2026年機器人集成公司采購資料歸檔管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購資料的歸檔管理工作，確保采購資料的真實、完整、安全與可追溯，提升采購管理規(guī)范化水平，為公司成本核算、審計監(jiān)督、風險防控及業(yè)務復盤提供可靠資料支撐，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關法律法規(guī)，結合機器人集成行業(yè)采購業(yè)務特性（含設備采購、零部件采購、服務采購等）及公司采購管理實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各職能部門、業(yè)務單元及全體員工，覆蓋公司采購全流程產(chǎn)生的各類資料的收集、整理、審核、歸檔、保管、借閱、銷毀等全環(huán)節(jié)管理工作；涉及的采購資料包括機器人設備采購、核心零部件采購、輔助材料采購、技術服務采購、工程配套采購等各類采購業(yè)務相關資料；同時適用于參與公司采購業(yè)務的外包供應商、合作單位提供的相關資料的歸檔管理。第三條核心原則（一）真實完整，全程追溯。采購資料歸檔需確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，覆蓋采購全流程關鍵節(jié)點，形成完整的資料鏈條，保障采購業(yè)務可追溯、可核查。（二）規(guī)范有序，分類歸檔。明確采購資料的歸檔范圍、整理標準及分類規(guī)則，按規(guī)范流程開展歸檔工作，確保資料排列有序、檢索便捷。（三）安全可控，權責明晰。建立采購資料安全保管機制，明確各部門及人員在資料歸檔管理中的職責，防范資料丟失、損毀、泄露等風險，保障資料安全。（四）便捷利用，高效支撐。優(yōu)化采購資料歸檔與檢索流程，確保資料在審計監(jiān)督、業(yè)務復盤、糾紛處理等工作中可快速調(diào)取，提升資料利用效率。（五）動態(tài)管理，合規(guī)適配。定期梳理采購資料歸檔管理情況，結合業(yè)務發(fā)展、法律法規(guī)更新及管理需求變化，動態(tài)優(yōu)化歸檔范圍與管理流程，確保歸檔工作合規(guī)適配。第四條管理職責（一）公司管理層：負責審定公司采購資料歸檔管理制度及重大歸檔管理事項；審批采購資料歸檔專項資源配置、重要檔案銷毀及重大檔案安全事故處置等事項；監(jiān)督采購資料歸檔管理工作整體推進情況。（二）采購部門：作為采購資料歸檔管理的直接責任部門，負責采購全流程資料的收集、整理、初步審核；按要求向檔案管理部門移交歸檔資料；配合檔案管理部門開展采購資料的核查、借閱及復盤工作；建立采購資料移交臺賬，確保資料移交完整可追溯。（三）檔案管理部門：作為采購資料歸檔管理的歸口管理部門，牽頭制定、修訂本制度及采購資料歸檔細則；負責采購資料的最終審核、接收、分類、編號、歸檔及日常保管；建立采購資料管理臺賬，提供資料檢索與借閱服務；負責采購資料的安全管控及到期檔案的鑒定與銷毀；組織開展采購資料歸檔管理培訓與指導。（四）財務部門：負責提供采購業(yè)務相關的資金支付憑證、發(fā)票、結算報告等財務資料，配合采購部門完成資料收集；參與采購資料歸檔的合規(guī)性審核；在資料借閱、審計過程中配合檔案管理部門提供支撐。（五）業(yè)務部門/項目部門：負責提供采購需求申請、技術參數(shù)要求、驗收報告等業(yè)務相關資料；配合采購部門開展資料收集與整理；在業(yè)務開展過程中規(guī)范使用采購歸檔資料，按要求辦理借閱手續(xù)。（六）法務部門：負責審核采購資料歸檔管理相關制度的合規(guī)性；對采購合同、協(xié)議等法律文書類資料的歸檔完整性、合規(guī)性進行指導；在糾紛處理、法律審計等工作中配合調(diào)取采購歸檔資料。