PAGE辦公室工作規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強辦公室管理，提高工作效率，確保各項工作的規(guī)范化、制度化和科學化，特制定本工作規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法依規(guī)開展工作。2.以服務公司為宗旨，高效、準確地完成各項任務。3.堅持分工協(xié)作、團結(jié)互助，共同推進辦公室工作的順利進行。二、工作紀律（一）考勤制度1.員工應嚴格遵守公司規(guī)定的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.如需請假，應提前按照公司請假流程辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準后方可離開崗位。3.遲到或早退在[X]分鐘以內(nèi)的，每次扣除[X]元；超過[X]分鐘的，按曠工半天處理，扣除半天工資。曠工一天扣除當日工資的[X]倍，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。（二）工作態(tài)度1.保持積極主動的工作態(tài)度，認真負責地完成各項工作任務。2.對待同事和來訪人員要熱情、禮貌，不得冷漠、生硬。3.嚴禁在工作時間內(nèi)從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、看視頻、閑聊等。（三）保密規(guī)定1.嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件、資料、信息等予以妥善保管，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.未經(jīng)公司批準，不得私自復印、傳播公司機密文件。3.在使用辦公設備時，要注意保護公司信息安全，防止信息泄露。三、崗位職責（一）辦公室主任職責1.全面負責辦公室的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。2.協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項工作的順利銜接。3.負責公司文件、資料的審核、簽發(fā)和歸檔管理。4.組織安排公司會議、活動等，做好會議記錄和活動總結(jié)。5.負責辦公室人員的工作考核和培訓，提高團隊整體素質(zhì)。（二）行政專員職責1.負責公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理，確保辦公用品的正常供應。2.做好公司辦公設備的維護、保養(yǎng)和維修工作，保障設備的正常運行。3.負責公司環(huán)境衛(wèi)生的管理，定期組織清潔工作，保持辦公環(huán)境整潔。4.協(xié)助辦公室主任做好公司車輛的調(diào)度和管理工作。5.辦理公司各類證照的申請、變更、年檢等手續(xù)。（三）文秘職責1.負責公司文件的起草、打印、復印、分發(fā)和存檔工作。2.做好公司各類文件的收發(fā)登記和傳閱工作，確保文件及時傳遞。3.協(xié)助辦公室主任整理會議資料，做好會議紀要的撰寫和發(fā)布。4.負責公司對外宣傳資料的編輯和整理工作。5.完成領(lǐng)導交辦的其他文字處理工作任務。（四）接待專員職責1.負責公司來訪人員的接待工作，熱情禮貌地迎接來訪客人，引導客人到指定地點就座。2.及時了解來訪人員的來意，通知相關(guān)部門或人員進行接待，并做好接待記錄。3.為來訪人員提供必要的服務，如茶水、資料等，營造良好的接待氛圍。4.負責公司會議室的日常管理，做好會議設備的準備和維護工作。四、文件管理（一）文件的起草與審核1.各類文件由相關(guān)部門或人員負責起草，確保文件內(nèi)容準確、清晰、規(guī)范。2.文件起草完成后，應提交辦公室主任進行審核，審核通過后方可進行簽發(fā)。（二）文件的簽發(fā)與印發(fā)1.文件經(jīng)辦公室主任審核后，按照公司規(guī)定的審批流程進行簽發(fā)。2.簽發(fā)后的文件由文秘負責印發(fā)，確保文件格式規(guī)范、印刷清晰。（三）文件的傳閱與存檔1.文件印發(fā)后，由文秘按照文件傳閱范圍進行傳閱，確保相關(guān)人員及時閱讀文件。2.文件傳閱完畢后，由文秘負責將文件收回并進行存檔，以便日后查閱。（四）文件的保密與銷毀1.涉及公司機密的文件應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，妥善保管，防止泄露。2.對于已失去保存價值的文件，應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀，確保文件信息安全。五、會議管理（一）會議計劃1.辦公室應根據(jù)公司工作需要，制定年度會議計劃，明確會議的主題、時間、地點、參會人員等。2.會議計劃應提前提交公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后方可組織實施。（二）會議組織1.