PAGE單據(jù)管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填寫、使用、傳遞、保管等流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高公司財(cái)務(wù)管理水平和運(yùn)營(yíng)效率，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類單據(jù)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、付款申請(qǐng)單、入庫(kù)單、出庫(kù)單、銷售訂單、采購(gòu)訂單等。（三）基本原則1.合法性原則：?jiǎn)螕?jù)的使用和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)填寫應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。3.完整性原則：所有涉及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的單據(jù)應(yīng)齊全，不得遺漏關(guān)鍵信息。4.及時(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)填寫、傳遞和處理，不得拖延。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密的單據(jù)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、單據(jù)的種類及使用規(guī)范（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。2.種類：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。3.使用規(guī)范開具要求必須由具備開票資格的人員按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符。填寫項(xiàng)目齊全，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，不得加蓋其他印章。取得要求取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，發(fā)票專用章應(yīng)加蓋清晰。對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證通過(guò)后方可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。不得取得虛開發(fā)票或與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是指收到款項(xiàng)時(shí)開具給付款方的收款憑證。2.種類：包括普通收據(jù)、收款收據(jù)等。3.使用規(guī)范開具要求由財(cái)務(wù)部門或指定人員按照規(guī)定格式開具，注明收款日期、交款人、收款事由、金額等信息。加蓋財(cái)務(wù)專用章或公司公章。使用范圍：主要用于收取往來(lái)款項(xiàng)、押金、定金等非經(jīng)營(yíng)性收入，不得用于收取應(yīng)稅收入。（三）報(bào)銷單1.定義：報(bào)銷單是員工因公務(wù)支出后，向公司申請(qǐng)報(bào)銷費(fèi)用的單據(jù)。2.使用規(guī)范填寫要求員工應(yīng)按照?qǐng)?bào)銷單格式詳細(xì)填寫報(bào)銷日期、報(bào)銷部門、報(bào)銷人、報(bào)銷事由、金額明細(xì)等內(nèi)容，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。報(bào)銷事由應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與所附原始憑證內(nèi)容相符。金額計(jì)算應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，大小寫金額一致。審批流程報(bào)銷人將填寫完整的報(bào)銷單及原始憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性和必要性，并簽署審批意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，報(bào)銷單提交給財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性及金額計(jì)算的準(zhǔn)確性，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后報(bào)銷單返回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷處理。（四）付款申請(qǐng)單1.定義：付款申請(qǐng)單是公司向供應(yīng)商或其他外部單位支付款項(xiàng)時(shí)使用的單據(jù)。2.使用規(guī)范填寫要求由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員填寫，注明付款日期、付款對(duì)象、付款事由、付款金額、付款方式等信息，并附上合同、發(fā)票等相關(guān)依據(jù)。付款金額應(yīng)與合同約定或發(fā)票金額一致，如有差異應(yīng)注明原因。審批流程業(yè)務(wù)部門將付款申請(qǐng)單及相關(guān)附件提交給部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審核付款事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性和合規(guī)性后簽署意見。提交財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門審核資金安排的合理性及相關(guān)憑證的完整性、準(zhǔn)確性，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見安排付款。（五）入庫(kù)單1.定義：入庫(kù)單是記錄貨物驗(yàn)收入庫(kù)情況的單據(jù)。2.使用規(guī)范填寫要求倉(cāng)庫(kù)管理人員在貨物驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)填寫，注明入庫(kù)日期、供應(yīng)商名稱、貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。入庫(kù)單應(yīng)與采購(gòu)訂單、送貨單等相關(guān)單據(jù)核對(duì)一致，確保貨物信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如有貨物質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量差異，應(yīng)在入庫(kù)單上注明處理情況。傳遞流程入庫(kù)單填寫完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員留存一聯(lián)，其余聯(lián)次分別傳遞給采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。采購(gòu)部門據(jù)此核對(duì)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，財(cái)務(wù)部門作為核算存貨入庫(kù)成本的依據(jù)。（六）出庫(kù)單1.定義：出庫(kù)單是記錄貨物發(fā)出情況的單據(jù)。2.使用規(guī)范填寫要求倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)銷售訂單、領(lǐng)料單等發(fā)貨指令填寫，注明出庫(kù)日期、客戶名稱或領(lǐng)用部門、貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。出庫(kù)單應(yīng)與相關(guān)發(fā)貨指令核對(duì)一致，確保發(fā)貨信息準(zhǔn)確。