2026年機器人集成公司采購設備與物料規(guī)格確認管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購設備與物料的規(guī)格確認工作，確保采購的設備與物料符合項目需求、技術標準及生產(chǎn)運營要求，防范因規(guī)格不符導致的采購風險、成本浪費及項目延誤，提升采購管理精準性與效率，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國招標投標法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關法律法規(guī)，結(jié)合機器人集成行業(yè)技術特性（含機器人本體、控制系統(tǒng)、核心零部件等）及公司采購管理實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各職能部門、業(yè)務單元及全體員工，覆蓋公司采購全流程中各類設備與物料的規(guī)格提出、審核、確認、復核及變更等全環(huán)節(jié)管理工作；涉及的采購設備包括機器人本體、控制系統(tǒng)、末端執(zhí)行器、檢測設備、輔助生產(chǎn)設備等，采購物料包括核心零部件、傳感器、電纜、緊固件、防護材料等；同時適用于參與采購設備與物料規(guī)格確認相關工作的外包供應商、合作單位及技術服務機構(gòu)。第三條核心原則（一）精準適配，需求導向。規(guī)格確認需嚴格以項目技術要求、生產(chǎn)運營實際需求為核心，確保采購設備與物料的規(guī)格參數(shù)與需求精準匹配，避免過度采購或規(guī)格不足。（二）分級確認，權責明晰。根據(jù)采購設備與物料的重要程度、技術復雜度實施分級確認，明確各層級、各部門的確認職責，確保確認流程規(guī)范有序、責任到人。（三）標準統(tǒng)一，全程追溯。建立統(tǒng)一的規(guī)格確認標準與記錄規(guī)范，確保確認過程可追溯、確認結(jié)果可核查，形成“需求提出-規(guī)格審核-確認落地-到貨復核”的閉環(huán)管理。（四）合規(guī)嚴謹，風險可控。規(guī)格確認需嚴格遵循相關法律法規(guī)、行業(yè)技術標準及公司管理制度，充分考量技術可行性、質(zhì)量可靠性及成本合理性，防范技術風險與合規(guī)風險。（五）動態(tài)優(yōu)化，高效協(xié)同。定期梳理規(guī)格確認工作成效，結(jié)合技術升級、業(yè)務發(fā)展及市場變化，優(yōu)化確認流程與標準，強化跨部門協(xié)同配合，提升確認效率。第四條管理職責（一）公司管理層：負責審定公司采購設備與物料規(guī)格確認管理制度及重大規(guī)格確認事項；審批重大采購設備（預算超過50萬元）的規(guī)格確認方案；協(xié)調(diào)解決規(guī)格確認過程中的重大技術爭議與資源調(diào)配問題；監(jiān)督規(guī)格確認工作整體推進情況。（二）業(yè)務部門/項目部門：作為規(guī)格需求的提出部門，負責準確梳理采購設備與物料的使用場景、功能需求及核心規(guī)格參數(shù)，提交規(guī)格需求申請；配合技術部門開展規(guī)格審核與驗證；參與采購過程中的規(guī)格復核及到貨后的規(guī)格驗收；及時反饋規(guī)格使用過程中存在的問題。（三）技術部門：作為規(guī)格確認的技術歸口部門，負責審核采購設備與物料規(guī)格的技術可行性、先進性及適配性；牽頭制定關鍵設備與物料的技術規(guī)格標準；解決規(guī)格確認過程中的技術爭議；參與重大采購項目的規(guī)格談判與確認；指導業(yè)務部門、采購部門開展規(guī)格確認相關工作。（四）采購部門：負責統(tǒng)籌規(guī)格確認的流程推進，組織各相關部門開展規(guī)格審核；將確認后的規(guī)格參數(shù)納入采購文件（招標文件、采購合同等），明確供應商的規(guī)格履約要求；在采購過程中核實供應商的規(guī)格兌現(xiàn)能力；配合開展到貨規(guī)格復核與驗收；建立規(guī)格確認采購臺賬。