PAGE辦公室部門制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范辦公室部門的各項工作流程，確保辦公室工作高效、有序、規(guī)范地開展，提高工作質(zhì)量和效率，為公司整體運營提供有力支持，保障公司各項業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，維護(hù)公司的正常運轉(zhuǎn)秩序，促進(jìn)公司的持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室部門全體員工，包括但不限于辦公室主任、副主任、秘書、行政專員、后勤保障人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保辦公室各項工作在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.規(guī)范性原則：明確各項工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到工作有章可循、規(guī)范有序。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤，提高工作效率，及時響應(yīng)公司內(nèi)外部需求。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門和全體員工為宗旨，積極主動提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足公司運營和員工工作生活的需要。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室部門的管理工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施和監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)辦公室與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通，工作協(xié)同順暢。3.負(fù)責(zé)辦公室團(tuán)隊建設(shè)，選拔、培養(yǎng)和考核部門員工，提升團(tuán)隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。4.審核辦公室各類文件、報告、方案等，確保文件質(zhì)量和工作決策的科學(xué)性。5.參與公司重要會議的組織和安排，負(fù)責(zé)會議記錄、紀(jì)要整理及傳達(dá)會議精神。6.負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的管理，包括辦公用品采購、辦公設(shè)備維護(hù)、車輛調(diào)度等。7.監(jiān)督公司后勤保障工作，確保辦公環(huán)境整潔、安全，餐飲、住宿等服務(wù)滿足員工需求。8.處理公司對外公共關(guān)系，包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好形象。9.負(fù)責(zé)辦公室費用預(yù)算的編制、執(zhí)行和控制，合理安排部門經(jīng)費開支。10.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（二）辦公室副主任職責(zé)1.協(xié)助辦公室主任開展工作，在主任缺席時履行主任職責(zé)。2.負(fù)責(zé)辦公室部分專項工作的組織和實施，如重要活動策劃、大型會議籌備等。3.審核分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、資料，提出修改意見和建議。4.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解工作進(jìn)展和需求，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)辦公室員工的日常培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高員工業(yè)務(wù)水平和工作能力。6.協(xié)助主任做好團(tuán)隊建設(shè)工作，營造積極向上的工作氛圍。7.參與公司行政事務(wù)管理，協(xié)助處理辦公用品采購、辦公設(shè)備維護(hù)等工作。8.負(fù)責(zé)辦公室文件、檔案的整理和歸檔工作，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（三）秘書職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.協(xié)助辦公室主任安排會議日程，準(zhǔn)備會議資料，做好會議記錄和紀(jì)要整理工作。3.負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)講話稿、匯報材料等文字材料的撰寫和修改，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文字支持。4.及時收集、整理和傳遞公司內(nèi)外部信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)公司印章的管理和使用登記，嚴(yán)格按照規(guī)定程序用印。6.協(xié)助處理辦公室日常行政事務(wù)，如接聽電話、接待來訪等。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性文字工作任務(wù)。（四）行政專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、庫存管理和發(fā)放工作，根據(jù)各部門需求及時提供辦公用品支持。2.定期盤點辦公用品庫存，合理控制辦公用品費用支出，避免浪費。3.負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備維修、保養(yǎng)情況。4.及時處理辦公設(shè)備的故障報修，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，確保設(shè)備正常運行。5.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，制定車輛使用計劃，合理安排車輛出行。6.做好車輛的日常檢查、保養(yǎng)和維修工作，確保車輛安全性能良好。7.負(fù)責(zé)車輛費用的統(tǒng)計和報銷工作，嚴(yán)格控制車輛費用支出。8.協(xié)助辦理公司員工的入職、離職、調(diào)動等手續(xù)，做好人事檔案的整理和更新工作。9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作。（五）后勤保障人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和維護(hù)工作，保持辦公環(huán)境整潔、舒適。2.定期對辦公區(qū)域進(jìn)行消毒，預(yù)防疾病傳播，保障員工身體健康。3.負(fù)責(zé)公司飲用水供應(yīng)、空調(diào)設(shè)備運行管理等工作，確保辦公環(huán)境設(shè)施正常運行。4.協(xié)助做好公司餐飲、住宿等后勤服務(wù)工作，保障員工生活需求。5.負(fù)責(zé)公司公共區(qū)域的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保公司人員和財產(chǎn)安全。6.