三）附件交接1.經(jīng)辦人員整理好附件后，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)填寫附件交接清單，清單上應(yīng)注明附件名稱、數(shù)量、交接日期等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)部門在收到附件后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)附件的內(nèi)容和數(shù)量，如發(fā)現(xiàn)附件存在問題或不符合要求，應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正附件。四、財(cái)務(wù)核算附件的審核與保管（一）附件審核1.財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)核算時(shí)，應(yīng)對(duì)所附附件進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核內(nèi)容包括附件的真實(shí)性、完整性、合法性、準(zhǔn)確性等。2.審核發(fā)票時(shí)，應(yīng)檢查發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票內(nèi)容是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符、發(fā)票開具是否規(guī)范等；審核費(fèi)用報(bào)銷單時(shí)，應(yīng)檢查報(bào)銷項(xiàng)目是否符合公司規(guī)定、報(bào)銷金額是否合理、審批手續(xù)是否齊全等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人員或相關(guān)部門溝通，要求其作出解釋或進(jìn)行更正。如問題嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，應(yīng)拒絕受理該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）附件保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管區(qū)域，對(duì)財(cái)務(wù)核算附件進(jìn)行妥善保管。檔案保管區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保附件的安全存放。2.財(cái)務(wù)核算附件應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行分類保管，保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等附件保管期限為30年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要附件保管期限為永久。3.在保管期限內(nèi)，財(cái)務(wù)核算附件不得隨意銷毀。如需銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并編制銷毀清單，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀清單應(yīng)保存?zhèn)洳椤?.對(duì)于電子附件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)中，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子附件的訪問權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員才能訪問和查閱電子附件。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)核算附件的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查附件的收集、整理、審核、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。2.內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)抽取一定數(shù)量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行附件審查，核實(shí)附件的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.被審計(jì)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，按照要求提供相關(guān)財(cái)務(wù)核算附件及資料，并對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。（二）財(cái)務(wù)部門自查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)本部門財(cái)務(wù)核算附件的管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善附件管理流程和制度。2.自查內(nèi)容包括附件的審核情況、保管情況