企業(yè)催款函撰寫規(guī)范及回函范文在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中，應(yīng)收賬款的及時(shí)回收直接影響現(xiàn)金流健康與經(jīng)營穩(wěn)定性。催款函作為正式的債權(quán)主張文書，其撰寫質(zhì)量與回函應(yīng)對的專業(yè)性，既關(guān)乎企業(yè)間商業(yè)關(guān)系的維護(hù)，也影響債權(quán)實(shí)現(xiàn)的效率。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理催款函撰寫規(guī)范，并提供不同場景下的催款函及回函范文，供企業(yè)參考。一、催款函撰寫規(guī)范催款函的核心作用是明確債權(quán)主張、提示還款義務(wù)、緩釋法律時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)，撰寫需兼顧專業(yè)性與靈活性，根據(jù)欠款方性質(zhì)（長期合作方、新客戶、違約風(fēng)險(xiǎn)方）調(diào)整語氣與內(nèi)容重點(diǎn)。（一）結(jié)構(gòu)與內(nèi)容要點(diǎn)1.標(biāo)題：需清晰體現(xiàn)“催款”意圖，避免歧義。示例：《關(guān)于[合同/訂單號(hào)]項(xiàng)下貨款的催款函》《催款函（[客戶名稱]）》。2.稱謂：使用欠款方全稱（與合同/工商登記一致），體現(xiàn)正式性。如“[XX有限公司]（或負(fù)責(zé)人：[XXX]先生/女士）”。3.正文核心要素：欠款事實(shí)確認(rèn)：簡明陳述交易背景（合同名稱、簽訂時(shí)間、貨物/服務(wù)內(nèi)容），避免模糊表述。示例：“2023年X月X日，貴我雙方簽訂《XX采購合同》，我方依約于X月X日交付貨物（或提供服務(wù)），合同總金額XX元，貴方已支付XX元，剩余欠款XX元?！边€款要求：明確欠款金額（本金、違約金/利息需單獨(dú)列明）、還款期限（建議具體到日期，如“請于2024年X月X日前支付”）、支付方式（銀行賬戶信息需完整，避免疏漏）。后果提示：根據(jù)催款階段調(diào)整語氣：初次催款（友好型）：側(cè)重“提醒”，如“為避免因賬務(wù)核對延遲影響雙方合作，煩請盡快安排付款”；二次催款（正式型）：強(qiáng)調(diào)“履約義務(wù)”，如“貴方遲延付款已違反合同第X條約定，若逾期未付，我方將保留追究違約責(zé)任的權(quán)利”；緊急催款（警示型）：明示“法律后果”，如“若X月X日前仍未清償，我方將委托律師介入，或通過訴訟/仲裁途徑主張債權(quán)，相關(guān)費(fèi)用由貴方承擔(dān)”。4.結(jié)尾與落款：結(jié)尾可附“順祝商祺”等商務(wù)用語，落款需加蓋企業(yè)公章（或業(yè)務(wù)章），注明發(fā)函日期、聯(lián)系人及電話（非手機(jī)號(hào)）、企業(yè)地址。（二）撰寫注意事項(xiàng)證據(jù)關(guān)聯(lián)：催款函內(nèi)容需與合同、對賬單、送貨單等憑證一致，避免事實(shí)沖突（如金額、時(shí)間誤差）。語氣分寸：對長期合作方避免過于強(qiáng)硬，對違約風(fēng)險(xiǎn)高的客戶需明確法律后果；禁止使用侮辱性、威脅性語言，避免激化矛盾。時(shí)效管理：催款函需留存郵寄憑證（EMS/順豐帶簽收記錄）或郵件發(fā)送記錄，作為訴訟時(shí)效中斷的證據(jù)（訴訟時(shí)效期間內(nèi)至少催款一次）。