PAGE規(guī)范單證管理制度一、總則（一）目的本制度旨在加強(qiáng)公司單證管理，規(guī)范單證的制作、流轉(zhuǎn)、存檔等流程，確保單證的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，有效防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及各類單證管理的所有部門(mén)和人員，包括但不限于銷售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、物流部門(mén)等。（三）基本原則1.合法性原則單證管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.準(zhǔn)確性原則單證內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或虛假信息。3.完整性原則涵蓋單證從生成到終結(jié)的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證單證流轉(zhuǎn)過(guò)程的連續(xù)性和完整性，防止單證丟失或中斷。4.及時(shí)性原則單證的制作、流轉(zhuǎn)和處理應(yīng)及時(shí)高效，避免因延誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)受阻或產(chǎn)生不必要的損失。5.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的單證，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、單證的分類與編號(hào)（一）單證分類1.業(yè)務(wù)合同類包括銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同等，明確雙方權(quán)利義務(wù)，是業(yè)務(wù)開(kāi)展的核心依據(jù)。2.發(fā)票類如增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等，用于記錄交易金額、稅額等信息，是財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)處理的重要憑證。3.運(yùn)輸單證類提單、運(yùn)單等，用于貨物運(yùn)輸過(guò)程中的交接和跟蹤，確保貨物安全、準(zhǔn)確送達(dá)目的地。4.報(bào)關(guān)報(bào)檢單證類報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單等，用于向海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)申報(bào)進(jìn)出口貨物相關(guān)信息，履行法定手續(xù)。5.財(cái)務(wù)單證類收據(jù)、付款憑證、記賬憑證等，是財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理、資金結(jié)算的依據(jù)。6.其他單證類根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需求，還可能包括各類許可證、資質(zhì)證書(shū)、保險(xiǎn)單據(jù)、對(duì)賬單等。（二）單證編號(hào)1.為便于單證的識(shí)別、查詢和管理，對(duì)每類單證進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映單證的類別、年份、順序等信息。2.編號(hào)規(guī)則示例業(yè)務(wù)合同編號(hào)：合同類別代碼（如XS代表銷售合同，CG代表采購(gòu)合同）+年份（四位數(shù)字）+流水號(hào)（六位數(shù)字），例如XS2023000001。發(fā)票編號(hào)：發(fā)票類型代碼（如ZZ代表增值稅專用發(fā)票，PT代表普通發(fā)票）+年份（四位數(shù)字）+月份（兩位數(shù)字）+流水號(hào)（八位數(shù)字），例如ZZ20230500000001。3.各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則對(duì)本部門(mén)所涉及的單證進(jìn)行編號(hào)，并在單證制作過(guò)程中準(zhǔn)確填寫(xiě)編號(hào)信息。同時(shí)，應(yīng)建立編號(hào)使用臺(tái)賬，記錄編號(hào)的分配、使用情況，確保編號(hào)的連續(xù)性和可追溯性。三、單證的制作與審核（一）制作要求1.內(nèi)容填寫(xiě)規(guī)范單證應(yīng)按照規(guī)定的格式和欄目進(jìn)行填寫(xiě)，確保字跡清晰、工整，不得隨意涂改。對(duì)于必填項(xiàng)，必須準(zhǔn)確填寫(xiě)完整，不得遺漏。涉及金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息的，應(yīng)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)與業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符，不得虛假填報(bào)或隱瞞重要信息。2.簽字蓋章要求單證上涉及簽字的，應(yīng)由有權(quán)簽字人簽署，并注明簽字日期。簽字應(yīng)清晰可辨，不得代簽。需加蓋公司印章的單證，應(yīng)嚴(yán)格按照印章管理規(guī)定進(jìn)行蓋章操作，確保印章清晰、端正，與留存印模一致。印章使用應(yīng)進(jìn)行登記，記錄印章使用時(shí)間、用途、使用人等信息。3.電子單證制作隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子單證在公司業(yè)務(wù)中逐漸廣泛應(yīng)用。對(duì)于電子單證的制作，應(yīng)遵循相關(guān)電子文件管理規(guī)定，確保電子單證的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、安全可靠。電子單證應(yīng)具備可識(shí)別、可追溯、不可篡改等特性，同時(shí)應(yīng)做好電子單證的備份和存儲(chǔ)管理工作。（二）審核流程1.初審單證制作完成后，由制作部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行初審。初審人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)單證內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，檢查簽字蓋章是否齊全、正確，編號(hào)是否符合規(guī)定等。對(duì)于初審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給單證制作人進(jìn)行修改完善。2.復(fù)審初審?fù)ㄟ^(guò)后的單證，提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或職能部門(mén)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)從業(yè)務(wù)角度、財(cái)務(wù)角度、法律角度等對(duì)單證進(jìn)行全面審查，確保單證符合業(yè)務(wù)要求、財(cái)務(wù)核算規(guī)定以及法律法規(guī)要求。復(fù)審過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)與制作部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，提出明確的修改意見(jiàn)，并跟蹤修改情況。3.