2026年機器人集成公司管控合作方資質審核管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX機器人集成公司（以下簡稱“公司”）合作方資質審核與管控工作，建立標準化、規(guī)范化的合作方準入與動態(tài)管理機制，確保合作方具備相應的履約能力與合規(guī)資質，降低合作風險，保障公司核心業(yè)務安全、高效推進，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》等相關法律法規(guī)及公司采購管理、項目管理等配套管理制度，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有合作方的資質審核、準入管控、動態(tài)評估及退出管理等全流程工作；涉及的合作方類型涵蓋為公司提供機器人設備供應、核心部件采購、技術服務、工程分包、運維服務、市場推廣等與核心業(yè)務相關的各類合作主體；涉及的相關部門及人員包括采購部（牽頭負責合作方資質審核與管控）、技術部（負責技術資質審核）、工程部（負責工程類合作方能力審核）、市場部（負責推廣類合作方資質審核）、法務部（負責合規(guī)資質審核）、財務部（負責財務狀況審核）及所有參與合作方對接、審核、管理的崗位人員。第三條合作方資質審核與管控遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則。嚴格遵守國家相關法律法規(guī)，合作方資質需符合法律規(guī)定及行業(yè)監(jiān)管要求，審核流程合規(guī)規(guī)范；（二）從嚴審核原則。堅持“先審核、后合作”的原則，對合作方的資質條件、履約能力、信用狀況等進行全面、嚴格審核，確保準入質量；（三）權責明晰原則。明確各部門及人員在合作方資質審核與管控各環(huán)節(jié)的職責分工，確保審核流程規(guī)范、責任可追溯；（四）動態(tài)管控原則。建立合作方資質動態(tài)評估機制，定期復核合作方資質有效性，及時更新資質信息，對不符合要求的合作方啟動退出程序；（五）風險可控原則。建立全流程風險預判與防控機制，提前識別合作方資質缺陷、履約能力不足等潛在風險，確保合作過程安全可控。第四條本制度由公司采購部牽頭制定、修訂與解釋，各相關部門協(xié)同配合執(zhí)行；法務部負責對制度的合法性進行審核把關，對合作方資質審核過程中的法律風險進行全程管控。第二章合作方資質審核全流程規(guī)范第五條合作需求發(fā)起與合作方篩選。合作需求由相關業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展、項目推進需要發(fā)起，采購部牽頭開展合作方篩選工作：（一）需求發(fā)起：業(yè)務部門需填寫《合作方準入需求單》，明確合作項目名稱、合作類型、合作期限、核心合作內(nèi)容、對合作方的基本資質要求及預期目標等核心信息；同步提交項目相關背景資料、需求說明等支撐材料；（二）需求審核：采購部負責人對《合作方準入需求單》進行審核，確認需求的合理性、可行性及與公司業(yè)務發(fā)展的契合度；涉及重大項目合作、大額合作資金（具體額度按公司財務管理制度執(zhí)行）的需求，需上報公司分管領導審批；（三）合作方篩選：采購部依據(jù)需求單中的資質要求，通過行業(yè)推薦、公開征集、既往合作資源梳理等合法渠道篩選潛在合作方，形成《潛在合作方名單》；篩選過程需優(yōu)先考慮信用良好、行業(yè)口碑佳、具備相應專業(yè)能力的合作方；對新合作方需初步核查其基本信息，排除明顯不符合要求的主體。第六條資質審核內(nèi)容。