對(duì)于銷售出庫(kù)，應(yīng)注明銷售單號(hào)等相關(guān)信息。傳遞流程出庫(kù)單填寫完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員留存一聯(lián)，其余聯(lián)次分別傳遞給銷售部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。銷售部門據(jù)此確認(rèn)銷售發(fā)貨情況，財(cái)務(wù)部門作為核算存貨出庫(kù)成本的依據(jù)。（七）銷售訂單1.定義：銷售訂單是公司與客戶簽訂的銷售合同或協(xié)議的書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.使用規(guī)范填寫要求由銷售部門相關(guān)人員根據(jù)與客戶洽談的結(jié)果填寫，注明訂單編號(hào)、客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)及配置、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)信息。銷售訂單應(yīng)經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法。執(zhí)行與跟蹤銷售部門負(fù)責(zé)按照銷售訂單組織生產(chǎn)、發(fā)貨等工作，并及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，如有變更應(yīng)及時(shí)與客戶溝通并辦理相關(guān)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售訂單及發(fā)貨情況進(jìn)行銷售收入的核算和應(yīng)收賬款的管理。（八）采購(gòu)訂單1.定義：采購(gòu)訂單是公司向供應(yīng)商發(fā)出的采購(gòu)貨物或服務(wù)的書面指令。2.使用規(guī)范填寫要求由采購(gòu)部門相關(guān)人員根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要填寫，注明訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、采購(gòu)貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)及配置、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式等信息。采購(gòu)訂單應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)，并與供應(yīng)商進(jìn)行溝通確認(rèn)，確保雙方對(duì)訂單內(nèi)容理解一致。執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)部門負(fù)責(zé)按照采購(gòu)訂單跟蹤供應(yīng)商的供貨情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門反饋。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)訂單及到貨情況進(jìn)行采購(gòu)成本的核算和應(yīng)付賬款的管理。三、單據(jù)的填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色筆填寫（除特殊規(guī)定外）。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得潦草、涂改。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正，不得刮擦、挖補(bǔ)或用化學(xué)藥水消除字跡。（二）具體填寫規(guī)范1.日期：填寫單據(jù)開具或發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際日期，年、月、日應(yīng)填寫完整，不得省略。2.名稱：填寫單位或個(gè)人的全稱，不得使用簡(jiǎn)稱或縮寫。3.金額：金額數(shù)字應(yīng)填寫規(guī)范，大寫金額應(yīng)按照規(guī)定的漢字書寫，小寫金額應(yīng)在金額前加“￥”符號(hào)，小數(shù)點(diǎn)后保留兩位小數(shù)。4.編號(hào)：各類單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。5.簽字蓋章：相關(guān)人員應(yīng)在單據(jù)規(guī)定位置簽字或蓋章，簽字應(yīng)清晰可辨，蓋章應(yīng)符合規(guī)定要求。四、單據(jù)的傳遞規(guī)范（一）傳遞原則1.及時(shí)傳遞原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)填寫并傳遞，不得積壓延誤。2.準(zhǔn)確傳遞原則：確保單據(jù)傳遞過(guò)程中信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因傳遞錯(cuò)誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)信息失真。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)單據(jù)傳遞的責(zé)任人和傳遞時(shí)間要求，確保傳遞過(guò)程有序進(jìn)行。（二）傳遞流程1.內(nèi)部傳遞業(yè)務(wù)部門在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)填寫相關(guān)單據(jù)，并將單據(jù)傳遞給下一環(huán)節(jié)的部門或人員。各部門在收到單據(jù)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審核、處理，并傳遞給后續(xù)相關(guān)部門。審核通過(guò)的單據(jù)應(yīng)簽字確認(rèn)，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)。財(cái)務(wù)部門作為單據(jù)傳遞的最后環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)對(duì)各類單據(jù)進(jìn)行最終審核和賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核結(jié)果及時(shí)登記賬簿，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確記錄。2.外部傳遞與供應(yīng)商或客戶之間的單據(jù)傳遞應(yīng)按照合同約定或相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行。公司應(yīng)及時(shí)將發(fā)票、送貨單、收款通知等單據(jù)傳遞給對(duì)方，并要求對(duì)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽收確認(rèn)。收到外部單位傳來(lái)的單據(jù)后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核、登記，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于重要的外部單據(jù)，應(yīng)妥善保管，以備查詢和核對(duì)。五、單據(jù)的保管規(guī)范（一）保管原則1.安全完整原則：確保單據(jù)的安全存放，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生，保證單據(jù)的完整性。2.分類保管原則：按照單據(jù)的種類、年份、月份等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.