PAGE規(guī)范合同條款制度一、總則（一）目的本合同條款制度旨在規(guī)范公司各類合同的條款制定、審核、簽訂、履行及管理等流程，確保合同的合法性、完整性、嚴謹性和可操作性，有效防范合同風險，維護公司的合法權益，保障公司業(yè)務的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同、擔保合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強制性條款。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平、公正的原則，保障雙方的合法權益，不得損害任何一方的利益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得隱瞞或欺詐對方。5.風險防范原則：在合同簽訂和履行過程中，應充分考慮各種風險因素，采取有效的風險防范措施，降低合同風險。二、合同條款制定（一）合同基本條款1.合同雙方的基本信息：包括名稱、地址、聯(lián)系方式等，確保信息準確無誤，以便在合同履行過程中能夠及時溝通和聯(lián)系。2.合同標的：明確合同所涉及的具體事項或交易內容，如貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等，服務的內容、標準、要求等，確保合同標的清晰明確，避免產(chǎn)生歧義。3.合同價格及付款方式：明確合同的價格或報酬，以及付款的方式、時間、地點等，確保付款條款清晰合理，保障公司的資金安全。4.合同履行期限、地點和方式：明確合同的履行期限，確保雙方能夠按照約定的時間履行合同義務；確定合同的履行地點，明確雙方的責任范圍；規(guī)定合同的履行方式，如交付方式、驗收方式等，確保合同履行過程順利進行。5.違約責任：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應承擔的責任，包括違約金的數(shù)額或計算方法、賠償損失的范圍等，以約束雙方嚴格履行合同義務，保障公司的合法權益。（二）特殊條款1.質量條款：對于涉及貨物或服務質量的合同，應明確質量標準、驗收方法、質量保證期限等條款，確保公司所接收的貨物或服務符合合同要求。2.保密條款：對于涉及商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的合同，應明確保密義務的范圍、期限、違約責任等條款，防止公司的機密信息泄露。3.知識產(chǎn)權條款：對于涉及知識產(chǎn)權的合同，如技術合同、商標許可合同等，應明確知識產(chǎn)權的歸屬、使用范圍、侵權責任等條款，保護公司的知識產(chǎn)權。4.不可抗力條款：明確不可抗力的定義、范圍、通知方式、免責條件等條款，以便在發(fā)生不可抗力事件時，雙方能夠按照約定處理，減少損失。（三）條款制定要求1.條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義的表述，確保雙方對合同條款的理解一致。2.條款應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，不得違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。3.條款應具有可操作性，能夠明確雙方的權利和義務，便于在合同履行過程中進行監(jiān)督和管理。4.條款應根據(jù)合同的性質和特點，合理設置風險防范措施，降低合同風險。三、合同審核（一）審核流程1.業(yè)務部門起草合同后，應提交給本部門負責人進行初步審核，審核內容包括合同條款是否符合業(yè)務需求、是否存在風險等。2.業(yè)務部門負責人審核通過后，將合同提交給法務部門進行法律審核，法務部門應從法律法規(guī)的角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性。3.法務部門審核通過后，將合同提交給財務部門進行財務審核，財務部門應從財務風險的角度對合同條款進行審查，確保合同的財務條款合理合規(guī)。4.財務部門審核通過后，將合同提交給公司管理層進行最終審批，公司管理層應綜合考慮合同的業(yè)務需求、法律風險、財務風險等因素，做出審批決定。（二）審核內容1.合法性審核：審核合同條款是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)的風險。2.完整性審核：審核合同條款是否完整，是否涵蓋了合同履行過程中可能涉及的所有事項，是否存在遺漏或缺失的條款。3.嚴謹性審核：審核合同條款是否嚴謹，是否存在模糊不清、歧義或矛盾的表述，是否能夠明確雙方的權利和義務。4.可操作性審核：審核合同條款是否具有可操作性，是否能夠在實際履行過程中得到有效執(zhí)行，是否存在難以履行或無法履行的條款。5.風險防范審核：審核合同條款是否設置了合理的風險防范措施，是否能夠有效降低合同風險，保障公司的合法權益。（三）審核意見反饋1.審核部門在審核過程中如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題，應及時與業(yè)務部門溝通，并提出修改意見。2.業(yè)務部門應根據(jù)審核意見對合同條款進行修改，并將修改后的合同再次提交給審核部門進行審核。3.審核部門應在規(guī)定的時間內完成審核，并將審核意見反饋給業(yè)務部門。如審核通過，應出具審核通過的意見；如審核不通過，應詳細說明存在的問題及修改建議。四、合同簽訂（一）簽訂主體資格審查1.在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格進行審查，確保對方具有簽訂合同的合法資格和能力。2.審查內容包括對方是否為依法設立并有效存續(xù)的法人或其他組織，是否具有相應的經(jīng)營范圍和經(jīng)營資質，是否具有良好的信譽和財務狀況等。3.對于自然人作為合同對方的，應審查其身份證明、民事行為能力等情況，確保其具有簽訂合同的能力。（二）簽訂授權審查1.