PAGE贈品庫管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司贈品庫的管理，規(guī)范贈品的采購、存儲、發(fā)放及使用流程，確保贈品的合理使用和有效管理，提高公司資源利用效率，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及贈品庫管理的部門及人員，包括但不限于市場部、銷售部、客服部等。（三）基本原則1.合法性原則：贈品庫管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保所有操作合法合規(guī)。2.合理性原則：根據公司業(yè)務需求和營銷策略，合理規(guī)劃贈品的種類、數量及發(fā)放范圍，避免資源浪費。3.規(guī)范性原則：建立健全的管理制度和操作流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和權限，確保贈品庫管理工作規(guī)范有序。4.安全性原則：加強贈品庫的安全管理，確保贈品的存儲安全，防止丟失、損壞或被盜。二、贈品采購管理（一）采購需求確定1.市場部、銷售部等相關部門根據公司業(yè)務計劃、促銷活動方案等，提前提出贈品采購需求，填寫《贈品采購申請表》，詳細說明贈品名稱、規(guī)格、數量、預計采購時間、用途等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購流程1.采購部門接到《贈品采購申請表》后，對采購需求進行評估和審核，確認需求的合理性和必要性。2.根據采購需求，選擇合適的供應商進行詢價、比價和議價，確定最終供應商及采購價格。3.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括贈品規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。4.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交付贈品。（三）驗收與入庫1.贈品到貨后，采購部門通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門按照合同約定的質量標準對贈品進行檢驗，確保贈品符合要求。2.驗收合格的贈品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《贈品入庫單》，詳細記錄贈品名稱、規(guī)格、數量、入庫日期、供應商等信息。3.入庫單經倉庫管理人員、采購人員簽字確認后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務部門作為記賬憑證。三、贈品存儲管理（一）倉庫設置1.公司應設立專門的贈品倉庫，確保倉庫環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備必要的消防、防盜等設施。2.倉庫應根據贈品的類別、規(guī)格、用途等進行分區(qū)存放，設置明顯的標識牌，便于查找和管理。（二）庫存管理1.倉庫管理人員應建立贈品庫存臺賬，詳細記錄贈品的出入庫情況，包括入庫日期、供應商、名稱、規(guī)格、數量、發(fā)放日期、領取人等信息。2.定期對贈品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點工作由倉庫管理人員負責組織，財務部門派人監(jiān)盤。盤點結束后，填寫《贈品盤點表》，對盤盈、盤虧情況進行說明，并提出處理意見。3.對于長期積壓、過期或損壞的贈品，倉庫管理人員應及時清理，并填寫《贈品報廢申請表》，經部門負責人審核、公司領導批準后進行報廢處理。報廢處理應做好記錄，包括報廢日期、贈品名稱、規(guī)格、數量、報廢原因等信息。（三）安全管理1.加強贈品倉庫的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關人員進入倉庫。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度和操作規(guī)程，確保倉庫安全。2.定期對倉庫設施設備進行檢查和維護，確保消防器材、防盜設備等正常運行。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并進行維修處理。3.做好倉庫的防潮、防蟲、防火等工作，采取必要的防護措施，確保贈品質量不受影響。四、贈品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.各部門根據業(yè)務需要，填寫《贈品發(fā)放申請表》，詳細說明發(fā)放贈品的名稱、規(guī)格、數量、發(fā)放對象、發(fā)放原因等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至倉庫管理人員。3.倉庫管理人員根據《贈品發(fā)放申請表》，核實庫存情況，如庫存充足，則按照申請表要求發(fā)放贈品，并填寫《贈品發(fā)放登記表》，詳細記錄發(fā)放日期、發(fā)放對象、贈品名稱、規(guī)格、數量等信息。4.發(fā)放登記表經倉庫管理人員、領取人簽字確認后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交申請部門，一聯(lián)交財務部門作為記賬憑證。（二）發(fā)放對象與范圍1.贈品發(fā)放對象主要包括客戶、合作伙伴、員工等。發(fā)放范圍應根據公司業(yè)務政策和營銷策略確定，確保贈品發(fā)放的合理性和有效性。2.對于客戶和合作伙伴，應根據其與公司的合作關系、消費金額、貢獻度等因素，制定相應的贈品發(fā)放標準和規(guī)則，確保公平公正。3.對于員工，應根據公司內部激勵政策和活動安排，合理發(fā)放贈品，激勵員工積極工作，為公司發(fā)展做出貢獻。（三）發(fā)放記錄與監(jiān)控1.倉庫管理人員應建立健全贈品發(fā)放記錄檔案，對每次發(fā)放情況進行詳細記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、贈品名稱、規(guī)格、數量等信息。發(fā)放記錄應妥善保存，以備查詢和審計。2.公司應加強對贈品發(fā)放過程的監(jiān)控，定期對發(fā)放記錄進行檢查和分析，防止出現(xiàn)違規(guī)發(fā)放、超范圍發(fā)放等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時進行調查處理，并追究相關人員的責任。五、贈品使用管理（一）使用原則1.贈品應嚴格按照公司規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.在使用贈品過程中，應注重品牌形象和宣傳效果，確保贈品能夠有效傳遞公司品牌價值和產品信息。（二）使用審批1.各部門在使用贈品前，應填寫《贈品使用申請表》，詳細說明使用贈品的活動名稱、時間、地點、參與人員、贈品使用數量等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至市場部或相關管理部門進行審批。市場部或相關管理部門應根據公司營銷策略和活動計劃，對申請表進行審核，確保贈品使用符合公司要求。3.審批通過后的《贈品使用申請表》交倉庫管理人員作為發(fā)放贈品的依據。（三）效果評估1.公司應定期對贈品使用效果進行評估，收集客戶、合作伙伴等對贈品的反饋意見，分析贈品在促進銷售、提升品牌知名度等方面的作用。2.根據效果評估結果，總結經驗教訓，及時調整贈品策略和使用方式，提高贈品的使用效率和效果。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對贈品庫管理情況進行審計，檢查贈品采購、存儲、發(fā)放及使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)范和相關法律法規(guī)要求。2.審計過程中，應查閱相關文件、記錄，實地盤點贈品庫存，與相關人員進行訪談，確保審計工作的全面性和準確性。3.審計結束后，內部審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.倉庫管理人員應每日對贈品庫存進行檢查，確保庫存數量準確、質量完好，倉庫環(huán)境安全整潔。2.各部門負責人應定期對本部門贈品使用情況進行檢查，確保贈品使用符合公司規(guī)定和業(yè)務需求。3.公司管理