PAGE商會籌備處制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范商會籌備處的運作，確保籌備工作的順利進行，為商會的正式成立奠定堅實基礎(chǔ)，保障商會籌備處各項工作合法、有序、高效開展，維護籌備處及相關(guān)利益方的權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于商會籌備處全體工作人員、參與籌備工作的各方人員以及與籌備處有業(yè)務(wù)往來的單位和個人。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確?；I備工作在法律框架內(nèi)進行。2.民主性原則：充分發(fā)揚民主，廣泛征求會員意見，保障會員在籌備工作中的知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)。3.規(guī)范性原則：建立健全各項規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，明確職責分工，確?；I備工作有條不紊地推進。4.保密性原則：對籌備過程中涉及的商業(yè)秘密、會員信息等予以嚴格保密，維護各方利益。二、組織架構(gòu)與職責分工（一）組織架構(gòu)商會籌備處設(shè)立籌備委員會，籌備委員會下設(shè)若干工作小組，包括會員招募組、文件起草組、活動策劃組、財務(wù)組等。（二）職責分工1.籌備委員會職責負責商會籌備工作的總體策劃與指導，制定籌備工作計劃和目標。審議和決策籌備工作中的重大事項，協(xié)調(diào)各工作小組之間的關(guān)系。代表籌備處對外溝通聯(lián)絡(luò)，與相關(guān)部門、單位及個人進行協(xié)調(diào)與合作。2.各工作小組職責會員招募組制定會員招募方案，明確會員招募標準和流程。開展會員招募宣傳工作，通過多種渠道吸引潛在會員加入。對報名會員進行資格審核，收集會員資料，建立會員檔案。文件起草組負責起草商會章程、會員管理辦法、會費管理辦法等重要文件。對起草的文件進行合法性審查，確保符合法律法規(guī)和行業(yè)標準。根據(jù)籌備工作進展和各方意見，及時修訂完善相關(guān)文件。活動策劃組策劃組織各類籌備活動，如籌備會議、會員見面會、行業(yè)研討會等。負責活動的具體實施，包括場地安排、人員組織、物資準備等。對活動效果進行評估和總結(jié)，為后續(xù)活動提供經(jīng)驗參考。財務(wù)組制定籌備處財務(wù)管理制度，規(guī)范財務(wù)收支行為。負責籌備資金的籌集、管理和使用，編制財務(wù)預算和決算報告。定期對籌備處財務(wù)狀況進行審計，確保資金安全和合規(guī)使用。三、會員管理（一）會員資格1.承認并遵守商會章程。2.自愿申請加入商會，提交入會申請書。3.具有合法經(jīng)營資格，信譽良好，在行業(yè)內(nèi)具有一定影響力。4.按照規(guī)定繳納會費。（二）會員招募1.會員招募組通過多種渠道發(fā)布會員招募信息，包括商會籌備處官方網(wǎng)站、社交媒體平臺、行業(yè)展會、合作伙伴推薦等。2.對報名的潛在會員進行資格初審，核實其基本信息和經(jīng)營狀況。3.組織面試或?qū)嵉乜疾?，進一步了解潛在會員的入會動機、經(jīng)營理念和發(fā)展前景。4.經(jīng)籌備委員會審議通過后，向符合條件的潛在會員發(fā)放入會通知書。（三）會員入會程序1.申請人填寫入會申請表，提交相關(guān)證明材料。2.會員招募組對申請材料進行審核，提出審核意見。3.籌備委員會對審核通過的申請進行審批，批準后頒發(fā)會員證書。（四）會員權(quán)利與義務(wù)1.會員權(quán)利享有選舉權(quán)、被選舉權(quán)和表決權(quán)。參加商會組織的各項活動，享受商會提供的服務(wù)和資源。對商會工作提出意見和建議，參與商會決策。獲得商會的信息資料和業(yè)務(wù)指導。優(yōu)先享受商會與其他機構(gòu)合作的優(yōu)惠待遇。2.會員義務(wù)遵守商會章程和各項規(guī)章制度。執(zhí)行商會決議，積極參加商會組織的活動。按時足額繳納會費。向商會反映情況，提供有關(guān)信息和資料。維護商會聲譽，關(guān)心支持商會工作。（五）會員退出與除名1.會員退出：會員自愿退出商會時，應(yīng)書面通知商會籌備處，并交回會員證書?；I備處收到通知后，辦理相關(guān)手續(xù)，終止其會員資格。2.會員除名：會員如有下列情形之一，經(jīng)籌備委員會審議通過，予以除名：違反國家法律法規(guī)，受到刑事處罰。嚴重違反商會章程和規(guī)章制度，損害商會利益。連續(xù)兩年不繳納會費，經(jīng)催繳仍不履行繳費義務(wù)。其他不宜繼續(xù)作為會員的情形。四、會議管理（一）會議類型1.籌備委員會會議：由籌備委員會成員參加，審議籌備工作中的重大事項，決策重要問題。2.工作小組會議：各工作小組定期召開會議，匯報工作進展，討論解決工作中遇到的問題，安排下一階段工作任務(wù)。