2026年機器人集成公司采購資源調配管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購資源的調配管理工作，建立科學、高效的采購資源統(tǒng)籌調配體系，優(yōu)化資源配置效率，保障項目施工、生產運營、技術研發(fā)等核心業(yè)務的順利開展，控制采購成本與資源浪費，提升公司整體運營效益，依據《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國民法典》《企業(yè)內部控制應用指引第7號——采購業(yè)務》等相關法律法規(guī)及行業(yè)管理規(guī)范，結合機器人集成行業(yè)采購資源類型多樣（含設備零部件、耗材、技術服務等）、項目需求個性化強、資源調配時效性要求高的特性，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有采購資源的調配管理全流程工作，包括采購資源的需求統(tǒng)籌、調配申請、審核審批、實施執(zhí)行、跟蹤反饋、回收復用等環(huán)節(jié)；覆蓋機器人設備核心零部件、輔助耗材、工裝工具、檢測儀器、技術服務、配套設施等各類采購資源；涉及采購部、項目管理部、施工部、技術部、倉儲部、財務部、行政部等所有相關部門及資源調配相關人員。第三條本制度所指采購資源調配，是指基于公司整體業(yè)務需求，對已采購入庫或在途的采購資源，在不同項目、不同部門、不同作業(yè)場景之間進行統(tǒng)籌分配、調劑使用的管理活動，包括常規(guī)調配、應急調配及跨項目調配等類型。第四條采購資源調配管理堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導向、高效協(xié)同、成本最優(yōu)、全程追溯”的核心原則，確保采購資源精準匹配業(yè)務需求，實現資源利用最大化，保障業(yè)務推進與成本控制的平衡。第五條公司建立“統(tǒng)一領導、歸口管理、分工協(xié)作、分級管控”的采購資源調配管理機制，明確各部門及崗位的職責權限，保障調配管理工作標準化、規(guī)范化推進。第二章組織與職責分工第六條公司成立采購資源調配管理領導小組（以下簡稱“調配領導小組”），作為采購資源調配的決策與協(xié)調機構，由公司總經理擔任組長，分管采購的副總經理、項目負責人擔任副組長，采購部、項目管理部、施工部、技術部、倉儲部、財務部負責人為成員。主要職責包括：（一）審定采購資源調配管理制度及相關實施細則；（二）協(xié)調解決采購資源調配過程中的跨部門重大問題，統(tǒng)籌調配公司各類采購資源；（三）審核審批重大采購資源調配事項（如高價值設備調配、跨多個重大項目資源調配、應急資源調配）；（四）監(jiān)督檢查采購資源調配管理制度的落地執(zhí)行情況，評估調配管理工作成效；（五）審定采購資源調配相關的獎懲方案。第七條采購部為采購資源調配的歸口管理部門，主要職責包括：（一）牽頭制定并優(yōu)化采購資源調配管理制度及實施細則，明確調配流程、管控要求、審核標準；（二）牽頭組織采購資源的需求統(tǒng)籌工作，收集各部門、各項目采購資源需求，建立采購資源需求臺賬；（三）負責采購資源調配的組織實施工作，受理調配申請，協(xié)調相關部門開展審核，制定調配方案并推動落實；（四）建立并維護采購資源調配管理臺賬，記錄資源調配全流程信息，確保調配過程可追溯；（五）負責采購資源調配過程中的成本核算與控制，分析調配成本效益；（六）監(jiān)督檢查采購資源調配后的使用情況，收集使用反饋，優(yōu)化調配管理流程；（七）組織開展采購資源調配相關的培訓工作，提升相關人員業(yè)務能力。