（七）全體員工：配合本部門開展采購資料的收集與整理工作；嚴格遵守采購資料歸檔管理規(guī)定，規(guī)范使用、保管所接觸的采購資料；發(fā)現(xiàn)資料丟失、損毀等情況及時上報。第二章采購資料歸檔范圍與要求第五條歸檔范圍采購全流程產(chǎn)生的各類紙質(zhì)資料、電子資料均需納入歸檔范圍，具體包括以下核心類別：（一）采購前期準備資料：采購需求申請表（含技術參數(shù)、數(shù)量、預算等）、采購可行性分析報告、采購審批文件、招標公告、招標文件、投標文件、競價/比價資料、供應商資質(zhì)審核資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報告、業(yè)績證明等）、供應商考察報告、采購調(diào)研資料等。（二）采購實施過程資料：采購合同及補充協(xié)議、采購訂單、中標通知書、談判記錄、議價確認單、供應商履約承諾函、質(zhì)量保證協(xié)議、保密協(xié)議、采購物資/服務的技術規(guī)范書、設計圖紙（采購配套相關）等。（三）采購驗收資料：驗收申請表、驗收方案、驗收記錄、檢測報告（含第三方檢測報告）、不合格品處理記錄、驗收整改通知及反饋資料、驗收合格確認書等。（四）采購結算資料：發(fā)票、付款申請單、資金支付憑證、結算清單、成本核算資料、費用報銷憑證、稅務相關資料等。（五）采購后續(xù)管理資料：采購合同履行情況總結、供應商評價報告、采購糾紛處理記錄及相關法律文書、采購資料變更記錄、采購業(yè)務復盤報告、其他與采購相關的重要資料（如政策文件、行業(yè)標準等）。第六條歸檔要求（一）資料真實性要求：歸檔資料需為業(yè)務開展過程中產(chǎn)生的原始資料，內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，不得偽造、篡改、隱瞞；復印件需注明“與原件一致”并加蓋相關部門公章，由經(jīng)辦人簽字確認。（二）資料完整性要求：各類采購資料需覆蓋對應業(yè)務全流程關鍵節(jié)點，確保資料鏈條完整；缺失的關鍵資料需由責任部門補齊后再歸檔，無法補齊的需出具書面說明并經(jīng)部門負責人及檔案管理部門審批確認。（三）資料規(guī)范性要求：紙質(zhì)資料需使用A4紙張，字跡清晰、頁面整潔，無涂改、污損；電子資料需采用通用格式（如PDF、Word、Excel等），命名規(guī)范統(tǒng)一，內(nèi)容與紙質(zhì)資料一致；資料需按采購項目或采購類型分類整理，排列有序。（四）歸檔時限要求：常規(guī)采購業(yè)務資料需在采購項目結算完成后15個工作日內(nèi)完成收集整理并移交檔案管理部門；重大采購項目（預算超過50萬元）資料需在采購項目驗收合格后10個工作日內(nèi)完成初步整理，結算完成后5個工作日內(nèi)移交歸檔；應急采購資料需在采購工作完成后7個工作日內(nèi)補齊相關資料并移交歸檔。（五）電子歸檔額外要求：電子資料需進行異地備份，備份介質(zhì)安全可控；涉及敏感信息的電子采購資料需進行加密處理，設置訪問權限；電子資料需保留原始創(chuàng)建時間、修改記錄等元數(shù)據(jù)，確?？勺匪荨５谌虏少徺Y料歸檔流程第七條資料收集與整理（一）資料收集：采購部門指定專人作為采購資料管理員，負責在采購業(yè)務開展過程中同步收集各類資料，建立臨時資料臺賬，記錄資料名稱、產(chǎn)生時間、收集人、資料狀態(tài)等信息；各相關部門（業(yè)務部門、財務部門等）需在采購業(yè)務推進過程中及時向采購部門提交相關資料，確保資料收集及時。（二）資料整理：采購資料管理員按本制度第五條的歸檔范圍分類整理資料，按采購項目或采購類型建立卷宗，編寫卷內(nèi)目錄，注明資料序號、名稱、頁數(shù)、產(chǎn)生日期、責任人等信息；對破損、褶皺的紙質(zhì)資料進行修復、平整處理，對超大尺寸資料進行折疊整理，確保資料整潔規(guī)范。