采購部牽頭組織相關部門對潛在合作方的資質進行全面審核，核心審核內(nèi)容包括以下方面：（一）企業(yè)基礎資質：需審核合作方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、公司章程等基礎文件，確認企業(yè)合法注冊、存續(xù)狀態(tài)正常，經(jīng)營范圍覆蓋合作業(yè)務范圍，注冊資本、企業(yè)規(guī)模與合作項目體量相匹配；（二）專業(yè)資質認證：根據(jù)合作類型審核相應的專業(yè)資質，如設備供應商需提供產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、質量體系認證證書（如ISO9001）、產(chǎn)品檢測報告等；技術服務商需提供相關技術資質證書、專業(yè)技術人員資格證書等；工程分包商需提供建筑業(yè)企業(yè)資質證書、安全生產(chǎn)許可證等；（三）業(yè)績資質證明：審核合作方近3-5年相關領域的合作業(yè)績證明，包括項目合同、中標通知書、客戶評價報告等，確認其具備與合作項目相匹配的履約經(jīng)驗與能力；重點核查業(yè)績的真實性、關聯(lián)性，必要時可進行客戶回訪核實；（四）信用資質狀況：通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、信用中國等官方渠道核查合作方的信用狀況，確認無重大失信記錄、行政處罰記錄、法律糾紛敗訴記錄等；審核合作方提供的信用報告，了解其商業(yè)信用評價情況；（五）財務資質狀況：審核合作方近2年的財務報表（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）、審計報告等財務資料，確認其財務狀況良好，具備足夠的資金實力支撐合作履約，無資不抵債、連續(xù)虧損等影響履約能力的情形；（六）合規(guī)資質審核：審核合作方是否符合國家相關行業(yè)監(jiān)管要求，是否具備相應的環(huán)保、安全等合規(guī)證明文件；核查合作方是否存在侵犯知識產(chǎn)權、不正當競爭等違法違規(guī)記錄；（七）其他補充資質：根據(jù)合作項目特殊需求，審核相應的補充資質材料，如保密資質、特殊行業(yè)準入許可等。第七條資質審核流程。建立“資料提交-初步審核-聯(lián)合審核-最終審批”的四級審核流程，確保審核全面嚴謹：（一）資料提交：采購部向潛在合作方發(fā)出《資質審核資料清單》，明確需提交的資質材料類型、格式要求及提交時限；合作方需如實、完整提交相關資質材料，并簽署《資質材料真實性承諾書》，承諾所提交材料真實、有效、無虛假信息；（二）初步審核：采購部對合作方提交的資質材料進行初步審核，重點核查材料的完整性、規(guī)范性、時效性，確認材料種類齊全、格式合規(guī)、在有效期內(nèi)；對材料不完整或不符合要求的，通知合作方限期補充完善；對材料明顯虛假或存在重大缺陷的，直接淘汰；初步審核通過后，形成《合作方資質初步審核意見表》，提交相關部門開展聯(lián)合審核；（三）聯(lián)合審核：采購部牽頭組織技術部、工程部、市場部、法務部、財務部等相關部門開展聯(lián)合審核：技術部：重點審核合作方的專業(yè)技術資質、技術人員能力、產(chǎn)品/服務技術參數(shù)符合性等；工程部：重點審核工程類合作方的施工資質、安全生產(chǎn)能力、項目管理經(jīng)驗等；市場部：重點審核推廣類合作方的行業(yè)資源、推廣能力、品牌口碑等；法務部：重點審核合作方的合規(guī)資質、信用狀況，核查是否存在法律風險，審核《資質材料真實性承諾書》的合規(guī)性；財務部：重點審核合作方的財務狀況、資金實力，評估其履約支付能力；各部門需在收到審核需求后1-2個工作日內(nèi)完成審核（簡單合作項目1個工作日，復雜合作項目2個工作日），填寫《合作方資質聯(lián)合審核意見表》，明確審核意見（通過/補充材料/淘汰）；對需要補充材料的，需詳細說明補充要求；采購部匯總各部門審核意見，統(tǒng)一反饋給合作方補充完善，補充材料后重新提交聯(lián)合審核；（四）最終審批：聯(lián)合審核通過后，采購部整理審核材料及各部門審核意見，形成《合作方資質審核匯總報告》，報采購部負責人審批；涉及重大項目合作、大額合作資金或核心業(yè)務合作方的，需上報公司分管領導或管理層最終審批；審批通過的合作方納入公司《合格合作方名錄》；審批未通過的，由采購部通知合作方并說明原因。