期限保管原則：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定，確定各類單據(jù)的保管期限，并嚴(yán)格按照期限進(jìn)行保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)單據(jù)保管設(shè)立專門的單據(jù)保管檔案室或文件柜，對(duì)紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行分類存放。檔案室或文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。按照單據(jù)的類別和時(shí)間順序，依次排列存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速查找。對(duì)于重要的紙質(zhì)單據(jù)，如合同、發(fā)票存根等，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)印，以防原件丟失或損壞。2.電子單據(jù)保管建立電子單據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子單據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子單據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子單據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，以防數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子單據(jù)的存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。（三）保管期限及銷毀1.保管期限一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年；會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定的期限進(jìn)行保管，一般為10年或30年。其他單據(jù)的保管期限根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，一般不少于3年。2.銷毀超過(guò)保管期限的單據(jù)，應(yīng)由相關(guān)部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀單據(jù)時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，包括銷毀日期、單據(jù)名稱、數(shù)量、銷毀方式等。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查考。六、單據(jù)的審核規(guī)范（一）審核職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人審核職責(zé)：對(duì)本部門涉及的單據(jù)進(jìn)行初審，審核單據(jù)內(nèi)容與本部門業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，確保單據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)符合本部門工作要求和公司規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門審核職責(zé)：對(duì)各類單據(jù)進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核單據(jù)的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。審核發(fā)票的真?zhèn)巍?bào)銷憑證的合理性、付款申請(qǐng)的資金安排等，確保財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤，符合財(cái)務(wù)制度和法律法規(guī)要求。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審核職責(zé)：根據(jù)公司審批權(quán)限，對(duì)重要單據(jù)進(jìn)行最終審批。審核單據(jù)涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)，確保公司決策的科學(xué)性和合理性。（二）審核內(nèi)容1.真實(shí)性審核：審核單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否與實(shí)際情況相符。檢查相關(guān)合同、協(xié)議、發(fā)票、收據(jù)等原始憑證的真實(shí)性，核實(shí)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。2.合法性審核：審核單據(jù)的開具和使用是否符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。檢查發(fā)票的開具是否規(guī)范，是否符合稅收法規(guī)；報(bào)銷憑證是否符合公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定等。3.準(zhǔn)確性審核：審核單據(jù)填寫的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤，包括日期、名稱、金額、編號(hào)等。檢查大小寫金額是否一致，數(shù)量、單價(jià)、金額計(jì)算是否正確，各項(xiàng)信息是否完整無(wú)缺。4.完整性審核：審核單據(jù)是否齊全，相關(guān)附件是否完整配套。報(bào)銷單是否附有發(fā)票、收據(jù)、審批單等原始憑證；采購(gòu)訂單是否附有合同、送貨單等相關(guān)依據(jù)。確保單據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有充分的證明材料。（三）審核流程1.業(yè)務(wù)部門在提交單據(jù)前，應(yīng)先進(jìn)行自我審核，確保單據(jù)填寫完整、內(nèi)容真實(shí)合理。2.將審核通過(guò)的單據(jù)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人審核后簽署意見。3.部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^(guò)的單據(jù)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門按照審核內(nèi)容進(jìn)行全面審查，審核通過(guò)后在單據(jù)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于重大金額或重要事項(xiàng)的單據(jù)，財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后返回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行后續(xù)處理。七、單據(jù)管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)單據(jù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門單據(jù)的填寫、使用、傳遞、保管等情況進(jìn)行檢查。2.建立單據(jù)管理監(jiān)督舉報(bào)制度，鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的單據(jù)管理違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.單據(jù)填寫是否規(guī)范，是否符合本制度要求。2.單據(jù)使用是否合規(guī)，是否存在超范圍使用或違規(guī)開具的情況。3.單據(jù)傳遞是否及時(shí)、準(zhǔn)確，各環(huán)節(jié)責(zé)任是否落實(shí)。4.單據(jù)保管是否安全、完整，是否按照規(guī)定的保管期限和方式進(jìn)行保管。5.單據(jù)審核是否嚴(yán)格執(zhí)行審核流程和審核標(biāo)準(zhǔn)，審核意見是否明確、合理。（三）問(wèn)題處理