做好公司各類設(shè)施設(shè)備的報修記錄，及時跟進(jìn)維修進(jìn)度，確保問題得到妥善解決。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他后勤保障相關(guān)工作任務(wù)。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、符合格式要求。涉及重要事項或政策法規(guī)的文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交辦公室。2.文件審核：辦公室秘書收到文件初稿后，對文件的格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等進(jìn)行審核，提出修改意見。對于重要文件，需提交辦公室主任或副主任進(jìn)行審核把關(guān)。3.文件簽發(fā)：審核通過的文件，按照公司文件審批權(quán)限規(guī)定，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般文件由辦公室主任簽發(fā)，重要文件需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。4.文件印發(fā)：文件簽發(fā)后，辦公室秘書負(fù)責(zé)按照規(guī)定格式進(jìn)行排版、編號、打印，并加蓋公司印章。根據(jù)文件的發(fā)放范圍，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。5.文件歸檔：文件印發(fā)后，辦公室秘書負(fù)責(zé)將文件原稿、電子文檔等進(jìn)行整理歸檔，按照檔案管理要求分類存放，便于查閱和檢索。（二）會議組織流程1.會議籌備：根據(jù)會議需求，由辦公室確定會議時間、地點、參會人員、會議議程等。準(zhǔn)備會議所需的文件資料、會議設(shè)備、餐飲等，并提前通知參會人員。2.會議通知：辦公室秘書負(fù)責(zé)起草會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議要求等內(nèi)容。通過郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送給參會人員，并確認(rèn)參會情況。3.會議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決議事項、發(fā)言要點及提出的問題等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，確保能夠反映會議全貌。4.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，辦公室秘書及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議決議事項、責(zé)任部門、完成時間等，以便跟蹤落實。5.會議跟進(jìn)：對會議決議事項進(jìn)行跟蹤檢查，及時了解責(zé)任部門的執(zhí)行情況。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）辦公用品管理流程1.需求申報：各部門根據(jù)工作需要，每月定期向辦公室行政專員申報辦公用品需求計劃，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.采購審批：行政專員匯總各部門辦公用品需求計劃后，進(jìn)行初步審核，填寫辦公用品采購申請表，提交辦公室主任審批。對于金額較大的采購項目，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施：根據(jù)審批后的采購申請表，行政專員負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，要嚴(yán)格按照公司采購制度要求，選擇合格供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。4.驗收入庫：辦公用品到貨后，行政專員會同相關(guān)人員進(jìn)行驗收。核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。5.發(fā)放領(lǐng)用：各部門根據(jù)實際工作需要，到辦公室領(lǐng)取辦公用品。行政專員按照入庫單記錄，發(fā)放辦公用品，并要求領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。6.庫存盤點：定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧情況，要及時查明原因，進(jìn)行相應(yīng)處理，并調(diào)整庫存記錄。（四）辦公設(shè)備管理流程1.設(shè)備申購：各部門因工作需要新增辦公設(shè)備時，填寫辦公設(shè)備申購表，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、型號及申購理由等，提交辦公室主任審核。對于價值較高的設(shè)備，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購選型：辦公室根據(jù)審批后的申購表，組織相關(guān)人員進(jìn)行市場調(diào)研，選擇性價比高、質(zhì)量可靠的設(shè)備供應(yīng)商和產(chǎn)品型號。3.采購實施：按照公司采購制度要求，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，組織設(shè)備采購。在采購過程中，要嚴(yán)格控制采購進(jìn)度和質(zhì)量，確保設(shè)備按時到貨。4.驗收安裝：設(shè)備到貨后，辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。檢查設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與合同一致，進(jìn)行功能測試，確保設(shè)備正常運行。驗收合格后，安排專業(yè)人員進(jìn)行安裝調(diào)試。5.使用維護(hù)：辦公設(shè)備由使用部門負(fù)責(zé)日常使用和維護(hù)。使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備管理，按照設(shè)備使用說明書要求正確操作設(shè)備，定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和檢查。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時通知行政專員，由行政專員聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。6.設(shè)備報廢：對于已損壞無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的辦公設(shè)備，由使用部門填寫辦公設(shè)備報廢申請表，提交辦公室審核。辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)報廢的設(shè)備，由行政專員負(fù)責(zé)辦理報廢手續(xù)，進(jìn)行資產(chǎn)核銷。（五）車輛管理流程1.車輛調(diào)度：行政專員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和車輛使用情況，制定車輛調(diào)度計劃。各部門如需使用車輛，提前向行政專員提交用車申請，說明用車時間、地點、事由等。