（五）質(zhì)量部門：負責審核采購設備與物料的質(zhì)量規(guī)格標準，確保符合國家/行業(yè)質(zhì)量規(guī)范；參與規(guī)格確認過程中的質(zhì)量風險評估；負責到貨后設備與物料的規(guī)格符合性檢測與驗證；出具規(guī)格質(zhì)量檢測報告；跟蹤規(guī)格不符問題的整改情況。（六）財務部門：負責審核規(guī)格確認相關的成本預算合理性，結(jié)合規(guī)格參數(shù)評估采購成本的可控性；參與重大采購設備的規(guī)格成本論證；根據(jù)確認后的規(guī)格參數(shù)審核采購資金支付的合規(guī)性。（七）法務部門：負責審核采購合同中規(guī)格履約條款的合規(guī)性與法律效力；協(xié)助處理因規(guī)格不符引發(fā)的采購糾紛與責任認定；為規(guī)格確認過程中的合規(guī)性提供法律支持。（八）全體相關人員：嚴格遵守本制度規(guī)定，規(guī)范參與規(guī)格需求提出、審核、確認等工作；及時反饋規(guī)格確認過程中發(fā)現(xiàn)的問題；配合完成規(guī)格復核與驗收相關工作。第二章采購設備與物料規(guī)格確認范圍與標準第五條確認范圍公司所有采購設備與物料均需納入規(guī)格確認范圍，重點覆蓋以下核心類別及關鍵規(guī)格要素：（一）核心設備類：包括機器人本體（負載、工作半徑、重復定位精度、運動速度等）、控制系統(tǒng)（兼容協(xié)議、控制軸數(shù)、編程方式等）、末端執(zhí)行器（夾持力、行程、適配工件尺寸等）、檢測設備（檢測精度、測量范圍、數(shù)據(jù)傳輸方式等），需確認核心技術參數(shù)、性能指標、安裝尺寸、兼容標準等規(guī)格要素。（二）核心零部件類：包括傳感器（檢測類型、響應速度、輸出信號等）、伺服電機（功率、轉(zhuǎn)速、扭矩等）、減速器（傳動比、精度等級、使用壽命等）、電纜（截面面積、耐溫等級、防護等級、長度等），需確認技術參數(shù)、質(zhì)量等級、適配型號、材質(zhì)標準等規(guī)格要素。（三）輔助物料類：包括緊固件（規(guī)格型號、材質(zhì)、強度等級等）、防護材料（防護等級、耐腐蝕性、適用環(huán)境等）、潤滑材料（型號規(guī)格、適用溫度、潤滑等級等），需確認規(guī)格型號、材質(zhì)標準、適用場景等規(guī)格要素。（四）定制化設備與物料類：根據(jù)項目特殊需求定制的設備與物料，需額外確認定制化技術要求、生產(chǎn)工藝標準、驗收標準等專項規(guī)格要素。第六條確認標準采購設備與物料的規(guī)格確認需遵循以下標準，確保規(guī)格精準、合規(guī)、可行：（一）技術適配標準：規(guī)格參數(shù)需與項目技術方案、現(xiàn)有生產(chǎn)設備/系統(tǒng)完全兼容，滿足使用場景的功能需求；核心設備的技術規(guī)格需符合行業(yè)先進水平，確保項目實施效果與長期使用穩(wěn)定性。（二）質(zhì)量合規(guī)標準：規(guī)格參數(shù)需符合國家/行業(yè)相關質(zhì)量標準、安全規(guī)范及環(huán)保要求，涉及強制認證的設備與物料（如特種設備、3C認證產(chǎn)品），需確認規(guī)格參數(shù)符合認證標準。（三）安裝適配標準：設備的安裝尺寸、固定方式、接口類型需與安裝現(xiàn)場環(huán)境、基礎條件匹配；物料的外形尺寸、連接方式需與裝配要求適配，確?？身樌惭b與裝配。（四）成本可控標準：在滿足技術與質(zhì)量需求的前提下，規(guī)格參數(shù)需兼顧成本合理性，避免過度追求高端規(guī)格導致成本浪費；定制化規(guī)格需評估生產(chǎn)可行性與成本增量，確保在預算可控范圍內(nèi)。（五）供應保障標準：規(guī)格參數(shù)需考慮市場供應可行性，優(yōu)先選擇市場保有量高、供應商技術成熟的規(guī)格類型；特殊規(guī)格需提前核實供應商的生產(chǎn)能力與交付周期，確保供應穩(wěn)定。