第八條資料審核與移交（一）初步審核：采購資料管理員整理完成后，提交采購部門負責人進行初步審核，審核內(nèi)容包括資料完整性、真實性、規(guī)范性及歸檔范圍符合性；審核不合格的，退回資料管理員補充完善后重新審核。（二）最終審核：初步審核通過后，采購部門將整理好的采購資料及《采購資料移交清單》提交檔案管理部門進行最終審核；檔案管理部門對照歸檔要求逐項核查，審核通過的，確認接收；審核不合格的，出具《采購資料整改通知》，明確整改要求及時限，由采購部門整改后重新提交審核。（三）資料移交：審核通過后，采購部門與檔案管理部門辦理資料移交手續(xù)，雙方在《采購資料移交清單》上簽字確認，清單一式兩份，雙方各留存一份；電子資料通過公司內(nèi)部安全傳輸渠道移交，檔案管理部門接收后進行校驗與備份。第九條資料歸檔登記檔案管理部門接收采購資料后，按公司檔案分類編碼規(guī)則對采購資料進行分類、編號，建立采購資料管理臺賬（含紙質(zhì)臺賬與電子臺賬），詳細記錄檔案編號、采購項目名稱、資料類別、歸檔日期、移交部門、保管期限、檔案位置等信息；同時對紙質(zhì)資料進行裝訂、入柜保管，對電子資料進行分類存儲與加密備份，確保資料可快速檢索。第四章采購資料檔案管理第十條保管管理（一）紙質(zhì)檔案保管：檔案管理部門需配備專用檔案庫房，庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護設施，定期檢查庫房環(huán)境，確保檔案保管條件達標；紙質(zhì)檔案按編號有序存放于檔案柜中，明確標識，便于查找；檔案管理員定期對紙質(zhì)檔案進行檢查、維護，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時處理。（二）電子檔案保管：電子檔案存儲于公司專用服務器或安全存儲設備中，實行異地備份制度，備份頻率至少每月一次；檔案管理部門設置電子檔案訪問權限，分級授權管理，嚴禁未經(jīng)授權人員訪問、下載電子檔案；定期對電子檔案存儲設備進行維護與檢測，確保電子檔案存儲安全、可讀。（三）保管期限：采購資料檔案保管期限按以下標準執(zhí)行：一般采購項目資料保管期限為10年；重大采購項目（預算超過50萬元）資料、涉及法律糾紛的采購資料保管期限為30年；涉及公司核心商業(yè)秘密的采購資料（如核心設備采購技術參數(shù)、獨家供應商合作資料等）長期保管；國家有特殊規(guī)定的，按相關規(guī)定執(zhí)行。第十一條借閱管理（一）借閱申請：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱采購資料檔案的，需填寫《采購資料借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)；外部單位（如審計機構、監(jiān)管部門、合作單位等）需借閱采購資料的，需提供單位介紹信及相關證明文件，經(jīng)公司分管領導及檔案管理部門審批同意后，由公司相關部門陪同借閱。（二）借閱規(guī)范：借閱人員需妥善保管借閱的采購資料，不得涂改、損毀、丟失、轉借他人或復制（經(jīng)審批同意的除外）；紙質(zhì)檔案借閱期限一般不超過15個工作日，電子檔案借閱期限一般不超過7個工作日，確需延長的，需提前向檔案管理部門申請，經(jīng)審批同意后可延長一次，延長時限不超過原借閱期限；借閱資料使用完畢后，需及時歸還檔案管理部門，檔案管理員核對無誤后，在借閱臺賬中注銷借閱記錄。（三）復制與摘錄：因工作需要復制或摘錄采購檔案資料的，需在《采購資料借閱申請表》中注明，經(jīng)檔案管理部門審批同意后，由檔案管理員負責復制或摘錄，復制件需加蓋檔案管理部門公章；涉及公司商業(yè)秘密的資料，復制、摘錄后需嚴格保密，不得外傳。