PAGE文書管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司文書管理，確保文書的準(zhǔn)確、及時、安全傳遞與有效利用，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)及全體員工在工作中形成、使用和管理的各類文書。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：文書管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)確及時原則：確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，傳遞及時高效，避免延誤和差錯。3.安全保密原則：加強文書的安全保護(hù)，防止信息泄露，確保文書的保密性、完整性和可用性。4.統(tǒng)一規(guī)范原則：文書格式、編號、處理流程等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。二、文書分類與編號（一）文書分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單、項目文檔、技術(shù)資料等。3.內(nèi)部管理文件：如規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案等。4.外來文件：上級機關(guān)、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的文件、信函、通知等。（二）編號規(guī)則1.行政公文編號：采用年度+發(fā)文順序號的形式，如[年份]第[X]號。2.業(yè)務(wù)文件編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項目進(jìn)行分類編號，例如合同編號為[合同類別代碼][年份][流水號]，項目文檔編號為[項目名稱縮寫][年份][版本號][流水號]等。3.內(nèi)部管理文件編號：按文件類別和時間順序編號，如規(guī)章制度編號為[制度類別代碼][年份][版本號]，會議紀(jì)要編號為[會議名稱縮寫][年份][期數(shù)]。4.外來文件編號：保留原發(fā)文編號，并在公司內(nèi)部進(jìn)行登記編號，以便查詢和管理。三、文書起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文書應(yīng)主題明確，觀點清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，表述規(guī)范。2.格式規(guī)范：按照公司統(tǒng)一的文書格式要求起草，包括字體、字號、排版、頁邊距等。3.語言簡潔：文字表達(dá)簡潔明了，避免冗長、復(fù)雜的語句，便于理解和執(zhí)行。4.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：文書結(jié)構(gòu)合理，層次分明，前后邏輯連貫，避免出現(xiàn)矛盾和歧義。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核：文書起草完成后，先由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點審核內(nèi)容是否符合部門工作實際和公司整體要求，格式是否規(guī)范等，并提出修改意見。2.跨部門審核：涉及多個部門的文書，需進(jìn)行跨部門審核。由主辦部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，各部門根據(jù)職責(zé)對文書中涉及本部門的內(nèi)容進(jìn)行審核，提出意見和建議。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門內(nèi)部審核和跨部門審核通過的文書，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文書內(nèi)容，簽署審批意見。四、文書收發(fā)與傳遞（一）收文管理1.簽收登記：公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收外來文件，對收到的文件進(jìn)行簽收、登記，注明文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息。2.文件分發(fā)：根據(jù)文件內(nèi)容和公司內(nèi)部職責(zé)分工，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好分發(fā)記錄。3.文件傳閱：重要文件需進(jìn)行傳閱時，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序組織傳閱，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，確保文件及時、準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)人員。（二）發(fā)文管理1.擬稿與審核：按照文書起草與審核要求，由相關(guān)部門或人員擬稿，經(jīng)審核通過后交辦公室。2.編號與排版：辦公室對審核通過的文書進(jìn)行編號，并按照公司統(tǒng)一格式進(jìn)行排版。3.校對與印制：文書排版后，由擬稿人或?qū)Ｈ诉M(jìn)行校對，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對無誤后，交辦公室印制。4.蓋章與分發(fā)：文書印制完成后，按照規(guī)定加蓋公司印章，并及時分發(fā)給主送單位和抄送單位。（三）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：重要、機密文件或需要存檔的文件，采用紙質(zhì)傳遞方式，確保文件的安全性和完整性。傳遞過程中應(yīng)做好登記和簽收手續(xù)。2.電子傳遞：一般性文件可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子方式傳遞，但需確保傳遞的準(zhǔn)確性和安全性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲。五、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司形成的各類行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部管理文件等。2.外來文件中具有保存價值的文件。3.公司重要會議、活動形成的文件資料。（二）歸檔要求1.分類整理：按照文書分類和編號順序，對文件進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。2.裝訂成冊：對紙張較多、需要長期保存的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面注明文件名稱、編號、日期等信息。3.編制目錄：為便于查找和利用，應(yīng)編制歸檔文件目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、名稱、日期、保管期限等。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、重要資產(chǎn)等具有長期保存價值的文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)文件的重要程度和使用頻率，確定定期保管期限，一般分為3年、5年、[X]年等。到期后，經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀處理。（四）保管地點與設(shè)施1.保管地點：公司設(shè)立專門的檔案室，用于存放各類歸檔文件。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保管設(shè)施：配備必要的檔案架、檔案盒、溫濕度計、滅火器等設(shè)備，確保文件的安全保管。六、文書借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.借閱范圍：僅限公司內(nèi)部員工因工作需要借閱歸檔文件。2.借閱審批：借閱人需填寫《文書借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限：一般文件借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人應(yīng)按時歸還借閱文件，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.查閱范圍：公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱歸檔文件。2.查閱審批：查閱人需填寫《文書查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。3.查閱方式：檔案室工作人員應(yīng)在指定地點提供文件查閱服務(wù)，查閱人不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、文書保密與銷毀（一）保密措施1.人員管理：加強對涉及文書管理工作的人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.環(huán)境管理：檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對存放機密文件的區(qū)域，應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備和門禁系統(tǒng)。3.文件管理：對涉及公司機密的文件，應(yīng)標(biāo)明密級，并采取加密存儲、專人保管等措施。在文件傳遞過程中，應(yīng)確保文件的保密性。（二）銷毀規(guī)定1.銷毀范圍：對已過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的文件，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀審批：由檔案室提出銷毀申請，填寫《文書銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施銷毀。3.銷毀方式：采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