第三章采購設備與物料規(guī)格確認流程第七條規(guī)格需求提出與初步確認（一）需求提出：業(yè)務部門/項目部門根據(jù)項目需求或生產(chǎn)運營需要，梳理采購設備與物料的具體使用場景、功能需求，填寫《采購設備與物料規(guī)格需求申請表》，詳細列明設備/物料名稱、數(shù)量、核心規(guī)格參數(shù)、質(zhì)量要求、使用時限等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后提交技術部門。（二）初步審核：技術部門收到需求申請后，3個工作日內(nèi)完成初步技術審核，重點核查規(guī)格參數(shù)的技術可行性、適配性及合規(guī)性；對存在歧義或不合理的規(guī)格參數(shù)，及時與業(yè)務部門溝通修正；審核通過后，技術部門負責人簽字確認，提交采購部門組織后續(xù)確認工作。第八條規(guī)格詳細確認（一）分級確認：采購部門根據(jù)采購設備與物料的重要程度、技術復雜度，實施分級確認：一般采購（單批次金額低于5萬元）：由采購部門聯(lián)合技術部門、質(zhì)量部門開展聯(lián)合確認，審核規(guī)格參數(shù)的完整性、準確性及采購可行性，確認完成后形成《規(guī)格確認單》，三方負責人簽字確認。重要采購（單批次金額5-50萬元）：在一般采購確認基礎上，增加財務部門參與成本預算審核；確認完成后形成《規(guī)格確認單》，經(jīng)采購部門、技術部門、質(zhì)量部門、財務部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。重大采購（單批次金額超過50萬元）：在重要采購確認基礎上，組織技術專家、行業(yè)顧問開展專項技術論證，評估規(guī)格的先進性、可靠性及長期適用性；論證通過后形成《規(guī)格確認論證報告》，連同《規(guī)格確認單》經(jīng)相關部門負責人簽字后，報公司管理層審批。（二）定制化規(guī)格確認：針對定制化設備與物料，采購部門需組織業(yè)務部門、技術部門與供應商開展專項對接，明確定制化規(guī)格的技術細節(jié)、生產(chǎn)工藝、驗收標準及交付周期；對接完成后形成《定制化規(guī)格確認協(xié)議》，經(jīng)各方簽字確認后作為采購合同附件。第九條采購過程中的規(guī)格復核（一）采購文件復核：采購部門根據(jù)確認后的《規(guī)格確認單》編制招標文件、采購合同等采購文件，明確標注規(guī)格參數(shù)、驗收標準及規(guī)格不符的違約責任；法務部門、技術部門對采購文件中的規(guī)格條款進行復核，確保條款清晰、權責明確，避免歧義。（二）供應商資質(zhì)復核：采購部門在供應商篩選過程中，需核實供應商的生產(chǎn)能力、技術水平是否具備滿足確認規(guī)格的條件；對核心設備與定制化物料的供應商，需組織技術部門、質(zhì)量部門開展現(xiàn)場考察，確認其生產(chǎn)工藝、檢測設備能否保障規(guī)格兌現(xiàn)。（三）樣品確認：對技術復雜度高、批量大的采購設備與物料，需要求供應商提供樣品；技術部門、質(zhì)量部門對樣品的規(guī)格參數(shù)進行檢測驗證，確認符合要求后出具《樣品規(guī)格確認報告》，作為批量采購的依據(jù)；樣品不合格的，需要求供應商整改后重新提交確認。第十條到貨規(guī)格復核與驗收（一）到貨初核：采購設備與物料到貨后，采購部門聯(lián)合倉庫管理人員核對到貨清單與《規(guī)格確認單》，核查設備/物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等基礎信息是否一致，初步排查外觀破損、標識不符等問題。（二）專業(yè)檢測：質(zhì)量部門根據(jù)《規(guī)格確認單》及驗收標準，對到貨設備與物料開展專業(yè)檢測，核心設備需進行性能測試與參數(shù)校準，核心零部件需進行材質(zhì)檢測與精度驗證，輔助物料需進行規(guī)格符合性核查；檢測完成后出具《到貨規(guī)格檢測報告》，明確檢測結(jié)果。