PAGE社區(qū)檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設、管理和服務中的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映社區(qū)工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集社區(qū)各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和方法，對檔案進行科學整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.保密性原則：對涉及社區(qū)居民個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便社區(qū)工作人員、居民及相關部門查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）社區(qū)檔案管理工作領導小組成立以社區(qū)主任為組長，各相關部門負責人為成員的社區(qū)檔案管理工作領導小組。其職責為：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定社區(qū)檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.定期召開會議，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導和監(jiān)督檔案管理工作的開展。3.協(xié)調(diào)社區(qū)內(nèi)各部門之間的檔案管理工作，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費和設備等條件。（二）檔案管理人員職責1.負責社區(qū)檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.嚴格執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索工具，提高檔案檢索效率。4.負責檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作提供檔案資料支持和服務。6.定期對檔案管理工作進行總結和自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。（三）各部門職責1.負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并對檔案的完整性和準確性負責。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的具體工作，配合社區(qū)檔案管理人員做好檔案管理相關工作。3.按照社區(qū)檔案管理的要求，及時將本部門形成的檔案移交社區(qū)檔案室集中管理。三、檔案收集（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設、社區(qū)居民委員會工作、社區(qū)協(xié)商議事、社區(qū)服務、社區(qū)文化、社區(qū)環(huán)境、社區(qū)治安等方面形成的文件材料。2.社區(qū)各類會議記錄、決議、紀要、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及社會組織之間的往來文件、信函、合同、協(xié)議等。4.社區(qū)居民的基本信息、社會保障、醫(yī)療保健、計劃生育、困難救助等方面的檔案材料。5.社區(qū)開展各類活動的方案、通知、照片、視頻、總結等資料。6.社區(qū)基礎設施建設、物業(yè)管理、環(huán)境衛(wèi)生整治等方面的文件材料。7.其他與社區(qū)工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在工作結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交社區(qū)檔案室。2.收集的檔案材料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對于電子文件，應按照相關標準進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。4.檔案管理人員應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作按時完成。四、檔案整理（一）分類標準1.黨群工作類：包括社區(qū)黨組織建設、黨員管理、群團工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋社區(qū)居民委員會工作、社區(qū)協(xié)商議事、社區(qū)服務、社區(qū)環(huán)境、社區(qū)治安等方面的檔案。3.社區(qū)建設類：涉及社區(qū)基礎設施建設、物業(yè)管理、環(huán)境衛(wèi)生整治等方面的檔案。4.社會保障類：包含社區(qū)居民的基本信息、社會保障、醫(yī)療保健、計劃生育、困難救助等方面的檔案。5.文化教育類：包括社區(qū)文化活動、社區(qū)教育等方面的檔案。6.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價值的檔案。（二）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）的分類方法進行整理。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，編制備考表。將文件材料按照排列順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明年度、保管期限、機構（問題）、起止件號等信息。2.科技檔案按照項目分類，對每個項目的文件材料進行系統(tǒng)整理。包括項目立項、設計、施工、竣工驗收等各個階段形成的文件，如可行性研究報告、設計圖紙、施工記錄、驗收報告等。建立科技檔案卷內(nèi)目錄和備考表，對科技檔案進行編目和裝訂。3.會計檔案按照會計檔案的類別，如會計憑證、會計賬簿、財務報告等進行分類整理。會計憑證應按月裝訂成冊，封面注明年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息。會計賬簿應按照年度順序排列，財務報告應按照年度和類別整理歸檔。4.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶、光盤等）和內(nèi)容進行分類整理。照片應注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并進行編號和編目。錄音帶、錄像帶、光盤等應標注錄制內(nèi)容、時間、來源等信息，并制作相應的文字說明。5.實物檔案對社區(qū)獲得的榮譽證書、獎杯、錦旗、紀念品等實物檔案進行整理。每件實物應附上文字說明，包括名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、獲得原因等信息。將實物檔案分類存放，并建立實物檔案目錄。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。2.文書檔案編號格式為：年度保管期限機構（問題）件號。例如：2023長期社區(qū)服務001。3.科技檔案編號格式為：項目代號分類號案卷號。例如：KJ00101001。4.會計檔案編號格式為：年度類別保管期限案卷號。例如：2023會計憑證永久001。5.聲像檔案編號格式為：年度載體形式順序號。例如：2023照片001。6.實物檔案編號格式為：年度實物類別順序號。例如：2023榮譽證書001。五、檔案保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，面積應滿足檔案存儲的需求。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、防磁柜等，檔案裝具應符合國家標準，確保檔案存放安全。3.庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備、消防設備、防盜報警設備等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定和處置，對失去保存價值的檔案，經(jīng)批準后進行銷毀。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和蟲害。5.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.對電子檔案的存儲格式、元數(shù)據(jù)等進行規(guī)范管理，保證電子檔案的可讀性和可利用性。3.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案利用（一）利用范圍1.社區(qū)工作人員在開展工作時查閱相關檔案資料，為決策、管理和服務提供依據(jù)。2.社區(qū)居民查閱與自身利益相關的檔案，如社會保障、醫(yī)療保健、計劃生育等方面的檔案。3.上級部門、其他社區(qū)及社會組織因工作需要查閱本社區(qū)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到社區(qū)檔案室查閱檔案原件或復印件。查閱時，檔案管理人員應按照規(guī)定提供必要的協(xié)助，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)社區(qū)檔案管理工作領導小組批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀或丟失。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可為其提供檔案復印件。復制檔案應經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，加蓋檔案利用專用章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用者的姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案內(nèi)容等進行詳細登記。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準為依據(jù)，結合社區(qū)檔案的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從維護社區(qū)歷史真實面貌出發(fā)，準確判定檔案的價值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和長遠歷史意義，確保有保存價值的檔案得到妥善保管。（二）鑒定組織成立由社區(qū)檔案管理工作領導小組成員、檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成的檔案鑒定小組，負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行逐卷、逐件審查。2.對于保管期限已滿的檔案，重點審查其是否仍具有現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.結合社區(qū)工作實際，參考檔案利用情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的題名、年度、保管期限、文號、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組負責人簽字確認。3.將檔案銷毀清冊報社區(qū)檔案管理工作領導小組審批，