終審復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的單證，最終提交至公司管理層或授權(quán)審批人進(jìn)行終審。終審人員應(yīng)對(duì)單證的整體情況進(jìn)行審核把關(guān)，重點(diǎn)關(guān)注單證對(duì)公司業(yè)務(wù)和利益的影響，確保單證的簽署和執(zhí)行符合公司決策和戰(zhàn)略要求。終審?fù)ㄟ^(guò)后的單證方可生效并進(jìn)入流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。四、單證的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）流轉(zhuǎn)流程1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)單證在公司內(nèi)部各部門(mén)之間流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程和路徑進(jìn)行傳遞。一般情況下，由發(fā)起部門(mén)將單證提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后再依次流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)、物流部門(mén)（如有需要）等其他相關(guān)部門(mén)。各部門(mén)在收到單證后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將單證傳遞至下一環(huán)節(jié)。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)協(xié)同作業(yè)的業(yè)務(wù)，單證應(yīng)在各部門(mén)之間進(jìn)行平行流轉(zhuǎn)，確保各部門(mén)能夠同步獲取所需信息，共同推進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)展。例如，在銷售業(yè)務(wù)中，銷售合同需依次經(jīng)過(guò)銷售部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、客戶等環(huán)節(jié)，各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成對(duì)合同的審核、簽署等操作，并及時(shí)將合同傳遞給下一環(huán)節(jié)。2.外部傳遞與外部單位進(jìn)行單證傳遞時(shí)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇合適的傳遞方式，如郵寄、快遞、專人送達(dá)、電子傳輸?shù)?。選擇傳遞方式時(shí)，應(yīng)充分考慮單證的重要性、緊急程度、保密性等因素，確保單證能夠安全、及時(shí)送達(dá)對(duì)方。在外部傳遞單證前，應(yīng)做好登記備案工作，記錄單證的名稱、編號(hào)、收件人、傳遞方式、預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間等信息。對(duì)于重要單證或涉及金額較大的單證，應(yīng)要求收件方簽收確認(rèn)，并留存簽收憑證。（二）傳遞責(zé)任1.發(fā)起部門(mén)責(zé)任發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)單證的初始制作和整理，并按照規(guī)定的流程將單證提交至下一環(huán)節(jié)。在單證傳遞過(guò)程中，發(fā)起部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤單證的流轉(zhuǎn)情況，確保單證能夠順利傳遞至相關(guān)部門(mén)。如因發(fā)起部門(mén)原因?qū)е聠巫C傳遞延誤或丟失，發(fā)起部門(mén)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.接收部門(mén)責(zé)任接收部門(mén)在收到單證后，應(yīng)及時(shí)對(duì)單證進(jìn)行處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將單證傳遞至下一環(huán)節(jié)。如發(fā)現(xiàn)單證存在問(wèn)題或不符合要求，接收部門(mén)應(yīng)及時(shí)與發(fā)起部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見(jiàn)或拒絕接收。接收部門(mén)應(yīng)妥善保管收到的單證，不得擅自銷毀或丟失。如因接收部門(mén)原因?qū)е聠巫C延誤處理或丟失，接收部門(mén)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.傳遞人員責(zé)任負(fù)責(zé)單證傳遞的人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的傳遞方式和要求進(jìn)行操作，確保單證安全、及時(shí)送達(dá)。傳遞人員在傳遞過(guò)程中不得擅自更改傳遞路線或延誤傳遞時(shí)間，不得泄露單證內(nèi)容。如因傳遞人員原因?qū)е聠巫C傳遞出現(xiàn)問(wèn)題，傳遞人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、單證的存檔與保管（一）存檔要求1.分類存檔按照單證的類別、年份、月份等進(jìn)行分類存檔，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查詢和檢索。例如，將業(yè)務(wù)合同類單證按照合同類別分別存檔，每年一個(gè)文件夾，每個(gè)文件夾內(nèi)再按照月份或流水號(hào)順序排列合同文件。2.電子存檔與紙質(zhì)存檔相結(jié)合對(duì)于重要的單證，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子存檔和紙質(zhì)存檔。電子存檔應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，如服務(wù)器存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，并定期進(jìn)行備份。紙質(zhì)存檔應(yīng)使用專門(mén)的檔案盒、檔案袋等進(jìn)行裝訂和存放，確保紙質(zhì)單證的完整性和可讀性。3.存檔期限根據(jù)法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理要求，確定各類單證的存檔期限。一般情況下，業(yè)務(wù)合同類單證存檔期限為合同履行完畢后[X]年，發(fā)票類單證存檔期限為[X]年，財(cái)務(wù)單證類存檔期限為[X]年等。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，方可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）保管責(zé)任1.檔案管理部門(mén)責(zé)任公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人負(fù)責(zé)單證的存檔與保管工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全、完整和有序存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。2.使用部門(mén)責(zé)任各使用部門(mén)在日常工作中如需查閱或使用存檔單證，應(yīng)按照檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。