PAGE規(guī)范行文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的規(guī)范化管理，確保各類文件、信息在傳遞與交流過程中的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和有效性，提高工作效率，特制定本規(guī)范行文制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、與外部合作伙伴及客戶之間的各類公文、報(bào)告、函件、通知等書面文件的行文管理。（三）基本原則1.合法性原則：行文必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得出現(xiàn)違法違規(guī)內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性原則：表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免產(chǎn)生歧義，確保傳達(dá)的信息真實(shí)可靠。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循規(guī)定的格式、體例和行文規(guī)則，保持文件風(fēng)格的一致性。4.時(shí)效性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)行文，確保信息傳遞的及時(shí)性，避免因延誤影響工作進(jìn)展。5.精簡性原則：內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，去除冗余信息，突出重點(diǎn)，提高文件的實(shí)用性。二、行文格式（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體字，可根據(jù)文件級別適當(dāng)調(diào)整字號，但要保持整體協(xié)調(diào)。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主旨，居中排列。2.正文：采用三號仿宋體字，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。3.文號、簽發(fā)人等：文號用三號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用三號楷體字。4.附件標(biāo)題：用三號黑體字。（三）排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保證文檔的疏密適度，便于閱讀。2.頁碼：位于頁面底部居中，采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“1”“2”“3”等。3.段落格式：段落之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，一般段前、段后間距為0.5行。（四）編號規(guī)則1.文號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。例如：公司〔20XX〕1號。2.其他編號：如合同編號、項(xiàng)目編號等，應(yīng)根據(jù)公司/組織的具體規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、行文種類（一）決議適用于公司/組織會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)。決議應(yīng)明確決議事項(xiàng)的背景、依據(jù)、具體內(nèi)容以及執(zhí)行要求等，具有較強(qiáng)的權(quán)威性和指導(dǎo)性。（二）決定對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定應(yīng)闡述決定的目的、事項(xiàng)的具體情況、執(zhí)行措施以及對相關(guān)人員的要求等。（三）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。命令（令）具有高度的權(quán)威性和強(qiáng)制性，行文應(yīng)簡潔明了，直接闡述命令的內(nèi)容和執(zhí)行要求。（四）公報(bào)適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。公報(bào)應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映所公布事項(xiàng)的全貌，語言莊重、規(guī)范。（五）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。公告的內(nèi)容應(yīng)具有重大性和公開性，行文要簡潔、準(zhǔn)確，突出公告的核心內(nèi)容。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通告應(yīng)明確通告的范圍、事項(xiàng)內(nèi)容以及遵守要求等，確保相關(guān)人員能夠知曉并遵守。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見應(yīng)針對問題進(jìn)行深入分析，提出切實(shí)可行的建議和措施，具有一定的說理性和指導(dǎo)性。（八）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知應(yīng)明確通知的目的、事項(xiàng)內(nèi)容、執(zhí)行時(shí)間和要求等，確保傳達(dá)的信息準(zhǔn)確無誤。（九）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。通報(bào)應(yīng)詳細(xì)說明表彰或批評的對象、事跡或錯(cuò)誤事實(shí)，并給予相應(yīng)的評價(jià)和處理意見，同時(shí)傳達(dá)相關(guān)精神和情況。（十）報(bào)告適用于向上級單位匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級單位的詢問。報(bào)告應(yīng)實(shí)事求是，全面、準(zhǔn)確地反映工作進(jìn)展、存在問題及下一步計(jì)劃等，不得夾帶請示事項(xiàng)。（十一）請示適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。請示應(yīng)明確請示的事項(xiàng)、原因和依據(jù)，提出切實(shí)可行的解決方案或建議，一文一事，避免多頭請示。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。批復(fù)應(yīng)針對請示內(nèi)容進(jìn)行明確答復(fù)，態(tài)度鮮明，意見具體，具有權(quán)威性和針對性。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。議案應(yīng)嚴(yán)格按照法定程序起草，內(nèi)容符合法律法規(guī)和政策要求，具有嚴(yán)肅性和規(guī)范性。（十四）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確表達(dá)函件的目的和內(nèi)容，用語得體，尊重對方。（十五）紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果和決議事項(xiàng)，突出重點(diǎn)，條理清晰，便于傳達(dá)和執(zhí)行。四、行文流程（一）擬稿1.明確主題：擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確確定行文的主題和目的，確保文件內(nèi)容緊密圍繞主題展開。2.收集資料：收集與行文主題相關(guān)的政策法規(guī)、事實(shí)依據(jù)、數(shù)據(jù)資料等，為擬稿提供充分的素材支持。3.擬定提綱：根據(jù)主題和資料，擬定文件的框架結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要點(diǎn)，使行文邏輯清晰、層次分明。4.撰寫正文：按照規(guī)定的格式和要求，認(rèn)真撰寫正文內(nèi)容，語言表達(dá)要準(zhǔn)確、規(guī)范、簡潔，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病和歧義。