PAGE規(guī)范財(cái)務(wù)資料保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)資料的保管，確保財(cái)務(wù)資料的安全、完整和有效利用，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的財(cái)務(wù)資料保管工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)資料：指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)過程中形成的各種憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同等具有保存價(jià)值的資料。2.保管期限：根據(jù)財(cái)務(wù)資料的重要性和性質(zhì)，規(guī)定不同財(cái)務(wù)資料的保管期限，分為永久保管、定期保管（如3年、5年、10年、15年、25年等）。（四）基本原則1.合法性原則：財(cái)務(wù)資料的保管應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保財(cái)務(wù)資料的齊全、完整，不得遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障財(cái)務(wù)資料的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.可追溯性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)便于查詢和追溯，以滿足內(nèi)部管理和外部審計(jì)等需求。二、財(cái)務(wù)資料的分類與內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、出入庫單等各類業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的憑證。原始憑證應(yīng)具備憑證名稱、填制日期、填制單位或填制人姓名、經(jīng)辦人員簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等要素。2.記賬憑證根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證應(yīng)包含日期、編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)、制單人、審核人、記賬人等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤等總括核算資料。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的增減變動(dòng)情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員逐日逐筆登記，反映現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來明細(xì)賬、成本明細(xì)賬等，用于補(bǔ)充總賬和明細(xì)賬未能詳細(xì)反映的信息。（三）財(cái)務(wù)報(bào)表1.資產(chǎn)負(fù)債表：反映公司在某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況，包括資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的情況。2.利潤表：展示公司在一定會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營成果，包括收入、成本、費(fèi)用和利潤等項(xiàng)目。3.現(xiàn)金流量表：反映公司在一定會(huì)計(jì)期間現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物流入和流出的情況。4.所有者權(quán)益變動(dòng)表：說明公司所有者權(quán)益各組成部分當(dāng)期的增減變動(dòng)情況。5.附注：對財(cái)務(wù)報(bào)表中列示項(xiàng)目的文字描述或明細(xì)資料，以及對未能在這些報(bào)表中列示項(xiàng)目的說明等。（四）財(cái)務(wù)文件1.財(cái)務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、月度預(yù)算等，是公司對未來一定時(shí)期內(nèi)財(cái)務(wù)收支及經(jīng)營成果的預(yù)計(jì)和安排。2.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量進(jìn)行分析和評價(jià)的報(bào)告，為管理層決策提供依據(jù)。3.財(cái)務(wù)制度：公司制定的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定等文件。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：注冊會(huì)計(jì)師對公司財(cái)務(wù)報(bào)表發(fā)表審計(jì)意見的報(bào)告，以及內(nèi)部審計(jì)部門出具的審計(jì)報(bào)告。5.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)發(fā)票領(lǐng)購簿及發(fā)票存根等。（五）財(cái)務(wù)合同1.借款合同：公司與金融機(jī)構(gòu)或其他單位、個(gè)人簽訂的借款協(xié)議。2.投資合同：涉及對外投資的合同，如股權(quán)投資合同、債權(quán)投資合同等。3.采購合同：與供應(yīng)商簽訂的購買貨物或服務(wù)的合同。4.銷售合同：與客戶簽訂的銷售商品或提供勞務(wù)的合同。5.租賃合同：公司租賃固定資產(chǎn)、辦公場所等簽訂的合同。三、財(cái)務(wù)資料的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集各類財(cái)務(wù)資料，確保資料的完整性和及時(shí)性。2.對于外部取得的財(cái)務(wù)資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得并審核無誤。3.內(nèi)部產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，如記賬憑證、報(bào)表等，應(yīng)按照規(guī)定的流程及時(shí)編制和傳遞。（二）整理方法1.對收集到的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行分類整理，按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同等類別分別存放。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)定期打印，打印后的賬簿應(yīng)連續(xù)編號(hào)，加具封面，并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或者蓋章。4.財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，并加蓋單位公章、單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。5.財(cái)務(wù)文件和合同應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，編號(hào)歸檔，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。四、財(cái)務(wù)資料的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)資料保管設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)財(cái)務(wù)資料的安全存放。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。紙質(zhì)財(cái)務(wù)資料應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放資料的類別、年度等信息。2.電子資料保管對電子財(cái)務(wù)資料應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子財(cái)務(wù)資料應(yīng)采用加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。定期對電子財(cái)務(wù)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。（二）保管期限1.永久保管年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表。涉及外事的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。2.定期保管會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。財(cái)務(wù)報(bào)表中月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管。財(cái)務(wù)文件和合同的保管期限根據(jù)其重要性和性質(zhì)確定，一般為325年不等。（三）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)資料的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)資料保管制度，確保財(cái)務(wù)資料的安全、完整。3.對因保管不善導(dǎo)致財(cái)務(wù)資料丟失、損壞、泄露等情況的，應(yīng)追究保管人員的責(zé)任。五、財(cái)務(wù)資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)資料，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財(cái)務(wù)資料時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將財(cái)務(wù)資料帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)財(cái)務(wù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)資料，應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財(cái)務(wù)資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄。4.借閱人員歸還財(cái)務(wù)資料時(shí)，保管人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）外部查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人查閱、借閱公司財(cái)務(wù)資料，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。2.外部查閱、借閱財(cái)務(wù)資料的范圍和程序應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保公司財(cái)務(wù)信息的安全。六、財(cái)務(wù)資料的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)資料保管期限已滿，且確無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е仑?cái)務(wù)資料損壞無法使用的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出財(cái)務(wù)資料銷毀申請，填寫銷毀清單，注明資料名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同審計(jì)部門等相關(guān)人員對擬銷毀的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀清單與實(shí)際銷毀資料一致。4.銷毀財(cái)務(wù)資料時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。5.銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。6.銷毀后的銷毀清單應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)資料保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查財(cái)務(wù)資料的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)資