PAGE規(guī)范檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案的查借閱行為，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在公司檔案的查借閱活動，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確查借閱流程和要求，確保查借閱活動規(guī)范有序進(jìn)行。4.服務(wù)高效原則：在確保檔案安全和規(guī)范的前提下，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，包括檔案查借閱制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。3.負(fù)責(zé)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為檔案查借閱提供便利。4.負(fù)責(zé)對檔案查借閱申請進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理檔案查借閱手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對檔案查借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，定期向上級匯報。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號和編目，便于檔案管理部門接收和管理。3.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提交檔案移交清單，并配合檔案管理部門做好檔案的交接工作。4.根據(jù)工作需要，提出檔案查借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對本部門檔案查借閱人員進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保檔案的安全和合理使用。（三）檔案查借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案查借閱制度，按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)。2.愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的查閱場所。4.查閱檔案時，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上圈劃、批注、污損。5.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案查借閱流程（一）查借閱申請1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查借閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱時間等信息。2.《檔案查借閱申請表》應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。3.申請查閱電子檔案的，應(yīng)在申請表中注明所需電子檔案的存儲介質(zhì)及格式要求。（二）申請審核1.檔案管理部門收到《檔案查借閱申請表》后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括申請查閱檔案的必要性、查閱人員的資格、查閱時間和地點的合理性等。3.對于不符合查借閱規(guī)定的申請，檔案管理部門應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因，并要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（三）查閱批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過的《檔案查借閱申請表》，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）查閱登記1.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案查借閱申請表》，對查閱檔案的人員進(jìn)行登記，包括查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱時間、歸還時間等信息。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記冊上簽字確認(rèn)。（五）檔案提供1.檔案管理部門按照查閱登記信息，為查閱人員提供所需檔案。2.提供紙質(zhì)檔案時，應(yīng)按照查閱人員的要求提供相應(yīng)數(shù)量的復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門公章。3.提供電子檔案時，應(yīng)按照查閱人員的要求將電子檔案存儲到指定的存儲介質(zhì)上，并確保電子檔案的完整性和可讀性。（六）查閱監(jiān)督1.查閱人員在查閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查借閱制度。2.監(jiān)督人員應(yīng)提醒查閱人員愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.查閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的查閱場所。（七）查閱歸還1.查閱人員查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)檢查歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有涂改、損毀、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。3.查閱人員歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在查閱登記冊上注明歸還時間，并由查閱人員簽字確認(rèn)。（八）借閱流程1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱時間、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。3.申請借閱電子檔案的，應(yīng)在申請表中注明所需電子檔案的存儲介質(zhì)及格式要求。4.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請借閱檔案的必要性、借閱人員的資格、借閱時間和期限的合理性等。5.對于不符合借閱規(guī)定的申請，檔案管理部門應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因，并要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。6.經(jīng)審核通過的《檔案借閱申請表》，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請表》，對借閱檔案的人員進(jìn)行登記，包括借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、借閱期限、歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)在借閱登記冊上簽字確認(rèn)。8.檔案管理部門按照借閱登記信息，為借閱人員提供所需檔案。提供紙質(zhì)檔案時，應(yīng)按照借閱人員的要求提供相應(yīng)數(shù)量的原件，并要求借閱人員出具借條。借條應(yīng)注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱期限等信息，并由借閱人員簽字確認(rèn)。9.借閱人員借閱檔案后，應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的借閱場所。借閱人員如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。10.借閱人員借閱期限屆滿后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)檢查歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有涂改、損毀、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。借閱人員歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在借閱登記冊上注明歸還時間，并由借閱人員簽字確認(rèn)。四、檔案保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等各類機(jī)密信息的檔案。2.公司內(nèi)部規(guī)章制度、會議紀(jì)要、人事檔案等涉及公司內(nèi)部管理的檔案。3.其他按照國家法律法規(guī)及公司規(guī)定需要保密的檔案。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.檔案查閱場所應(yīng)具備必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。4.查閱保密檔案時，應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行，并限制查閱人員的范圍。5.查閱保密檔案的人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。6.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、被盜、泄露等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案查借閱期限（一）查閱期限一般檔案的查閱期限為[X]個工作日，如需延長查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）借閱期限借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。對于重要檔案或特殊情況的借閱期限，由檔案管理部門根據(jù)實際情況確定。六、檔案利用與統(tǒng)計（一）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。2.檔案利用情況統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱人次、查閱檔案種類、借閱檔案種類等。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用情況統(tǒng)計結(jié)果，及時調(diào)整檔案管理策略，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案種類、檔案整理情況、檔案保管情況、檔案查借閱情況等。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，并確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確和完整。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱檔案。2.查閱、借閱檔案時，違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息。3.擅自涂改、損毀、丟失檔案。4.將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的查閱、借閱場所。5.其他違反檔案查借閱制度的行為。（二）處理措施1.對于違反檔案查借閱制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并要求違規(guī)人員限期改正。3.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予通報批評，并視情況暫停違規(guī)人員的檔案查借閱權(quán)限。4.對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)