如合同對方為法人或其他組織，應審查其簽訂合同的授權情況，確保簽訂合同的人員具有合法的授權。2.審查內容包括授權委托書的真實性、有效性，授權范圍是否明確，授權期限是否在有效期內等。3.對于授權代表簽字的合同，應要求其提供授權委托書原件，并在合同簽訂時進行核對。（三）合同簽訂方式1.合同一般應采用書面形式簽訂，包括合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內容的形式。2.對于金額較大、涉及重要事項的合同，應采用紙質合同書的形式簽訂，并由雙方加蓋公章或合同專用章。3.在簽訂合同過程中，應確保合同文本的一致性，避免出現(xiàn)不同版本的合同文本。（四）合同簽字蓋章1.合同雙方應在合同文本上簽字或蓋章，簽字或蓋章應清晰、完整，確保合同的真實性和有效性。2.對于法人或其他組織作為合同一方的，應由其法定代表人或授權代表簽字，并加蓋公章或合同專用章；對于自然人作為合同一方的，應由其本人簽字。3.在合同簽字蓋章后，應及時將合同文本進行歸檔保存，確保合同的完整性和可追溯性。五、合同履行（一）履行通知1.合同簽訂后，雙方應按照合同約定及時履行各自的義務，并相互通知合同履行情況。2.業(yè)務部門應負責跟蹤合同履行情況，及時向對方發(fā)出履行通知，提醒對方按照合同約定履行義務。3.履行通知應包括合同的基本信息、履行期限、履行內容、履行要求等，確保對方能夠清楚了解合同履行的相關事項。（二）履行監(jiān)督1.業(yè)務部門應建立合同履行監(jiān)督機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，業(yè)務部門應及時向公司管理層報告，并提出相應的解決方案。3.公司管理層應根據(jù)業(yè)務部門的報告，及時做出決策，采取有效的措施確保合同的順利履行。（三）變更與解除1.在合同履行過程中，如需要變更或解除合同，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應明確變更或解除的原因、內容、時間、責任等事項，確保變更或解除合同的合法性和有效性。3.在變更或解除合同后，應及時對相關的合同文件進行歸檔保存，確保合同變更或解除的情況能夠得到有效記錄。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.在合同簽訂和履行過程中，應加強合同管理，嚴格按照合同條款履行義務，避免出現(xiàn)違約行為，預防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行總結和分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風險，并采取有效的措施加以防范。3.加強與合同對方的溝通與協(xié)調，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，保持良好的合作關系，減少合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)，包括合同文本、履行記錄、往來函件、證人證言等，為糾紛處理提供有力支持。2.業(yè)務部門應將合同糾紛情況及時報告給公司管理層，并提出初步的處理意見。3.公司管理層應根據(jù)業(yè)務部門的報告，組織相關部門進行研究和分析，制定糾紛處理方案。4.如糾紛需要通過法律途徑解決，公司應及時委托律師事務所進行代理，并積極配合律師開展工作，提供必要的證據(jù)和資料。5.在糾紛處理過程中，應保持冷靜、理智，積極維護公司的合法權益，同時也要注重與對方的溝通與協(xié)商，盡量通過和解的方式解決糾紛。（三）糾紛處理原則1.依法處理原則：合同糾紛的處理應嚴格按照法律法規(guī)的規(guī)定進行，確保處理結果的合法性。2.公平公正原則：在糾紛處理過程中，應堅持公平公正的原則，保障雙方的合法權益，不得偏袒任何一方。3.及時處理原則：對于合同糾紛應及時處理，避免糾紛的擴大和惡化，減少公司的損失。4.協(xié)商解決原則：盡量通過協(xié)商的方式解決合同糾紛，保持良好的合作關系，降低糾紛處理的成本。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關附件、履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料收集整理，并移交公司檔案管理部門進行歸檔保存。2.檔案管理部門應建立合同檔案收集清單，對收集的合同檔案進行詳細登記，確保合同檔案的完整性和準確性。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照合同的類別、時間順序等對合同檔案進行整理，確保檔案的有序存放。2.對合同檔案進行分類編號，建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。3.對合同檔案中的文件進行裝訂、編頁，確保文件的整齊、牢固。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內。2.建立合同檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對合同檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全。3.對電子合同檔案應進行備份，并存儲于安全的存儲介質上，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱1.公司內部人員如需查閱合同檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門進行查閱。2.檔案管理部門應建立合同檔案查閱登記制度，對查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內容等進行詳細登記。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱合同檔