二、催款函范文（分場景）（一）初次友好催款函（適用于合作關(guān)系良好，疑似疏忽欠款）標(biāo)題：《關(guān)于2023年X-X月服務(wù)費(fèi)的催款函》致：XX科技有限公司正文：貴司與我司于2023年X月簽訂《XX技術(shù)服務(wù)合同》，約定我司為貴司提供系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)，服務(wù)期限X個(gè)月，服務(wù)費(fèi)合計(jì)XX元。根據(jù)合同第X條，貴司應(yīng)于服務(wù)完成后15日內(nèi)支付全款。現(xiàn)服務(wù)已完成并經(jīng)貴司驗(yàn)收（驗(yàn)收單編號(hào)：XX），截至今日，貴司尚未支付該筆服務(wù)費(fèi)。為保障雙方后續(xù)合作順暢，煩請貴司于2024年X月X日前將款項(xiàng)付至以下賬戶：戶名：XX有限公司賬號(hào)：XX（開戶行：XX銀行XX支行）如賬務(wù)存在疑問，可聯(lián)系我司財(cái)務(wù)部李女士（電話：0XX-XXXXXXX）核對。盼復(fù)為謝！結(jié)尾：順祝商祺！落款：XX有限公司（公章）2024年X月X日（二）二次正式催款函（適用于逾期1-3個(gè)月，需強(qiáng)化履約要求）標(biāo)題：《催款函（XX貿(mào)易有限公司）》致：XX貿(mào)易有限公司正文：貴司于2023年X月X日向我司采購XX貨物（訂單號(hào)：XX），合同金額XX元，我司已于X月X日完成交貨（送貨單編號(hào)：XX），貴司僅支付預(yù)付款XX元，剩余貨款XX元至今逾期未付（逾期天數(shù)：XX天）。根據(jù)《采購合同》第X條，逾期付款需按日千分之X支付違約金（截至今日違約金合計(jì)XX元）。請貴司于2024年X月X日前支付全部欠款（貨款XX元+違約金XX元，總計(jì)XX元）至以下賬戶：[賬戶信息同前]若貴司因特殊原因需延期付款，煩請于X月X日前書面說明情況并提供還款方案，否則我司將根據(jù)合同約定啟動(dòng)違約追責(zé)程序。結(jié)尾：望貴司重視履約義務(wù)，避免影響企業(yè)信用。落款：XX有限公司（公章）2024年X月X日（三）緊急催款函（適用于逾期超3個(gè)月，或欠款方態(tài)度敷衍）標(biāo)題：《關(guān)于XX項(xiàng)目工程款的最后催款函》致：XX建設(shè)有限公司正文：貴司與我司簽訂的《XX項(xiàng)目施工合同》（合同號(hào)：XX）約定，工程款結(jié)算后30日內(nèi)支付至95%?，F(xiàn)項(xiàng)目已于2023年X月竣工結(jié)算，結(jié)算金額XX元，貴司累計(jì)支付XX元，剩余欠款XX元已逾期120日。我司多次溝通未果，現(xiàn)鄭重函告：請于2024年X月X日前全額支付欠款，否則我司將采取以下措施：1.委托律師向貴司發(fā)律師函，啟動(dòng)訴訟程序；2.向貴司合作方、行業(yè)協(xié)會(huì)通報(bào)欠款事實(shí)；3.申請財(cái)產(chǎn)保全，查封貴司名下賬戶及資產(chǎn)。相關(guān)維權(quán)費(fèi)用（律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、保全費(fèi)等）將由貴司承擔(dān)。望貴司權(quán)衡利弊，盡快履行付款義務(wù)。結(jié)尾：特此函告，望慎重對待。落款：XX有限公司（公章）2024年X月X日三、回函撰寫規(guī)范及范文企業(yè)收到催款函后，需及時(shí)核查欠款事實(shí)、明確回應(yīng)態(tài)度（認(rèn)可/異議/申請延期），回函需邏輯清晰、依據(jù)充分，避免模糊表述引發(fā)誤解。（一）回函結(jié)構(gòu)要點(diǎn)1.