第八條各配合部門的主要職責包括：（一）項目管理部：負責提交所管項目的采購資源需求及調配申請，明確需求時間、資源規(guī)格、數量、使用場景等信息；配合采購部開展資源調配審核，反饋項目資源使用進度；負責項目使用后剩余采購資源的回收移交工作；（二）施工部：根據施工進度提出采購資源使用需求，參與施工類資源調配的審核工作；嚴格按照調配方案使用采購資源，做好資源使用過程中的保管與維護；及時反饋資源使用過程中存在的問題；（三）技術部：負責從技術角度參與采購資源調配審核，重點核查調配資源的技術參數、規(guī)格型號是否符合業(yè)務需求及技術標準；提供技術層面的調配建議；協(xié)助評估資源復用的技術可行性；（四）倉儲部：負責采購資源的入庫驗收、存儲保管、盤點清查工作，建立詳細的采購資源庫存臺賬，實時更新庫存信息并同步至采購部；配合采購部開展資源調配的出庫、入庫交接工作，確保資源交接準確、完整；負責閑置采購資源的分類管理與維護；（五）財務部：負責采購資源調配過程中的成本核算與監(jiān)督，審核調配相關的費用支出；參與調配成本效益評估；負責采購資源的資產核算與管理，確保資產安全；（六）行政部：負責采購資源調配過程中的后勤保障工作，包括調配過程中的運輸協(xié)調、場地協(xié)調等；將采購資源調配職責履行情況納入各部門及人員的績效考核。第九條采購資源調配相關人員的主要職責包括：（一）需求提報人員：準確、及時提報采購資源需求及調配申請，確保需求信息完整、規(guī)范；（二）審核人員：秉持客觀、嚴謹原則開展調配審核工作，認真核查需求合理性、資源匹配度等，明確提出審核意見；（三）調配執(zhí)行人員：嚴格按照調配方案開展資源調配執(zhí)行工作，做好資源交接記錄，確保資源安全、及時送達使用部門；（四）資源使用人員：規(guī)范使用調配的采購資源，做好使用記錄；妥善保管資源，避免資源損壞、丟失；及時反饋資源使用情況及問題。第三章采購資源調配流程第十條采購資源調配實行分級調配機制，根據調配資源的價值、影響范圍、緊急程度分為常規(guī)調配和應急調配：常規(guī)調配適用于一般價值、非緊急需求的采購資源調配；應急調配適用于緊急需求、重大項目保障或突發(fā)情況所需的采購資源調配。第十一條常規(guī)調配流程主要包括需求提報、調配申請、審核審批、方案制定、資源交接、臺賬更新等環(huán)節(jié)，具體要求如下：（一）需求提報：各部門、各項目根據業(yè)務推進需要，梳理采購資源需求，填寫《采購資源需求清單》，明確資源名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、需求時間、使用場景等信息，提交至采購部；（二）調配申請：當現有采購資源無法滿足單一需求或存在資源閑置可調劑使用時，需求部門填寫《采購資源調配申請表》，說明調配原因、需求資源詳情、使用期限、預計歸還時間（如有）等信息，經部門負責人簽字確認后提交至采購部；（三）審核審批：采購部收到調配申請后，首先核查倉儲部提供的庫存信息，確認是否有可調配資源；再協(xié)調技術部對資源技術匹配性進行審核，協(xié)調財務部對調配成本合理性進行審核；一般價值采購資源調配（單批次價值5萬元以下）：經采購部、技術部、需求部門負責人審核同意后，由采購部負責人審批；較高價值采購資源調配（單批次價值5-20萬元）：經上述部門審核后，提交分管采購的副總經理審批；高價值采購資源調配（單批次價值20萬元以上）：經各相關部門審核后，提交調配領導小組審批；（四）方案制定：調配申請審批通過后，采購部結合資源庫存情況、需求優(yōu)先級、運輸成本等因素，制定《采購資源調配方案》，明確調配資源的具體信息、調配方向、交接時間、交接地點、責任人員等內容；（五）資源交接：采購部組織倉儲部、需求部門開展資源交接工作，交接時需核對資源信息與調配方案一致性，檢查資源質量狀況，填寫《采購資源調配交接單》，由各方簽字確認；倉儲部根據交接單及時更新庫存臺賬；（六）臺賬更新：采購部根據調配審批文件、調配方案、交接單等資料，及時更新采購資源調配管理臺賬，確保調配信息完整、可追溯。