PAGE辦文工作規(guī)范性制度一、總則（一）目的為加強公司辦文工作的規(guī)范化、制度化建設，提高辦文質(zhì)量和效率，確保公司文件的準確性、嚴肅性和權威性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等辦文工作流程中的相關操作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確規(guī)范原則：文件表述準確、格式規(guī)范，避免出現(xiàn)歧義、錯別字等問題。3.及時高效原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，提高工作效率，確保文件及時傳達和執(zhí)行。4.安全保密原則：妥善保管文件，嚴格控制文件的知悉范圍，防止文件泄露。二、文件起草（一）起草要求1.內(nèi)容要求文件應主題明確，重點突出，邏輯清晰。起草前需明確發(fā)文目的和意圖，圍繞中心思想組織內(nèi)容。依據(jù)充分，所涉及的政策、數(shù)據(jù)、事實等應準確無誤，有可靠的來源。語言簡潔明了，通俗易懂，避免使用生僻詞匯和復雜句式。2.格式要求標題應準確概括文件主要內(nèi)容，一般不超過20個字，字體、字號應符合公司公文格式規(guī)范。正文應段落分明，層次清晰，一般采用宋體小四號字，行距為固定值22磅。如有附件，應在正文后注明附件名稱和序號，并在附件左上角標注“附件[x]”。（二）起草流程1.明確任務：根據(jù)公司工作安排或領導要求，確定文件起草任務的負責人。2.收集資料：起草人通過查閱公司檔案、相關政策法規(guī)、行業(yè)資料等，收集與文件主題相關的信息。3.擬定初稿：起草人按照文件起草要求，結(jié)合收集的資料，撰寫文件初稿。在撰寫過程中，可與相關部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保內(nèi)容的準確性和完整性。4.自我審核：初稿完成后，起草人應仔細檢查文件內(nèi)容、格式等方面是否符合要求，對存在的問題進行修改完善。三、文件審核（一）審核職責1.部門負責人審核：文件起草部門負責人對初稿進行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合部門工作實際和公司整體利益，政策依據(jù)是否準確，文字表述是否清晰等。2.綜合管理部門審核：綜合管理部門對文件的格式、文種、行文規(guī)則等進行審核，確保文件符合公司公文規(guī)范。同時，對文件內(nèi)容進行把關，提出修改意見和建議。3.分管領導審核：分管領導對文件進行全面審核，重點審核文件的必要性、可行性、合規(guī)性等，對文件的質(zhì)量和方向進行把控。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。2.準確性審核：審核文件中的數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)等是否準確無誤，避免出現(xiàn)錯誤信息。3.規(guī)范性審核：檢查文件格式、文種使用、行文規(guī)則、語言表達等是否符合公司公文規(guī)范要求。4.完整性審核：審核文件內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應涉及的各個方面，避免出現(xiàn)重要內(nèi)容缺失的情況。（三）審核流程1.部門初審：文件起草部門負責人在收到初稿后，應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。2.綜合管理部門審核：綜合管理部門在收到部門負責人審核后的文件后，應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋給起草部門。3.分管領導審核：分管領導在收到綜合管理部門審核后的文件后，應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。如文件需修改，起草部門應根據(jù)審核意見及時進行修改，修改后再次提交審核。四、文件簽發(fā)（一）簽發(fā)權限1.一般性文件：由部門負責人簽發(fā)。2.重要文件：由分管領導簽發(fā)。3.涉及公司重大事項、重要決策等文件：由公司主要領導簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.送簽：文件起草部門將經(jīng)審核通過的文件按照簽發(fā)權限送相關領導簽發(fā)。送簽時應附上文件起草說明、審核意見等相關材料。2.簽發(fā)：領導在收到送簽文件后，應認真審閱文件內(nèi)容，對文件進行簽發(fā)。簽發(fā)人應簽署明確的意見，如“同意印發(fā)”“請[具體部門]進一步修改完善后印發(fā)”等，并注明簽發(fā)日期。五、文件印發(fā)（一）印發(fā)準備1.排版校對：綜合管理部門根據(jù)領導簽發(fā)意見，對文件進行排版，確保格式規(guī)范、美觀。排版完成后，進行仔細校對，避免出現(xiàn)排版錯誤。2.編號登記：對印發(fā)的文件進行編號登記，建立文件印發(fā)臺賬，記錄文件名稱、文號、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。（二）印發(fā)流程1.印制：根據(jù)文件印發(fā)份數(shù)安排印刷，確保印刷質(zhì)量清晰、裝訂整齊。2.分發(fā)：按照文件發(fā)放范圍，及時將文件分發(fā)給相關部門和人員。分發(fā)時應做好簽收記錄，確保文件發(fā)放到位。六、文件歸檔（一）歸檔范圍公司所有正式印發(fā)的文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復、會議紀要等，均應進行歸檔。（二）歸檔要求1.分類整理：按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保歸檔文件條理清晰。2.編號編目：對歸檔文件進行編號編目，編制歸檔文件目錄，便于查找和利用。3.裝訂成冊：將歸檔文件按照順序裝訂成冊，確保文件牢固、整齊。（三）歸檔流程1.收集文件：各部門在文件辦理完畢后，應及時將文件整理好，移交至綜合管理部門。2.整理歸檔：綜合管理部門對收集到的文件進行分類整理、編號編目、裝訂成冊等工作，完成文件歸檔。3.存儲保管：將歸檔文件存放在專門的檔案庫房，按照檔案管理要求進行妥善保管，確保檔案安全。七、文件保密（一）保密措施1.限定知悉范圍：嚴格控制文件的知悉范圍，根據(jù)工作需要確定文件的傳閱、傳達對象，嚴禁無關人員接觸文件。2.存儲保密：對涉及公司機密的文件，應存儲在加密的存儲設備中，并設置訪問權限。3.傳遞保密：文件傳遞應通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡、加密郵件等安全渠道進行，嚴禁通過個人郵箱、即時通訊工具等非安全渠道傳遞重要文件。（二）保密責任1.文件起草人：對起草文件中涉及的公司機密信息負有保密責任，不得擅自泄露。2.文件審核人：在審核文件過程中，對知悉的公司機密信息應嚴格保密，不得向無關人員透露。3.文件管理人員：負責文件的存儲、保管和傳遞，嚴格遵守保密制度，確保文件安全。八、文件清理與銷毀（一）清理1.定期清理：綜合管理部門定期對公司文件進行清理，清理期限一般為[X]年。清理時應根據(jù)文件的保管期限，確定需要清理的文件范圍。2.鑒定審核：對擬清理的文件進行鑒定審核，由綜合管理部門會同相關部門對文件的價值進行評估，確定是否需要繼續(xù)保存。（二）銷毀1.銷毀審批：經(jīng)鑒定審核后，確需銷毀的文件，應填寫文件銷毀審批表，報公司領導審批。2.銷毀方式