（三）驗收確認：檢測合格的，由采購部門、業(yè)務部門、技術部門、質(zhì)量部門聯(lián)合簽署《采購設備與物料規(guī)格驗收確認單》，完成規(guī)格驗收；檢測不合格的，由采購部門立即通知供應商，根據(jù)采購合同約定啟動退換貨、整改或索賠流程，直至規(guī)格符合要求；無法整改的，終止采購并追究供應商違約責任。第十一條規(guī)格變更確認（一）變更觸發(fā)：采購過程中因項目需求調(diào)整、技術升級、市場供應變化等原因需變更規(guī)格的，由業(yè)務部門或采購部門提出規(guī)格變更申請，說明變更原因、新規(guī)格參數(shù)及變更影響，提交技術部門審核。（二）變更審核：技術部門審核新規(guī)格參數(shù)的技術可行性、適配性及變更影響，涉及成本調(diào)整的需征求財務部門意見；變更審核通過后，按原規(guī)格確認分級審批流程完成新規(guī)格的確認，形成《規(guī)格變更確認單》。（三）變更執(zhí)行：采購部門根據(jù)《規(guī)格變更確認單》更新采購文件，與供應商重新確認規(guī)格履約要求；已簽訂采購合同的，需簽訂補充協(xié)議明確規(guī)格變更事宜；變更后的規(guī)格需同步納入到貨復核與驗收范圍，確保變更落地到位。第四章監(jiān)督考核與責任追究第十二條監(jiān)督機制（一）日常監(jiān)督：采購部門、技術部門、質(zhì)量部門聯(lián)合開展規(guī)格確認日常監(jiān)督，重點核查規(guī)格需求提出的準確性、審核流程的規(guī)范性、采購文件規(guī)格條款的完整性及到貨規(guī)格檢測的嚴謹性，建立監(jiān)督臺賬，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）專項監(jiān)督：公司管理層每季度組織開展一次規(guī)格確認專項監(jiān)督檢查，重點核查重大采購項目的規(guī)格確認流程、定制化規(guī)格的履約情況及規(guī)格變更的管理情況，形成專項監(jiān)督報告，提出整改建議并督促落實。（三）追溯監(jiān)督：將規(guī)格確認相關記錄（需求申請表、確認單、檢測報告等）納入采購檔案管理，審計部門定期對規(guī)格確認檔案進行審計核查，確保確認過程可追溯、可核查，防范違規(guī)操作。第十三條考核機制將采購設備與物料規(guī)格確認工作納入各相關部門及崗位的績效評價體系，核心考核指標包括：規(guī)格需求提出準確率、規(guī)格審核及時性、規(guī)格確認完整性、到貨規(guī)格合格率、規(guī)格變更規(guī)范率等；采購部門牽頭制定具體考核指標體系與評分標準?？己私Y(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先、崗位調(diào)整直接掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門及個人給予表彰與物質(zhì)獎勵；對考核不合格的，責令限期整改，扣發(fā)相應績效獎金。第十四條責任追究（一）對在規(guī)格確認工作中，嚴格履行職責、及時發(fā)現(xiàn)重大規(guī)格風險、確保采購規(guī)格精準適配的部門及個人，給予通報表彰及物質(zhì)獎勵。（二）對違反本制度規(guī)定，存在以下行為的部門及個人，根據(jù)情節(jié)輕重采取相應責任追究措施：未按要求提出規(guī)格需求，導致需求不準確、不完整，影響采購工作推進的；規(guī)格審核敷衍了事，未發(fā)現(xiàn)明顯技術缺陷或適配問題，導致規(guī)格不符的；采購文件未準確標注確認后的規(guī)格參數(shù)，或未與供應商明確規(guī)格履約要求的；到貨規(guī)格復核與檢測不嚴謹，導致不合格設備/物料入庫使用的；擅自變更規(guī)格未按流程審批，或未及時更新采購文件導致履約糾紛的；隱瞞規(guī)格確認過程中發(fā)現(xiàn)的問題，或謊報檢測結(jié)果的；其他違反本制度規(guī)定，導致規(guī)格不符、采購風險、成本浪費或項目延誤的行為。對上述行為，情節(jié)較輕的，給予口頭警告并責令限期整改，扣發(fā)相關人員當月績效獎金300-800元；情節(jié)較重的，給予書面警告