PAGE街道文檔規(guī)范制度總則1.目的為了加強(qiáng)街道文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)街道各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于街道各部門、各社區(qū)及全體工作人員在工作過程中形成的各類文檔，包括但不限于文件、報(bào)告、通知、會議記錄、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作臺賬等紙質(zhì)文檔和電子文檔。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔管理工作合法合規(guī)。統(tǒng)一管理原則：實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保文檔管理工作的協(xié)調(diào)性和一致性。安全保密原則：加強(qiáng)文檔安全保密措施，防止文檔泄露、丟失或損壞，確保文檔信息安全。便捷高效原則：優(yōu)化文檔管理流程，提高文檔處理效率，方便工作人員查找、使用和共享文檔。文檔分類與編號1.文檔分類行政公文類：包括街道黨工委、辦事處發(fā)布的各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告等。業(yè)務(wù)工作類：涵蓋街道各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件、方案、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等。會議記錄類：記錄街道各類會議的內(nèi)容、決議、紀(jì)要等。合同協(xié)議類：街道簽訂的各類合同、協(xié)議、責(zé)任書等。人事檔案類：街道工作人員的個(gè)人檔案、考核材料、任免文件等。財(cái)務(wù)檔案類：財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。其他類：不屬于上述分類的其他文檔。2.編號規(guī)則行政公文類：按照年份+序號的方式編號，如2023001。業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)部門名稱+年份+序號進(jìn)行編號，如城管辦2023002。會議記錄類：以會議名稱+年份+序號編號，如街道工作例會2023003。合同協(xié)議類：采用合同簽訂年份+合同類別+序號編號，如2023年租賃合同001。人事檔案類：按照人員姓名拼音首字母+年份+序號編號，如LYX2023001。財(cái)務(wù)檔案類：依據(jù)年份+財(cái)務(wù)類別+序號編號，如2023年財(cái)務(wù)報(bào)表002。其他類：根據(jù)文檔性質(zhì)和年份+序號編號，如重要活動照片2023005。文檔起草與審核1.起草要求內(nèi)容準(zhǔn)確：確保文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。格式規(guī)范：按照本制度規(guī)定的格式要求起草文檔，字體、字號、排版等符合標(biāo)準(zhǔn)。語言簡潔：語言表達(dá)簡潔明了，避免冗長、復(fù)雜的表述，便于理解和執(zhí)行。邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：文檔結(jié)構(gòu)合理，層次分明，邏輯連貫，各部分之間過渡自然。2.審核流程部門初審：文檔起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和格式規(guī)范性。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：初審?fù)ㄟ^后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，分管領(lǐng)導(dǎo)對文檔內(nèi)容進(jìn)行全面審查，提出修改意見或建議。主要領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)對重要文檔進(jìn)行最終審定，簽署審批意見。文檔簽收與登記1.簽收外部來文：由街道黨政辦負(fù)責(zé)簽收外部發(fā)送的文件、信函等，并進(jìn)行初步登記。內(nèi)部文件：各部門形成的文件，在發(fā)送至其他部門或向上級報(bào)送時(shí)，需由發(fā)文部門填寫文件交接清單，接收部門進(jìn)行簽收。2.登記建立文檔登記臺賬：對簽收的文檔進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文檔名稱、文號、來源、日期、份數(shù)、密級等信息。電子文檔登記：對于電子文檔，要記錄文檔存儲位置、文件名、文件格式、大小等信息。文檔傳閱與分發(fā)1.傳閱確定傳閱范圍：根據(jù)文檔內(nèi)容和工作需要，明確傳閱對象和范圍。規(guī)范傳閱流程：黨政辦負(fù)責(zé)將文檔按照傳閱范圍依次傳遞給相關(guān)人員，傳閱人員在收到文檔后應(yīng)及時(shí)閱讀，并在傳閱單上簽字確認(rèn)傳閱時(shí)間。跟蹤催辦：黨政辦要對文檔傳閱情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)催辦未及時(shí)閱讀的人員，確保文檔傳閱的時(shí)效性。2.分發(fā)根據(jù)工作需要分發(fā)：對于需要多個(gè)部門或人員知曉和執(zhí)行的文檔，由黨政辦按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。做好分發(fā)記錄：分發(fā)文檔時(shí)，要填寫分發(fā)清單，記錄分發(fā)部門、人員、份數(shù)等信息。文檔歸檔與保管1.歸檔要求定期歸檔：各部門應(yīng)在每月末或每季度末將本部門形成的文檔進(jìn)行整理歸檔，確保文檔及時(shí)歸檔。分類歸檔：按照文檔分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，同一類別的文檔應(yīng)集中存放，便于查找和管理。整理裝訂：對紙質(zhì)文檔進(jìn)行整理，去除無關(guān)材料，按照順序裝訂成冊，并編制頁碼。電子文檔歸檔：電子文檔應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲，確保電子文檔的完整性和可檢索性。2.保管期限永久保管：涉及街道重大決策、重要人事任免、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、長期合同協(xié)議等重要文檔，應(yīng)永久保管。定期保管：其他文檔根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，確定保管期限為10年、30年等。3.保管方式紙質(zhì)文檔保管：設(shè)立專門的檔案室，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，對紙質(zhì)文檔進(jìn)行妥善保管。電子文檔保管：采用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，同時(shí)利用電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲和管理，確保電子文檔的安全性和可恢復(fù)性。文檔查閱與借閱1.查閱內(nèi)部查閱：街道工作人員因工作需要查閱文檔，可直接到檔案室或通過電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、文檔名稱等信息。外部查閱：因工作需要，外單位人員查閱街道文檔，需經(jīng)街道主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，需有街道工作人員陪同，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播文檔內(nèi)容。2.借閱內(nèi)部借閱：街道工作人員因工作需要借閱文檔，需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部借閱：外單位人員借閱街道文檔，必須經(jīng)街道主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自摘錄、復(fù)制文檔內(nèi)容。文檔保密與銷毀1.保密措施明確保密范圍：對涉及街道工作秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要信息的文檔，要嚴(yán)格保密。加強(qiáng)人員管理：對接觸涉密文檔的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。設(shè)置保密標(biāo)識：對涉密文檔應(yīng)標(biāo)明密級，采取加密存儲、專人保管等措施，防止文檔泄露。2.銷毀程序定期清理：對已超過保管期限或失去保存價(jià)值的文檔，由檔案室定期進(jìn)行清理，列出銷毀清單。審批銷毀：銷毀清單報(bào)經(jīng)街道主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀方式：紙質(zhì)文檔采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，電子文檔應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。監(jiān)督記錄：銷毀過程要有專人監(jiān)督，并記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、文檔名稱、數(shù)量等信息，以備查考。文檔信息化管理1.建立電子文檔管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)手段，建立街道電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化存儲、檢索、借閱、審批等功能，提高文檔管理工作效率。2.數(shù)據(jù)備份與安全：定期對電子文檔管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。加強(qiáng)