第八條合作方動態(tài)管控。建立合作方資質動態(tài)管理機制，確保合作過程中資質持續(xù)有效、履約能力穩(wěn)定：（一）資質定期復核：采購部每半年對《合格合作方名錄》中的合作方資質進行一次復核，重點核查資質證書有效期、信用狀況、財務狀況等是否持續(xù)符合要求；每年開展一次全面資質復審，結合合作履約情況、客戶反饋等進行綜合評估，更新《合格合作方名錄》；（二）資質更新管理：合作方資質證書到期前3個月，采購部需提醒合作方及時更新資質材料；合作方提交更新后的資質材料后，采購部組織相關部門進行審核，審核通過的延續(xù)其合格合作方資格；未按時更新或更新后資質不符合要求的，暫停其合作資格，限期整改；整改仍不合格的，從《合格合作方名錄》中移除；（三）履約跟蹤評估：業(yè)務對接部門負責跟蹤合作方的履約情況，記錄合作過程中的質量、進度、服務等表現(xiàn)，每季度向采購部提交《合作方履約評估報告》；對履約過程中出現(xiàn)質量問題、進度延誤、服務不到位等情況的，采購部組織相關部門進行核查，視情節(jié)輕重采取約談、限期整改、暫停合作等措施；（四）合作方退出：出現(xiàn)以下情形之一的，立即將合作方從《合格合作方名錄》中移除，終止合作并保留追責權利：資質證書過期未更新或更新后不符合要求的；存在重大失信記錄、行政處罰記錄或法律糾紛敗訴記錄的；財務狀況惡化，喪失履約能力的；履約過程中存在嚴重質量問題、弄虛作假、違約失信等行為的；存在侵犯公司知識產(chǎn)權、泄露公司商業(yè)秘密等損害公司利益行為的；其他不符合本制度要求或公司經(jīng)營發(fā)展需要的情形。第三章審核質量管控與責任劃分第九條質量管控標準。公司建立合作方資質審核質量管控標準，確保審核工作規(guī)范、審核結果可靠：（一）合規(guī)性標準：審核流程、審核內(nèi)容符合國家法律法規(guī)及公司制度要求，合作方資質符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定；（二）準確性標準：審核材料真實有效，審核意見客觀公正，對合作方資質與履約能力的評估準確無誤；（三）完整性標準：審核內(nèi)容全面覆蓋本制度規(guī)定的核心審核維度，無關鍵資質信息缺失；審核流程完整，各環(huán)節(jié)審核意見、審批文件齊全；（四）時效性標準：各環(huán)節(jié)審核工作按時完成，確保合作方資質審核不影響項目推進進度；資質復核、更新工作及時開展，避免因資質過期引發(fā)合作風險；（五）可控性標準：能夠有效識別并防范合作方資質缺陷、履約能力不足等潛在風險，確保合作過程安全可控。第十條質量監(jiān)督檢查機制。建立日常監(jiān)督與定期檢查相結合的審核質量監(jiān)督機制：（一）日常監(jiān)督：采購部負責人對每一項合作方資質審核全流程進行跟蹤監(jiān)督，重點核查審核材料的完整性、審核流程的規(guī)范性、審核意見的專業(yè)性，及時發(fā)現(xiàn)并糾正審核過程中存在的問題；（二）定期檢查：采購部每季度開展一次合作方資質審核質量專項檢查，重點核查已完成的審核檔案完整性、審核意見的準確性、《合格合作方名錄》的更新情況，形成檢查報告并通報相關部門；每半年聯(lián)合法務部、技術部開展一次全面質量審核，排查潛在審核風險；（三）反饋改進：建立質量問題反饋渠道，鼓勵各部門及員工對合作方資質審核工作中存在的質量問題提出意見建議；采購部匯總問題，制定改進措施，推動審核質量持續(xù)提升。第十一條責任劃分。