第十二條應急調配流程要求：（一）應急需求發(fā)生時，需求部門可口頭或書面緊急提交調配申請，說明應急需求原因、資源詳情及緊急程度；（二）采購部收到應急調配申請后，立即啟動應急響應，優(yōu)先核查庫存資源，同步協(xié)調相關部門開展快速審核；（三）應急調配申請可簡化審核流程，由采購部負責人、分管采購的副總經理加急審批；情況特別緊急的，可先口頭請示調配領導小組組長同意后先行調配，后續(xù)2個工作日內補齊書面審批手續(xù)；（四）采購部快速制定應急調配方案，組織資源緊急交接，確保資源第一時間送達使用現場；（五）應急調配工作完成后，采購部需在3個工作日內完善調配相關記錄，更新臺賬，梳理調配過程，總結經驗教訓。第四章采購資源調配管控要求第十三條需求管理要求：各部門、各項目需建立采購資源需求預判機制，提前3-7個工作日提報常規(guī)資源需求；重大項目資源需求需提前15個工作日提報，確保采購資源調配有充足準備時間；需求提報需精準，避免因需求偏差導致資源浪費或調配延誤。第十四條資源匹配管控要求：調配資源需與需求部門的業(yè)務需求精準匹配，技術部需對資源的技術參數、規(guī)格型號進行嚴格審核，確保資源能夠正常使用；對于特殊定制化資源，需重點核查資源與使用場景的適配性，避免因資源不匹配影響業(yè)務推進。第十五條庫存協(xié)同管控要求：倉儲部需建立實時更新的采購資源庫存臺賬，每周向采購部報送庫存動態(tài)信息；每月聯合采購部開展一次庫存清查，及時發(fā)現庫存積壓、短缺、損壞等問題，提出資源調配或處置建議；對閑置超過3個月的采購資源，倉儲部需及時上報采購部，由采購部統(tǒng)籌開展調劑復用。第十六條成本管控要求：采購部在制定調配方案時，需綜合考慮運輸成本、裝卸成本、資源維護成本等，選擇成本最優(yōu)的調配方式；嚴禁無合理需求的盲目調配，避免資源閑置浪費；跨項目調配資源時，需明確成本分攤方式，報財務部審核確認。第十七條資源使用與回收管控要求：（一）使用部門需嚴格按照調配方案及資源使用規(guī)范使用采購資源，做好資源日常維護保養(yǎng)，避免資源過度損耗或損壞；（二）調配資源使用完畢后，需求部門需在3個工作日內將可回收復用的資源清理整理，提交《采購資源回收申請》，經采購部審核后移交倉儲部；（三）倉儲部對回收資源進行質量檢驗，分類存放并做好標識；可直接復用的資源納入庫存管理，需維修后復用的資源移交相關部門維修，無法復用的資源按規(guī)定流程處置；（四）高價值設備、精密儀器等采購資源的調配使用，需由專業(yè)人員操作，使用部門需建立專項使用記錄，詳細記錄使用時間、使用狀況、維護情況等。第十八條供應商協(xié)同管控要求：對于在途采購資源的調配，采購部需及時與供應商溝通協(xié)調，明確資源調配方向、交接時間及地點，確保供應商配合完成資源調配；建立供應商調配協(xié)同評價機制，將供應商配合度納入供應商考核體系。