PAGE視聽管理規(guī)范化制度一、總則（一）目的為加強公司視聽管理，規(guī)范視聽資料的制作、使用、存儲、傳輸等行為，確保視聽資料的合法性、準確性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在視聽管理活動中的行為。（三）基本原則1.合法性原則：視聽管理活動必須遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保所有視聽資料的獲取、使用等均符合法律規(guī)定。2.準確性原則：視聽資料應真實、準確地反映相關活動或事實，不得進行虛假記錄或篡改。3.完整性原則：對視聽資料的管理應涵蓋從產生到銷毀的全過程，保證資料的完整性。4.安全性原則：采取有效措施保護視聽資料的存儲安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、視聽資料的制作（一）制作主體與權限1.公司內部各部門根據工作需要，經相關負責人批準后，可自行組織視聽資料的制作。2.涉及公司重要活動、機密信息等視聽資料的制作，需由公司指定的專門團隊或人員負責，并嚴格按照審批流程進行。（二）制作要求1.制作前應制定詳細的拍攝或錄制計劃，明確拍攝目的、內容、范圍、時間、地點等要素。2.拍攝或錄制過程中，應確保畫面清晰、聲音清晰可辨，能夠準確反映所需記錄的信息。3.對于涉及人物的視聽資料，應提前征得相關人員同意，并告知拍攝目的、用途等信息。4.制作完成后，應對視聽資料進行初步審核，檢查內容是否符合要求，有無錯誤或遺漏。（三）制作流程1.申請：部門或個人填寫視聽資料制作申請表，注明制作內容、目的、時間、地點、預計時長等信息，并提交部門負責人審批。2.審批：部門負責人根據申請內容進行審核，對于涉及重要事項或較大范圍的制作申請，需提交公司高層領導審批。3.實施：經批準后，按照拍攝或錄制計劃組織實施制作工作。4.審核：制作完成后，由申請部門或指定人員進行內部審核，確保資料質量。5.存檔：審核通過的視聽資料按照規(guī)定進行存檔。三、視聽資料的使用（一）使用范圍1.公司內部培訓、會議、宣傳、業(yè)務交流等活動中可根據需要使用視聽資料。2.在對外合作、項目投標等特定情況下，經公司批準后可向外部機構或人員提供視聽資料。（二）使用申請與審批1.部門或個人因工作需要使用視聽資料時，需填寫視聽資料使用申請表，注明使用目的、內容、時間、地點、使用方式等信息，并提交部門負責人審批。2.對于涉及重要信息或較大范圍使用的申請，則需提交公司高層領導審批。（三）使用規(guī)范1.嚴格按照審批后的使用范圍和方式使用視聽資料，不得擅自更改或擴大使用范圍。2.在使用過程中，應妥善保管視聽資料，防止損壞、丟失。3.如需對視聽資料進行剪輯、編輯等處理，必須確保處理后的資料內容合法、準確、完整，且不影響原資料的真實性和完整性。四、視聽資料的存儲（一）存儲介質與方式1.根據視聽資料的類型、數量、保存期限等因素，選擇合適的存儲介質，如硬盤、光盤、磁帶等。2.采用多種存儲方式相結合，如本地存儲與異地存儲，以確保數據的安全性和可靠性。（二）存儲地點與環(huán)境1.設立專門的視聽資料存儲室，存儲室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.存儲室的環(huán)境應保持適宜的溫度、濕度，避免因環(huán)境因素導致視聽資料損壞。（三）存儲管理1.建立視聽資料存儲清單，詳細記錄資料的名稱、類型、存儲位置、存儲時間、保存期限等信息，并定期進行核對和更新。2.對存儲的視聽資料進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對存儲的視聽資料進行檢查，如發(fā)現資料損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復或補充。五、視聽資料的傳輸（一）傳輸方式與渠道1.根據實際需求，選擇安全可靠的傳輸方式，如網絡傳輸、移動存儲設備傳輸等。2.對于涉及公司機密信息的視聽資料傳輸，應采用加密傳輸方式，并確保傳輸渠道安全。（二）傳輸審批1.部門或個人進行視聽資料傳輸時，需填寫視聽資料傳輸申請表，注明傳輸內容、目的、傳輸方式、接收方等信息，并提交部門負責人審批。2.對于涉及重要機密信息的傳輸申請，需提交公司高層領導審批。（三）傳輸安全1.在傳輸過程中，應采取必要的安全措施，如設置訪問密碼、加密傳輸數據等，防止視聽資料被非法獲取或篡改。2.對傳輸過程進行記錄，包括傳輸時間、傳輸方式、接收方等信息，以備查詢和追溯。六、視聽資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等機密內容的視聽資料。2.未經公司公開的重要會議、活動等視聽資料。（二）保密措施1.對保密范圍內的視聽資料進行嚴格的權限管理，只有經過授權的人員才能訪問和使用。2.在存儲和傳輸過程中，采取加密、備份等安全措施，防止資料泄露。3.對接觸保密視聽資料的人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對視聽資料的保密管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、視聽資料的銷毀（一）銷毀條件1.視聽資料已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值。2.視聽資料所涉及的事項已結束，且不再需要留存相關資料。3.視聽資料因其他原因需要銷毀，如資料損壞無法修復等。（二）銷毀申請與審批1.部門或個人提出視聽資料銷毀申請，填寫視聽資料銷毀申請表，注明銷毀資料的名稱、類型、數量、銷毀原因等信息，并提交部門負責人審批。2.對于涉及重要信息或較大數量的銷毀申請，需提交公司高層領導審批。（三）銷毀方式與記錄1.根據視聽資料的存儲介質和內容，選擇合適的銷毀方式，如物理銷毀（粉碎硬盤、光盤等）、數據擦除等。2.在銷毀過程中，應進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，并保存相關記錄以備查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門與職責公司設立專門的視聽管理監(jiān)督小組，負責對公司視聽管理活動進行全面監(jiān)督。監(jiān)督小組的職責包括：1.定期檢查視聽資料的制作、使用、存儲、傳輸、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.受理有關視聽管理的投訴和舉報，進行調查處理。（二）檢查內容與方式1.檢查內容包括視聽資料的制作計劃、審批文件、使用記錄、存儲清單、傳輸記錄、銷毀記錄等相關文檔。2.采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式，對視聽管理工作進行全面檢查。（三）問題處理與整改1.對于檢查中發(fā)現的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門或個人限期整改。2.責任部門或個人應按照整改通知書的要求制定整改措施，并認真組織實施。整改完成后，向監(jiān)督小組提交整改報告