使用部門(mén)應(yīng)妥善保管借閱的單證，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞單證。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。3.保密責(zé)任檔案管理人員和涉及單證管理的相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)公司存檔單證中的商業(yè)秘密、客戶信息等予以保密。不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露單證內(nèi)容，防止信息泄露給公司造成損失。六、單證的查詢與調(diào)閱（一）查詢流程1.公司內(nèi)部人員如需查詢單證信息，應(yīng)填寫(xiě)《單證查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢單證類別、編號(hào)、涉及業(yè)務(wù)等相關(guān)信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查詢申請(qǐng)的合理性、查詢?nèi)藛T的權(quán)限等。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表的要求，在檔案系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案中進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果反饋給查詢?nèi)藛T。對(duì)于電子單證的查詢，應(yīng)確保查詢過(guò)程符合電子文件管理規(guī)定，保護(hù)電子單證的安全性和完整性。（二）調(diào)閱規(guī)定1.因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱存檔單證原件的，調(diào)閱部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《單證調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)閱原因、調(diào)閱單證名稱、編號(hào)、調(diào)閱期限等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保調(diào)閱申請(qǐng)的必要性和合規(guī)性。審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定辦理調(diào)閱手續(xù)，向調(diào)閱部門(mén)提供單證原件，并登記調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.調(diào)閱部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱期限內(nèi)歸還調(diào)閱的單證原件。如因特殊原因需要延長(zhǎng)調(diào)閱期限，調(diào)閱部門(mén)應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。調(diào)閱部門(mén)歸還單證原件時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保單證完好無(wú)損，并辦理歸還手續(xù)。七、單證的銷毀（一）銷毀條件1.單證存檔期限屆滿，且經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、合同終止等原因，導(dǎo)致部分單證已失去保存價(jià)值，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核確認(rèn)后，可提前進(jìn)行銷毀。3.對(duì)于涉及法律糾紛、稅務(wù)審計(jì)等特殊情況的單證，應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門(mén)提出單證銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《單證銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀單證的類別、名稱、編號(hào)、數(shù)量、存檔期限等信息，并說(shuō)明銷毀原因。2.將申請(qǐng)表提交至公司管理層進(jìn)行審批。管理層應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定，對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.如銷毀申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織專人對(duì)擬銷毀的單證進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀單證的準(zhǔn)確性和完整性。清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，采用合適的銷毀方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。4.在銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全進(jìn)行。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《單證銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立健全單證管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)單證管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括單證制作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性、流轉(zhuǎn)過(guò)程的及時(shí)性和完整性、存檔保管的安全性和有序性等方面。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司單證管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注單證管理流程的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的有效性等。審計(jì)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.設(shè)立單證管理監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)公司員工對(duì)單證管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.制定單證管理考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)人員的單證管理工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括單證制作錯(cuò)誤率、流轉(zhuǎn)延誤次數(shù)、存檔保管合規(guī)性等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予績(jī)效加分、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)考核不達(dá)標(biāo)或存在違規(guī)行為的部門(mén)和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育、績(jī)效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等相應(yīng)處理。3.將單證管理考核結(jié)