行政專員根據(jù)車輛調(diào)度計劃和用車申請，合理安排車輛，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。2.出車登記：駕駛員接到出車通知后，填寫出車登記表，記錄出車時間、地點、任務(wù)等信息。出車前，對車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。3.車輛使用：駕駛員按照出車任務(wù)要求，安全、準(zhǔn)時地將乘車人員送達(dá)目的地。在車輛行駛過程中，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如遇特殊情況需要變更行車路線或延長用車時間，應(yīng)及時向行政專員報告。4.車輛維護(hù)：駕駛員負(fù)責(zé)車輛的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，定期對車輛進(jìn)行清潔、檢查、保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)和排除車輛故障隱患。按照規(guī)定的時間和里程，將車輛送到指定的維修廠進(jìn)行定期保養(yǎng)和維修。5.費用報銷：車輛使用過程中產(chǎn)生的加油費、停車費、路橋費等費用，由駕駛員填寫費用報銷單，經(jīng)乘車人員簽字確認(rèn)后，提交行政專員審核。行政專員審核無誤后，報辦公室主任審批，然后到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。6.車輛盤點：定期對公司車輛進(jìn)行盤點，核對車輛數(shù)量、車況等信息，確保車輛資產(chǎn)賬實相符。對于車輛的增減變動情況，及時進(jìn)行登記和調(diào)整。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.辦公室員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度規(guī)定，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工請假應(yīng)提前按照公司請假流程辦理請假手續(xù)，填寫請假申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開工作崗位。請假期間應(yīng)保持通訊暢通，以便及時處理工作事務(wù)。3.根據(jù)工作需要，公司可能會安排加班。員工應(yīng)服從公司加班安排，認(rèn)真完成加班工作任務(wù)。加班后應(yīng)按照公司規(guī)定填寫加班申請表，經(jīng)審批后作為加班依據(jù)。4.辦公室負(fù)責(zé)對員工考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計和匯總，每月定期公布考勤結(jié)果。對于違反考勤制度的員工，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）工作態(tài)度與職業(yè)素養(yǎng)1.員工應(yīng)具備積極主動的工作態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成各項工作任務(wù)，不得敷衍塞責(zé)、推諉扯皮。2.對待工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，注重工作質(zhì)量，確保工作成果準(zhǔn)確無誤。對工作中出現(xiàn)的問題要及時反饋、及時解決，不得隱瞞不報或拖延處理。3.加強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作精神，與同事之間保持良好的溝通協(xié)作關(guān)系。積極配合其他部門工作，共同完成公司整體目標(biāo)。4.不斷提升自身職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，關(guān)注行業(yè)動態(tài)和新知識、新技術(shù)。5.保守公司商業(yè)秘密和工作機(jī)密，不得將公司機(jī)密信息泄露給外部人員。妥善保管公司文件、資料、設(shè)備等，不得擅自復(fù)制、傳播或損壞。（三）廉潔自律規(guī)定1.辦公室員工應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律各項規(guī)定，自覺抵制各種形式的腐敗行為，做到廉潔奉公、清正廉潔。2.在辦公用品采購、辦公設(shè)備維修、車輛租賃等業(yè)務(wù)活動中，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。3.不得利用職務(wù)之便為個人或他人謀取私利，不得從事與公司利益相沖突的經(jīng)營活動。4.加強(qiáng)自身廉潔意識教育，定期參加公司組織的廉政培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，自覺遵守廉潔自律各項要求。對于違反廉潔自律規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。五、考核與獎懲（一）考核方式1.辦公室對員工的考核實行定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每季度進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時開展。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、職業(yè)素養(yǎng)、團(tuán)隊協(xié)作等方面。工作業(yè)績主要考核員工完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、效率等情況；工作態(tài)度主要考核員工的責(zé)任心、主動性、敬業(yè)精神等；職業(yè)素養(yǎng)主要考核員工的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力、溝通能力等；團(tuán)隊協(xié)作主要考核員工與同事之間配合協(xié)作的情況。（二）考核程序1.員工自評：每季度末，員工根據(jù)本季度工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評價，填寫考核自評表，總結(jié)工作成績，分析存在的問題及改進(jìn)措施。2.上級評價：員工上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工日常工作表現(xiàn)、工作任務(wù)完成情況等，對員工進(jìn)行評價，填寫考核評價表，給出考核意見和評分。3.綜合評定：辦公室匯總員工自評和上級評價結(jié)果，結(jié)合日常工作表現(xiàn)、工作成果等進(jìn)行綜合評定，確定員工考核等級。4.結(jié)果反饋：考核結(jié)果反饋給員工本人，員工如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。辦公室對申訴進(jìn)行調(diào)查核實，根據(jù)調(diào)查結(jié)果調(diào)整考核結(jié)果。（三）獎懲措施1.獎勵：對于考核成績優(yōu)秀的員工，公司給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。對在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重大貢獻(xiàn)的