PAGE招采辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司招采工作的規(guī)范化管理，提高招采效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招采活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：招采活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確?；顒雍戏ê弦?guī)。2.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，營造公平競爭的市場環(huán)境，保證采購結果公正合理。3.公開透明原則：招采信息應全面、及時、準確地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。5.誠實守信原則：參與招采活動的各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、招采流程規(guī)范（一）需求提出1.使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求申請表》詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、預算金額等內(nèi)容，并附上相關技術資料或說明。2.部門負責人審核簽字對采購需求的合理性、必要性進行審核，確保需求真實、準確，符合部門工作實際。3.提交招采辦公室將審核通過的《采購需求申請表》提交至招采辦公室，作為招采工作的啟動依據(jù)。（二）采購計劃制定1.招采辦公室根據(jù)采購需求申請表，結合公司庫存情況、采購周期等因素制定詳細的采購計劃，明確采購方式、采購時間安排、采購責任人等內(nèi)容。2.采購計劃報公司領導審批確保采購計劃符合公司整體戰(zhàn)略和財務預算要求，經(jīng)領導批準后實施。（三）供應商選擇與管理1.建立供應商庫通過多種渠道收集供應商信息，對供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等進行評估，篩選合格供應商納入供應商庫。2.供應商選擇根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應商庫中選擇合適的供應商參與投標或報價。對于重大采購項目，可邀請多家供應商進行公開招標；對于一般性采購項目，可采用詢價、競爭性談判等方式選擇供應商。3.供應商評估與考核定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評估和考核，建立供應商評價檔案。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行警告、淘汰等處理。（四）采購文件編制1.根據(jù)采購方式和項目特點，編制相應的采購文件如招標文件、詢價文件、競爭性談判文件等。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準、報價要求等內(nèi)容，確保供應商能夠準確理解采購需求。2.采購文件審核采購文件編制完成后，由招采辦公室組織相關部門進行審核，確保文件內(nèi)容完整、準確、合法，不存在歧義或漏洞。（五）采購實施1.發(fā)布采購信息根據(jù)采購文件的要求，通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、外部采購平臺、媒體等渠道發(fā)布采購信息，邀請供應商參與投標或報價。2.接收投標文件或報價文件按照規(guī)定的時間和地點接收供應商提交的投標文件或報價文件，并進行登記和初審。對不符合要求的文件及時通知供應商進行補充或修改。3.開標、評標或談判組織開標會議，公開開標，唱標記錄投標報價等關鍵信息。按照評標標準或談判規(guī)則進行評標或談判，評選出中標候選人或確定成交供應商。4.中標通知與合同簽訂向中標供應商發(fā)出中標通知書，通知其在規(guī)定時間內(nèi)簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務、采購物資或服務的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體。（六）采購驗收1.成立驗收小組由使用部門、質(zhì)量部門、招采辦公室等相關人員組成驗收小組，負責采購物資或服務的驗收工作。2.制定驗收方案根據(jù)采購合同和相關標準，制定詳細的驗收方案，明確驗收內(nèi)容、驗收方法、驗收標準等。3.實施驗收按照驗收方案對采購物資或服務進行逐一驗收，檢查其數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗收合格后，驗收小組出具驗收報告。4.驗收結果處理如驗收不合格，應及時通知供應商進行整改或退換貨。整改完成后再次進行驗收，直至驗收合格為止。對因供應商原因?qū)е买炇詹缓细竦?，按照合同約定追究其違約責任。（七）付款管理1.根據(jù)采購合同約定和驗收情況，辦理付款手續(xù)采購部門應及時向財務部門提交付款申請，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料。2.財務部門審核付款申請審核付款申請的真實性、合法性、準確性，確保付款符合合同約定和公司財務制度。3.領導審批付款申請經(jīng)財務部門審核通過后，報公司領導審批。領導根據(jù)公司資金狀況和采購項目情況進行審批。4.付款執(zhí)行財務部門按照領導審批意見辦理付款業(yè)務，確保款項及時、準確支付給供應商。三、招采人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.誠實守信招采人員應如實提供采購信息，不得隱瞞或歪曲事實，不得與供應商串通謀取不正當利益。2.廉潔自律嚴格遵守廉潔紀律，不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品等，不得利用職務之便為自己或他人謀取私利。3.敬業(yè)負責認真履行工作職責，積極主動地完成招采任務，對工作中出現(xiàn)的問題及時處理，不得推諉扯皮。（二）業(yè)務能力1.熟悉法律法規(guī)和政策招采人員應深入學習國家法律法規(guī)及相關行業(yè)政策，了解招采工作的法律要求和政策導向，確保招采活動合法合規(guī)。2.掌握專業(yè)知識和技能具備采購管理、合同管理、市場調(diào)研、商務談判等方面的專業(yè)知識和技能，能夠熟練運用各種招采方式和工具，提高招采工作效率和質(zhì)量。3.不斷學習與提升關注行業(yè)動態(tài)和市場變化，不斷學習新知識、新技能，持續(xù)提升自身業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。（三）工作紀律1.遵守工作時間按時上下班，不得遲到早退，嚴格遵守公司考勤制度。2.認真履行崗位職責按照工作流程和規(guī)范要求，認真做好招采工作的各個環(huán)節(jié)，不得擅自離崗、脫崗。3.保守工作秘密對招采過程中涉及的商業(yè)秘密、供應商信息、評標結果等嚴格保密，不得泄露給無關人員。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.招采辦公室定期對招采工作進行自查檢查招采流程是否合規(guī)、采購文件是否規(guī)范、供應商選擇是否公正、合同簽訂與執(zhí)行是否嚴格等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司審計部門定期對招采項目進行審計重點審查招采項目的合法性、合規(guī)性、效益性，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題依法依規(guī)進行處理，并提出改進建議。3.設立舉報信箱和舉報電話接受公司內(nèi)部員工對招采工作中違規(guī)行為的舉報，對舉報內(nèi)容進行及時調(diào)查核實，對經(jīng)查實的違規(guī)行為嚴肅處理。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查積極配合政府有關部門對公司招采活動的監(jiān)督檢查，如實提供相關資料和信息，對提出的問題及時整改。2.接受社會公眾的監(jiān)督通過公司網(wǎng)站、公告欄等渠道公開招采信息，接受社會公眾的監(jiān)督