第十二條保密管理檔案管理部門需建立采購資料保密管理制度，明確保密責任；對涉及商業(yè)秘密、技術秘密、財務數(shù)據(jù)等敏感信息的采購資料，標注保密等級，設置嚴格的訪問權限；檔案管理員及相關借閱人員需簽訂保密承諾書，嚴格遵守保密規(guī)定，嚴禁泄露采購資料中的敏感信息；發(fā)生信息泄露情況的，立即啟動應急處置，追究相關人員責任。第十三條銷毀管理（一）銷毀鑒定：采購資料檔案保管期滿后，檔案管理部門牽頭組織采購部門、財務部門、法務部門開展銷毀鑒定工作，對仍有保存價值的檔案，延長保管期限；對無保存價值的檔案，列入銷毀清單。（二）銷毀審批：銷毀清單需經(jīng)檔案管理部門負責人、采購部門負責人、公司分管領導審核，報公司管理層審批同意后，方可實施銷毀。（三）銷毀實施：檔案銷毀需由檔案管理部門組織實施，至少安排2名工作人員監(jiān)督銷毀過程；紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷毀，電子檔案采用徹底刪除、格式化存儲設備等方式銷毀，確保檔案無法恢復；銷毀完成后，監(jiān)督人員及實施人員在銷毀清單上簽字確認，銷毀清單歸檔留存。第五章監(jiān)督考核與責任追究第十四條監(jiān)督機制（一）日常監(jiān)督：檔案管理部門對采購資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱等全環(huán)節(jié)工作開展日常監(jiān)督，建立監(jiān)督臺賬，記錄監(jiān)督情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況；對監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促責任部門整改。（二）專項監(jiān)督：公司管理層每半年組織開展一次采購資料歸檔管理專項監(jiān)督檢查，由檔案管理部門、采購部門、財務部門聯(lián)合實施，重點核查采購資料歸檔的完整性、規(guī)范性、安全性及制度執(zhí)行情況，形成專項監(jiān)督報告，提出整改建議并督促落實。（三）審計監(jiān)督：將采購資料歸檔管理情況納入公司內(nèi)部審計范圍，審計部門定期對采購檔案的真實性、合規(guī)性及管理成效進行審計，確保歸檔管理工作合規(guī)有序。第十五條考核機制將采購資料歸檔管理工作納入各相關部門及崗位的績效評價體系，核心考核指標包括：采購資料收集及時率、歸檔完整性、資料合格率、移交及時性、借閱規(guī)范執(zhí)行率、保密制度執(zhí)行情況等；檔案管理部門牽頭制定具體考核指標體系與評分標準。考核結果與績效獎金、評優(yōu)評先、崗位調(diào)整直接掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門及個人給予表彰與物質(zhì)獎勵；對考核不合格的，責令限期整改，扣發(fā)相應績效獎金。第十六條責任追究（一）對在采購資料歸檔管理工作中，嚴格履行職責、及時完成資料歸檔、有效防范檔案安全風險的部門及個人，給予通報表彰及物質(zhì)獎勵。（二）對違反本制度規(guī)定，存在以下行為的部門及個人，根據(jù)情節(jié)輕重采取相應責任追究措施：未按要求收集、整理采購資料，導致資料缺失、遺漏的；逾期未移交采購資料，影響歸檔工作推進的；提供虛假、篡改的采購資料用于歸檔的；借閱采購資料后未按規(guī)定保管，導致資料涂改、損毀、丟失的；未經(jīng)審批擅自復制、轉借、泄露采購檔案敏感信息的；未按規(guī)定程序擅自銷毀采購檔案的；檔案管理員未履行保管職責，導致采購檔案安全受損的；其他違反本制度規(guī)定的行為。對上述行為，情節(jié)較輕的，給予口頭警告并責令限期整改，扣發(fā)相關人員當月績效