第五章監(jiān)督檢查與獎懲第十九條監(jiān)督檢查機制：（一）日常監(jiān)督：采購部通過核查調配臺賬、走訪使用部門、檢查資源使用狀況等方式，對采購資源調配全流程開展常態(tài)化監(jiān)督，及時發(fā)現并糾正調配過程中的違規(guī)行為；（二）專項監(jiān)督：調配領導小組每季度組織一次采購資源調配專項監(jiān)督檢查，重點核查調配流程合規(guī)性、資源匹配準確性、成本控制有效性、資源回收復用率等；每年開展一次全面評估，形成專項評估報告；（三）內部監(jiān)督：設立采購資源調配投訴舉報渠道，鼓勵員工對調配過程中的弄虛作假、推諉拖延、資源浪費、違規(guī)調配等行為進行舉報；調配領導小組對舉報信息及時核查處理，并為舉報人保密。第二十條考核指標：將采購資源調配及時率、資源匹配準確率、資源復用率、調配成本控制率、庫存積壓率等指標納入相關部門及人員的年度績效考核。第二十一條獎勵措施：（一）嚴格遵守本制度規(guī)定，采購資源調配管理工作成效顯著，年度考核指標優(yōu)異的部門或個人，給予部門獎勵3000-6000元；個人給予一次性獎金800-2500元，并優(yōu)先推薦參與公司年度評優(yōu)評先；（二）提出合理化調配建議，實現閑置資源復用、顯著降低調配成本或提升調配效率的個人或團隊，給予專項獎勵1000-3000元；（三）在應急調配工作中表現突出，及時保障緊急需求、避免重大損失的個人或團隊，給予專項獎勵1500-3500元。第二十二條懲處措施：（一）未按規(guī)定提報資源需求或提報需求信息錯誤、不完整，導致資源調配延誤或浪費的，給予相關責任人200-800元的經濟處罰；（二）審核人員未按規(guī)定流程或標準開展審核工作，導致調配資源不匹配、成本失控或違規(guī)調配的，給予相關審核人300-1000元的經濟處罰；情節(jié)嚴重的，給予績效扣分或崗位調整；（三）未按調配方案執(zhí)行資源調配，或在資源交接過程中弄虛作假、核查不嚴，導致資源丟失、損壞或信息追溯缺失的，給予相關責任人300-1000元的經濟處罰；造成重大損失的，加重處罰；（四）使用部門違規(guī)使用、保管調配資源，導致資源損壞、丟失或過度損耗的，給予相關部門負責人及責任人200-800元的經濟處罰；情節(jié)嚴重的，照價賠償；（五）倉儲部未及時更新庫存臺賬、未按要求開展庫存清查，導致資源調配失誤或庫存積壓、短缺的，給予倉儲部負責人及相關責任人200-600元的經濟處罰；（六）在采購資源調配過程中存在推諉扯皮、弄虛作假、泄露商業(yè)秘密等行為的，給予相關責任人500-1500元的經濟處罰；情節(jié)嚴重的，給予降職、解除勞動合同處理；構成違法的，依法追究法律責任。第六章采購資源調配檔案管理第二十三條采購資源調配相關檔案實行“歸口管理、全程追溯”的原則，由采購部統(tǒng)一負責歸集、整理、保管與歸檔，確保檔案完整、安全、可查詢。第二十四條調配檔案主要包括以下內容：《采購資源需求清單》《采購資源調配申請表》《采購資源調配方案》《采購資源調配交接單》、審核審批文件、調配成本核算資料、資源使用記錄、回收驗收記錄、監(jiān)督檢查記錄、獎懲文件等。第二十五條檔案管理規(guī)范要求：（一）檔案資料需及時歸檔，常規(guī)調配檔案需在調配工作完成后5個工作日內完成歸集歸檔；應急調配檔案需在應急工作結束后3個工作日內完成歸檔；（二）電子檔案需分類建立文件夾，按調配事項規(guī)范命名，存儲在加密專用服務器，定期進行異地備份，防止數據丟失；紙質檔案需分類整理，裝訂成冊并標注歸檔編號，存放在專用檔案柜，做好防潮、防火、防盜、防篡改措施；（三）檔案借閱需履行審批手續(xù)：內部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《采購資源調配檔案借閱申請表》，經部門負責人及采購部負責人審批同意后，登記借閱信息方可借閱；借閱期限不超過7個工作日；（四）外部單位如需查閱檔案，需提供有效證明文件，經公司