3.會員大會：在籌備期間適時召開會員大會，通報籌備工作情況，審議重要文件，選舉商會領(lǐng)導機構(gòu)等。（二）會議組織1.會議主辦部門提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并發(fā)布會議通知。2.做好會議場地布置、資料準備、設(shè)備調(diào)試等會前準備工作。3.會議期間安排專人負責會議記錄，準確記錄會議內(nèi)容、討論情況和決議事項。（三）會議記錄與紀要1.會議記錄應(yīng)詳細、準確、完整，包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。2.會后及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員，并在籌備處內(nèi)部存檔。會議紀要應(yīng)明確會議決議事項、責任部門和完成時間，確保決議得到有效執(zhí)行。（四）會議決議執(zhí)行與監(jiān)督1.各責任部門按照會議決議要求，制定具體工作計劃，明確工作措施和時間節(jié)點，認真組織實施。2.籌備委員會對會議決議執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期聽取匯報，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.對未按時完成會議決議任務(wù)或執(zhí)行不力的部門和個人，進行督促整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。五、文件管理（一）文件分類1.章程類文件：包括商會章程、會員管理辦法、會費管理辦法等。2.會議文件：籌備委員會會議紀要、工作小組會議紀要、會員大會文件等。3.往來文件：與政府部門、其他商會、會員及相關(guān)單位的函件、通知、報告等。4.財務(wù)文件：財務(wù)預算、決算報告、財務(wù)審計報告等。（二）文件起草與審核1.文件起草組負責各類文件的起草工作，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)和商會實際情況。2.起草完成的文件應(yīng)提交文件審核小組進行審核，審核小組由籌備委員會成員、法律專業(yè)人士等組成。審核小組對文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性進行審查，提出修改意見。3.文件起草部門根據(jù)審核意見對文件進行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。（三）文件編號與存檔1.對審核通過的文件進行編號，建立文件編號體系，便于文件的識別和管理。2.文件起草部門負責將文件原件及電子文檔按照分類進行整理歸檔，確保文件存放有序，便于查閱。3.定期對文件進行清查盤點，確保文件的完整性和安全性。（四）文件借閱與使用1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)籌備處負責人批準后辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件。3.文件使用部門如需對文件進行修改、復制等操作，應(yīng)按照文件管理規(guī)定履行相應(yīng)審批手續(xù)，并確保文件的修改和復制符合保密要求。六、財務(wù)管理（一）財務(wù)預算1.財務(wù)組根據(jù)籌備工作任務(wù)和目標，編制年度財務(wù)預算，明確各項收入和支出項目。2.財務(wù)預算應(yīng)經(jīng)籌備委員會審議通過，并報上級主管部門備案。3.在籌備過程中，如因工作需要調(diào)整財務(wù)預算，應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批。（二）資金籌集1.積極拓展資金籌集渠道，通過會員會費繳納、捐贈贊助、政府扶持資金等方式籌集籌備資金。2.制定資金籌集計劃，明確各階段資金籌集目標和措施，確?；I備資金及時足額到位。3.對籌集的資金進行規(guī)范管理，建立資金籌集臺賬，詳細記錄資金來源、金額、到賬時間等信息。（三）財務(wù)收支管理1.嚴格執(zhí)行國家財務(wù)制度和商會籌備處財務(wù)管理制度，規(guī)范財務(wù)收支行為。2.各項收入應(yīng)及時入賬，開具合法有效的票據(jù)。支出應(yīng)按照審批程序進行，確保支出合理、合規(guī)、真實。3.財務(wù)組定期編制財務(wù)報表，如實反映籌備處財務(wù)狀況和收支情況。財務(wù)報表應(yīng)經(jīng)籌備委員會審議通過，并在籌備處內(nèi)部公開。（四）財務(wù)審計1.定期對籌備處財務(wù)狀況進行審計，審計工作可委托具有資質(zhì)的會計師事務(wù)所進行。2.審計內(nèi)容包括財務(wù)收支的真實性、合法性、合規(guī)性，資金使用效益，內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況等。