會議組織部門應提前做好會議準備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議資料的準備、會議場地的布置等。2.會議組織人員應提前到達會議現(xiàn)場，做好會議簽到、設備調(diào)試等工作，確保會議順利進行。（三）會議記錄1.會議應有專人負責記錄，記錄內(nèi)容應準確、完整，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議內(nèi)容、會議決議等。2.會議記錄應在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀要，并提交辦公室主任審核后發(fā)布。（四）會議跟進1.對于會議決議事項，相關(guān)部門應按照要求及時落實，并將落實情況反饋至辦公室。2.辦公室應定期對會議決議事項的落實情況進行跟蹤檢查，確保會議決議得到有效執(zhí)行。六、辦公用品管理（一）采購計劃1.行政專員應根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期制定采購計劃，確保辦公用品的正常供應。2.采購計劃應提前提交辦公室主任審批，經(jīng)批準后方可進行采購。（二）采購流程1.行政專員應按照公司采購制度的規(guī)定，選擇合適的供應商進行采購。2.采購過程中應嚴格把控質(zhì)量，確保所采購的辦公用品符合公司要求。3.采購完成后，行政專員應及時辦理入庫手續(xù)，并做好采購記錄。（三）發(fā)放與使用1.辦公用品由行政專員負責發(fā)放，各部門應指定專人領(lǐng)取，并做好領(lǐng)用登記。2.員工應合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。對于貴重辦公用品，應嚴格按照規(guī)定進行使用和保管。（四）庫存管理1.行政專員應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。2.對于庫存積壓的辦公用品，應及時進行清理和處理，避免浪費資源。七、辦公設備管理（一）設備采購1.根據(jù)公司工作需要，由相關(guān)部門提出辦公設備采購申請，經(jīng)辦公室主任審核后提交公司領(lǐng)導審批。2.采購申請批準后，按照公司采購制度的規(guī)定進行采購。（二）設備安裝與調(diào)試1.辦公設備采購到貨后，由行政專員負責組織安裝和調(diào)試，確保設備正常運行。2.設備安裝調(diào)試完成后，應及時組織相關(guān)人員進行驗收，并做好驗收記錄。（三）設備使用與維護1.員工應按照設備操作規(guī)程正確使用辦公設備，不得擅自更改設備設置。2.行政專員應定期對辦公設備進行維護和保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)并解決設備故障。3.對于無法自行解決的設備故障，應及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。（四）設備報廢1.對于已損壞且無法修復或已達到報廢年限的辦公設備，由行政專員提出報廢申請，經(jīng)辦公室主任審核后提交公司領(lǐng)導審批。2.設備報廢申請批準后，按照公司規(guī)定的程序進行報廢處理。八、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）區(qū)域劃分1.將公司辦公區(qū)域劃分為若干個衛(wèi)生責任區(qū)，明確各部門的衛(wèi)生責任。2.衛(wèi)生責任區(qū)應保持整潔、干凈，無雜物、無垃圾。（二）清潔標準1.地面應保持干凈，無污漬、無腳印。2.桌面、文件柜等應保持整潔，物品擺放有序。3.門窗、玻璃應保持明亮，無灰塵、無污漬。4.衛(wèi)生間應保持清潔衛(wèi)生，無異味、無積水。（三）清潔頻率1.各部門應每天對本部門衛(wèi)生責任區(qū)進行清潔，確保辦公環(huán)境整潔。2.行政專員應定期組織公司公共區(qū)域的大掃除，每周至少進行[X]次。（四）檢查與考核1.辦公室應定期對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進行整改。2.將環(huán)境衛(wèi)生情況納入部門績效考核內(nèi)容，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予表彰和獎勵，對不達標的部門進行批評和處罰。九、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政專員負責公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.車輛調(diào)度應遵循先急后緩、先公后私的原則，確保車輛使用效率最大化。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用車輛時，應提前向行政專員申請，填寫車輛使用申請表，經(jīng)批準后方可使用。2.使用車輛時應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.車輛使用完畢后，應及時歸還車輛，并將車輛停放在指定位置。（三）車輛維護1.行政專員應定期組織車輛的維護和保養(yǎng)工