采購申請與審批流程標準化模板：提升效率與透明度適用場景與價值標準化操作流程第一步：需求確認與申請發(fā)起操作主體：采購需求部門（如生產部需采購原材料，由部門專員張三發(fā)起）具體動作：需求部門明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數量、用途、期望交付時間等核心信息；填寫《采購申請單》（見模板表格），附必要說明（如新物料需提供樣品參數，服務采購需提供需求說明書）；部門負責人李四審核需求必要性（如是否為重復采購、是否可替代），簽字確認后提交至采購部。輸出物：《采購申請單》（部門負責人簽字版）第二步：預算復核與合規(guī)性初審操作主體：財務部（專員王五）、采購部（專員趙六）具體動作：財務部核對采購申請的預算額度：查詢該部門年度預算剩余情況，確認本次采購是否超預算；若預算充足，財務部在申請單上“預算審核”欄簽字；若超預算，需求部門需提交《預算調整申請》，經分管領導孫七審批后返回流程；采購部初審采購合規(guī)性：檢查物品/服務是否屬于企業(yè)《采購目錄》，是否需公開招標（如金額超10萬元），若需招標則啟動招標流程，否則進入下一步審批。輸出物：預算審核通過/調整后的《采購申請單》第三步：分級審批與權限確認操作主體：采購部、分管領導、總經理（根據采購金額分級）審批權限劃分：金額≤5000元：采購部專員趙六審核→分管領導孫七審批；5000元＜金額≤5萬元：采購部審核→分管領導審批→總經理周八終審；金額＞5萬元：采購部組織招標→分管領導審核→總審批。具體動作：審批人根據采購必要性、預算合規(guī)性、性價比等綜合判斷，在申請單“審批意見”欄明確“同意”“駁回”或“補充說明”；若駁回，需注明理由（如“預算不足”“需求不明確”），反饋至需求部門整改；若同意，流程進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。輸出物：審批完成的《采購申請單》（終審簽字版）第四步：訂單下達與供應商選擇操作主體：采購部（專員趙六）具體動作：根據審批通過的申請單，選擇合格供應商（優(yōu)先從《合格供應商名錄》選取，若為新供應商需完成資質審核）；向供應商下達《采購訂單》，明確物品/服務規(guī)格、數量、單價、交付時間、付款方式等條款；大額采購（＞5萬元）需簽訂正式采購合同，法務部吳九審核合同條款后蓋章生效。輸出物：《采購訂單》/采購合同（雙方簽字蓋章版）第五步：采購驗收與費用結算操作主體：需求部門（專員張三）、采購部、財務部具體動作：供應商交付物品/服務后，需求部門根據訂單要求驗收（如數量清點、質量檢測、服務成果確認），填寫《驗收單》并簽字；驗收不合格的，需在3個工作日內通知采購部，由采購部協(xié)調供應商退換貨或整改；驗收合格后，采購部將《采購申請單》《采購訂單》《驗收單》等資料匯總，提交財務部；財務部核對單據無誤后，辦理付款手續(xù)（如轉賬、對公支付），完成費用結算。輸出物：《驗收單》、費用結算憑證第六步：檔案歸檔與流程復盤操作主體：采購部、檔案管理員鄭十具體動作：采購部將本次采購全流程資料（申請單、訂單、合同、驗收單、付款憑證等）整理成冊，標注采購編號與日期；檔案管理員將電子檔案存入企業(yè)采購管理系統(tǒng)，紙質檔案分類歸檔保存，保存期限不少于3年；采購部每季度對采購流程進行復盤，分析審批時長、供應商交付及時率、成本控制效果等指標，持續(xù)優(yōu)化流程。輸出物：采購檔案、流程優(yōu)化報告采購申請單模板采購申請單編號QCGD-2024-XXX申請部門生產部申請人張三聯系方式XXXX申請日期2024-XX-XX緊急程度□普通□緊急采購明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號單位1A型原材料XYZ-2024千克2設備維護服務年度服務項合計金額（大寫）壹萬叁仟元整小寫￥13,000審批流程環(huán)節(jié)審核人職務意見部門審核李四生產部經理同意預算審核王五財務部專員預算充足采購審核趙六采購部專員同意分管審批孫七分管領導同意總經理審批周八總經理同意備注1.急需采購，請優(yōu)先處理；2.維護服務需包含配件更換。附件清單1.A型原材料檢測報告；2.設備維護需求說明書。關鍵實施要點預算剛性控制：嚴格執(zhí)行預算審批，超預算采購需提前走調整流程，避免無預算采購；審批時限管理：明確各環(huán)節(jié)審批時限（如部門審核1個工作日、財務審核2個工作日），緊急采購需標注并加急處理；信息準確性：申請單中物品名稱、規(guī)格、數量等信息需清晰準確，避免因信息模糊導致采購錯誤；供應商合規(guī)性：優(yōu)先選擇《合格供應商名錄》內供應商，新供應商需審核營業(yè)執(zhí)照、資質證書等文