3.審計結(jié)束后，會計師事務(wù)所應(yīng)出具審計報告，籌備委員會根據(jù)審計報告提出整改意見，督促財務(wù)組落實整改措施。七、活動管理（一）活動策劃1.活動策劃組根據(jù)籌備工作需要和會員需求，制定活動策劃方案，明確活動主題、目的、時間、地點、內(nèi)容、參與人員等。2.活動策劃方案應(yīng)進行可行性分析，評估活動的預期效果、成本效益、風險因素等，確?；顒硬邉澘茖W合理。3.活動策劃方案經(jīng)籌備委員會審議通過后組織實施。（二）活動組織與實施1.按照活動策劃方案，明確各部門和人員的職責分工，做好活動籌備工作，包括場地租賃、物資采購、人員邀請、宣傳推廣等。2.在活動實施過程中，加強現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)，確?；顒禹樌M行。安排專人負責活動安全保障、秩序維護、應(yīng)急處理等工作，確保活動現(xiàn)場安全有序。3.活動結(jié)束后，及時對活動效果進行評估總結(jié)，收集參與者的反饋意見，為今后的活動改進提供參考。（三）活動經(jīng)費管理1.活動經(jīng)費納入籌備處財務(wù)預算管理，嚴格按照預算控制支出。2.活動經(jīng)費的使用應(yīng)遵循勤儉節(jié)約原則，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)、透明。3.活動結(jié)束后，財務(wù)組應(yīng)及時對活動經(jīng)費進行結(jié)算，編制活動經(jīng)費決算報告，報籌備委員會審核。八、印章管理（一）印章種類商會籌備處印章包括籌備處公章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。（二）印章刻制與啟用1.印章刻制應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。2.印章刻制完成后，由籌備處負責人指定專人負責領(lǐng)取，并進行登記備案。3.印章啟用前，應(yīng)在籌備處內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章使用范圍、審批程序等規(guī)定。（三）印章使用管理1.建立印章使用審批制度，明確印章使用范圍、審批流程和責任人。使用印章時，應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事項、使用部門、使用時間等信息，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，方可使用印章。2.印章使用應(yīng)嚴格按照審批意見進行，不得擅自擴大使用范圍或超越審批權(quán)限使用印章。3.印章使用過程中，應(yīng)確保印章使用記錄完整、準確，包括使用時間、使用事項、審批人、使用人等信息。（四）印章保管與存放1.設(shè)立專門的印章保管崗位，指定專人負責印章保管。印章保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識，確保印章安全。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、密碼鎖等。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，如因特殊情況需要委托他人代管，應(yīng)經(jīng)籌備處負責人批準，并辦理交接手續(xù)。（五）印章停用與銷毀1.因商會籌備工作結(jié)束或其他原因需要停用印章時，籌備處應(yīng)及時發(fā)布印章停用通知，并收回印章。2.對停用的印章，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫印章銷毀申請表，經(jīng)籌備委員會批準后，由專人負責監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。九、保密管理（一）保密范圍1.籌備過程中涉及的商業(yè)秘密，如會員商業(yè)信息、行業(yè)數(shù)據(jù)、合作項目細節(jié)等。2.會員個人信息，包括姓名、聯(lián)系方式、經(jīng)營狀況等。3.籌備工作中的重要決策、文件、會議內(nèi)容等。4.其他需要保密的信息。（二）保密措施1.加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.對涉及保密信息的文件、資料、數(shù)據(jù)等進行嚴格管理，設(shè)置保密標識，限定查閱范圍，并采取加密存儲、專人保管等措施。3.在籌備處內(nèi)部建立保密制度，規(guī)范信息傳遞、交流和使用流程，防止保密信息泄露。4.對涉及保密信息的會議、活動等，采取必要的保密措施，如限制參會人員范圍、加強現(xiàn)場管理等。（三）保密監(jiān)督與檢查1.設(shè)立保密監(jiān)督崗位，定期對籌備處保密工作進行監(jiān)督檢查，及