標(biāo)題：體現(xiàn)“回函”性質(zhì)，如《關(guān)于XX催款函的回函》。2.稱謂：與催款函發(fā)函方一致，如“XX有限公司（或經(jīng)辦人：XXX）”。3.正文核心：欠款確認(rèn)/異議說明：認(rèn)可欠款需明確金額、還款計(jì)劃；異議需附證據(jù)（如質(zhì)量問題、未驗(yàn)收等），表述需客觀（如“貴函所述XX貨款，因貨物存在XX質(zhì)量問題（附檢測報(bào)告編號(hào)：XX），我司暫未支付”）。解決方案：提出還款方案（分期、延期）或異議處理請求（如“請貴司于X月X日前派員協(xié)商質(zhì)量整改事宜”）。4.結(jié)尾與落款：結(jié)尾可附“盼協(xié)商解決”等，落款加蓋公章，注明日期、聯(lián)系人及電話。（二）回函范文（分場景）場景1：認(rèn)可欠款，承諾還款（無異議）標(biāo)題：《關(guān)于XX催款函的回函》致：XX有限公司正文：貴司2024年X月X日發(fā)出的催款函收悉。經(jīng)核查，我司確欠貴司XX項(xiàng)目貨款XX元（含違約金XX元）。因我司近期資金周轉(zhuǎn)臨時(shí)緊張，現(xiàn)申請分兩期支付：第一期：2024年X月X日前支付XX元；第二期：2024年X月X日前支付剩余XX元。以上方案望貴司批準(zhǔn)，我司將嚴(yán)格履約，避免再次逾期。結(jié)尾：盼復(fù)為謝！落款：XX貿(mào)易有限公司（公章）2024年X月X日場景2：提出異議，說明理由（如質(zhì)量/驗(yàn)收爭議）標(biāo)題：《關(guān)于XX服務(wù)費(fèi)催款函的回函》致：XX科技有限公司正文：貴司催款函提及的XX系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)費(fèi)，我司暫無法支付，具體情況說明如下：1.服務(wù)質(zhì)量爭議：貴司提供的運(yùn)維服務(wù)未達(dá)到合同第X條約定的“7×24小時(shí)響應(yīng)”標(biāo)準(zhǔn)，2023年X月X日系統(tǒng)故障時(shí)，貴司響應(yīng)超時(shí)導(dǎo)致我司損失（附故障記錄及損失清單）。2.驗(yàn)收未完成：我司于2023年X月X日向貴司發(fā)函提出整改要求（函件編號(hào)：XX），至今未收到整改回復(fù)，故服務(wù)費(fèi)支付條件未成就。請貴司于2024年X月X日前派員協(xié)商整改及驗(yàn)收事宜，待爭議解決后，我司將按合同約定支付費(fèi)用。結(jié)尾：望貴司重視服務(wù)質(zhì)量，妥善處理爭議。落款：XX有限公司（公章）2024年X月X日場景3：申請延期，說明困難（如經(jīng)營調(diào)整）標(biāo)題：《關(guān)于XX貨款催款函的回函》致：XX有限公司正文：貴司催款函已收悉。因我司近期業(yè)務(wù)調(diào)整（XX項(xiàng)目延期回款），資金鏈承壓，現(xiàn)申請將還款期限延期至2024年X月X日，延期期間我司愿按銀行同期貸款利率支付利息（或免收利息，根據(jù)協(xié)商情況）。延期期間，我司將優(yōu)先安排貴司貨款的支付，望貴司理解支持。如貴司同意，請于X月X日前回函確認(rèn)，我司將嚴(yán)格遵守新的還款約定。結(jié)尾：盼貴司酌情考慮，共渡難關(guān)。落款：XX建設(shè)有限公司（公章）2024年X月X日四、實(shí)務(wù)注意事項(xiàng)1.溝通前置：催款函發(fā)出前，建議先通過電話、微信等非正式渠道溝通，了解欠款方困難，減少對立情緒。2.法律銜接：催款函內(nèi)容需與后續(xù)訴訟/仲裁請求一致，避免“自認(rèn)”對己方不利的事實(shí)（如主動(dòng)