（二）審核1.部門初審：擬稿完成后，由擬稿人所在部門負(fù)責(zé)人對文件內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及與部門工作的關(guān)聯(lián)性，提出修改意見。2.歸口審核：涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件，需提交歸口管理部門進(jìn)行審核。歸口管理部門應(yīng)從專業(yè)角度對文件進(jìn)行審查，確保文件符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，提出專業(yè)性審核意見。3.綜合審核：由公司/組織綜合管理部門對文件進(jìn)行全面審核，包括格式規(guī)范、行文邏輯、語言表達(dá)、發(fā)文范圍等方面的審核。審核通過后，在文件上簽署審核意見。（三）簽發(fā)1.一般文件：經(jīng)審核無誤的一般文件，由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對文件的準(zhǔn)確性、可行性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見。2.重要文件：涉及重大事項(xiàng)、重要決策或?qū)?組織有較大影響的文件，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面把握文件的整體情況，做出最終決策。（四）編號與印發(fā)1.編號：文件經(jīng)簽發(fā)后，由綜合管理部門按照編號規(guī)則進(jìn)行編號登記，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。2.印發(fā)：綜合管理部門根據(jù)文件的簽發(fā)意見和印發(fā)范圍，進(jìn)行排版、印刷、裝訂等工作，將文件印發(fā)給相關(guān)部門和人員。（五）歸檔文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行歸檔保存。歸檔應(yīng)按照文件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查詢和使用。同時(shí)，應(yīng)建立完善的檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。五、行文要求（一）內(nèi)容要求1.主題明確：文件應(yīng)圍繞一個(gè)核心主題展開，避免主題分散或模糊不清。在開頭部分應(yīng)清晰闡述行文的目的和主旨，使讀者能夠迅速了解文件的重點(diǎn)。2.事實(shí)準(zhǔn)確：所涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、事例等應(yīng)真實(shí)可靠，經(jīng)過充分核實(shí)。引用的數(shù)據(jù)應(yīng)注明來源，確保文件內(nèi)容具有可信度。3.依據(jù)充分：提出的觀點(diǎn)、措施、建議等應(yīng)有充分的政策依據(jù)、事實(shí)依據(jù)或理論依據(jù)，避免主觀臆斷和隨意性。4.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：文件的結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，邏輯連貫。各部分內(nèi)容之間應(yīng)過渡自然，相互呼應(yīng)，形成一個(gè)有機(jī)的整體。（二）語言要求1.規(guī)范準(zhǔn)確：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號和計(jì)量單位。語言表達(dá)應(yīng)符合語法規(guī)則，避免出現(xiàn)生僻字、錯(cuò)別字和語病。對于專業(yè)術(shù)語和特定詞匯，應(yīng)使用準(zhǔn)確、統(tǒng)一的表述。2.簡潔明了：行文應(yīng)簡潔扼要，去除冗長、繁瑣的表述。避免使用過于復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)和修飾詞，確保文件內(nèi)容能夠快速傳達(dá)核心信息，便于讀者理解和執(zhí)行。3.莊重得體：根據(jù)文件的性質(zhì)和使用對象，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z言風(fēng)格。正式文件應(yīng)使用莊重、嚴(yán)肅的語言，避免使用口語化、隨意性的詞匯和表達(dá)方式。（三）格式要求1.嚴(yán)格遵守：各類文件應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式進(jìn)行排版，不得擅自更改格式要素。如字體、字號、行距、頁邊距等應(yīng)保持統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的整體美觀性和規(guī)范性。2.清晰完整：文件的格式應(yīng)清晰易讀，頁碼、編號、落款等信息應(yīng)完整準(zhǔn)確。附件應(yīng)與正文一并排版，注明附件序號和名稱，確保文件的完整性。（四）發(fā)文范圍要求1.明確界定：發(fā)文部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，準(zhǔn)確界定發(fā)文范圍，確保文件能夠傳達(dá)給相關(guān)的部門和人員，避免擴(kuò)大或縮小發(fā)文范圍。2.嚴(yán)格審批：對于涉及多個(gè)部門或較大范圍的發(fā)文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，確保發(fā)文范圍的合理性和必要性。未經(jīng)審批，不得擅自擴(kuò)大發(fā)文范圍六、行文責(zé)任（一）擬稿人責(zé)任1.對文件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。確保文件所涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容全面涵蓋相關(guān)事項(xiàng)。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和行文要求撰寫文件，保證文件格式規(guī)范、語言通順、邏輯清晰。對文件的質(zhì)量和表達(dá)效果負(fù)責(zé)。3.根據(jù)審核意見對文件進(jìn)行修改完善，直至文件通過審核。如因擬稿人原因?qū)е挛募霈F(xiàn)重大問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）審核人責(zé)任1.認(rèn)真履行審核職責(zé)，對文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等進(jìn)行全面審查。確保文件符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.提出明確、具體的審核意見，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。如因?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致文件出現(xiàn)問題，審核人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.協(xié)助擬稿人對文件進(jìn)行修改完善，提供必要的指導(dǎo)和建議，提高文件質(zhì)量。（三）簽發(fā)人責(zé)任1.對文件的整體質(zhì)量和決策方向負(fù)責(zé)。認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，做出準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)暮灠l(fā)意見。2.確保文件符合公司/組織的整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略，對文件的實(shí)施效果承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。如因簽發(fā)失誤導(dǎo)致文件產(chǎn)生不良影響，簽發(fā)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)