明確各部門及人員在合作方資質審核與管控過程中的責任，確保責任可追溯：（一）采購部人員：對合作方篩選的合理性、審核材料的完整性、審核流程的規(guī)范性負責；對審核匯總報告的真實性、準確性負責；對合作方動態(tài)管控的及時性、有效性負責；（二）業(yè)務部門人員：對合作需求的真實性、合理性負責；對合作方履約情況跟蹤的及時性、評估的客觀性負責；及時反饋合作過程中發(fā)現(xiàn)的問題；（三）技術部、工程部、市場部審核人員：對各自審核維度的資質內(nèi)容準確性、專業(yè)性負責，確保審核意見客觀公正，及時發(fā)現(xiàn)并提出資質缺陷；（四）法務部審核人員：對合作方資質的合規(guī)性、法律風險的排查負責，確保審核工作符合相關法律法規(guī)要求；（五）財務部審核人員：對合作方財務狀況評估的準確性負責，確保合作方具備相應的資金實力；（六）最終審批人：對合作方資質審核的最終結果負責，審批意見需嚴謹審慎，防范合作風險；（七）合作方對接人員：對合作過程中資質動態(tài)變化的跟蹤、信息傳遞的及時性負責，確保合作方資質持續(xù)符合要求。第十二條責任追究。對在合作方資質審核與管控過程中違反本制度規(guī)定，導致合作方資質不符合要求、引發(fā)合作風險、損害公司利益的，視情節(jié)輕重追究相關責任人責任：（一）輕微責任：因疏忽導致審核材料收集不完整、審核流程存在輕微瑕疵，但未造成不良影響的，給予相關責任人口頭警告，責令限期整改；（二）一般責任：審核意見出現(xiàn)明顯錯誤、未按流程審核即通過準入，或未及時跟蹤合作方資質變化，導致合作出現(xiàn)輕微問題或小額經(jīng)濟損失的，給予相關責任人書面警告，扣減當期績效工資5%-10%；（三）較大責任：對合作方提交的虛假資質材料未識別、故意隱瞞合作方資質缺陷，或動態(tài)管控不到位導致合作出現(xiàn)嚴重質量問題、較大經(jīng)濟損失的，給予相關責任人記過處分，扣減當期績效工資10%-30%，相關部門負責人承擔管理責任；（四）重大責任：因審核失職導致引入存在重大資質缺陷或違法違規(guī)的合作方，引發(fā)重大法律糾紛、重大經(jīng)濟損失或嚴重損害公司品牌形象的，給予相關責任人降職、解除勞動合同等處分，依法追究經(jīng)濟賠償責任；構成犯罪的，移交司法機關處理。第四章合作方資質審核檔案管理第十三條歸檔范圍。所有合作方資質審核與管控全流程資料均需納入歸檔范圍，具體包括：《合作方準入需求單》《潛在合作方名單》《資質審核資料清單》《資質材料真實性承諾書》、合作方提交的各類資質材料、《合作方資質初步審核意見表》《合作方資質聯(lián)合審核意見表》《合作方資質審核匯總報告》《合格合作方名錄》《合作方履約評估報告》《合作方資質復核記錄》、合作方退出相關材料、質量檢查記錄等。第十四條歸檔規(guī)范。采購部指定專人負責合作方資質審核檔案的歸檔管理工作，具體要求如下：（一）歸檔時限：合作方資質審核最終審批完成后5個工作日內(nèi)，完成相關審核資料的收集整理與歸檔；合作方履約評估報告、資質復核記錄等動態(tài)資料每月匯總歸檔一次；合作方退出工作完成后3個工作日內(nèi)，完成退出相關材料的歸檔；（二）分類整理：按“年份-合作類型-合作方名稱”的規(guī)則進行分類整理，編制統(tǒng)一的歸檔編號（如“2026-設備供應-XX公司-001”），確保分類清晰、檢索便捷；（三）格式要求：紙質資料需裝訂整齊、字跡清晰，簽字蓋章齊全；電子資料需格式統(tǒng)一（文檔采用PDF格式，圖片采用JPG/PNG格式），命名規(guī)范，存儲至公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)；（四）保管要求：采用紙質檔案與電子檔案雙軌制保管方式，紙質檔案存入公司專用檔案庫房，電子檔案存儲至安全的服務器；檔案庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜等防護設施，電子檔案需定期備份，確保檔案安全完整。第十五條檔案利用與保密管理。合作方資質審核檔案的利用與管理需嚴格遵守公司保密規(guī)定：（一）檔案查閱：內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部負責人審批同意后，方可查閱；查閱電子檔案需通過權限驗證，嚴禁超權限訪問；（二）檔案復制與借閱